PVSAP-PORTAALITOIMINTOJEN KÄYTÖN LAAJENTAMISEN EDELLYTYKSET : Case: Utin jääkärirykmentti

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää edellytyksiä Utin jääkärirykmentin PVSAP-itsepalveluportaalin käytön laajentamiseen. Tutkimuksen avulla haettiin näkemyksiä portaalikäytön laajentamisen etuihin ja haittoihin sekä keinoja välttää huonot puolet, mikäli portaalitoimintojen käyttöä päädytään laajentamaan myös poissaololomakkeisiin. Tutkimuksen teoreettinen viitekehys koostuu SAP-toiminnanohjausjärjestelmästä ja sen käytöstä Puolustusvoimissa, työntekijän sähköisistä itsepalvelutoiminnoista ja niiden hyödyistä sekä digitaalisesta asiakaskokemuksesta. Empiriaosuus toteutettiin kahdessa vaiheessa. Ensimmäinen osuus toteutettiin kvantitatiivisena kyselytutkimuksena Karjalan prikaatin henkilöstölle. Karjalan prikaatissa sähköiset lomakkeet ovat jo käytössä. Kyselyllä oli tarkoitus saada poissaololomakkeita jo käyttäviltä henkilöiltä näkemyksiä portaalikäytön hyvistä ja huonoista puolista. Tutkimuksen toinen vaihe oli Utin jääkärirykmentin henkilöstöhallinnon asiantuntijoiden haastattelu. Haastatteluilla kartoitettiin prosessin nykytilaa ja haastateltujen näkemyksiä niin paperisten lomakkeiden kuin sähköisen asioinninkin eduista ja haitoista sekä vaikutuksista haastateltujen työnkuviin. Tutkimustulokset antoivat osviittaa siitä, että riittävän selkeällä ja tapauskohtaisella ohjeistuksella ja koulutuksella itsepalveluportaalin käytöllä voidaan saavuttaa ainakin ajallista hyötyä. Portaalikäyttö näyttäisi soveltuvan parhaiten työpisteisiin, joissa esimies ja alaiset ovat säännöllisesti työpisteillään.

The purpose of this study was to explore the advantages and disadvantages of the extension of the PVSAP employee self-service facilities in the Utti Jaeger Regiment. One aim was to avoid the risks assuming that the portal attendance management would be implemented in the future. The theoretical part of this study includes the SAP Enterprise Resource Planning system and its use in the Finnish Defence Forces, the employee and manager self-service functions and their benefits. It also presents the digital customer experience. The empirical section of this study consists of two parts. The first part was performed as a questionnaire survey to the staff of the Karelia Brigade. They were already familiar with the portal attendance management. The aim was to obtain a subjective view on the advantages and disadvantages of the portal. The other part of the empirical section includes qualitative interviews of the human resource professionals in the Utti Jaeger Regiment. The interviews surveyed the present state of the process. In addition, the study surveyed the advantages and the drawbacks of the present state and the possible extension of the portal functions, and how the changes would affect the human resource professionals’ own job descriptions. The study results indicate that by offering more accurate specifications and training on the self-service functions, it is possible to achieve at least time savings. The work units in which the employees and the superiors ordinarily work daily would benefit the most.