Laureamkon vuosijuhlien konseptointi

Abstract

Tässä toiminnallisessa opinnäytetyössä luotiin konkreettinen konsepti tapahtumalle. Tuotoksena on visuaalinen aikajana vuosijuhlien prosessista sekä sitä avaavat ohjeet. Toimeksiantaja, eli Laurea-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta Laureamko, voi käyttää konseptia tulevaisuudessa seuraavien vuosijuhlien suunnittelussa. Tarkoituksena oli löytää sopivimmat ja tehokkaimmat keinot vuosijuhlien prosessiin. Opinnäytetyössä tehty konsepti ja ohjeet selkeyttävät vuosijuhlan suunnittelua ja resurssien käyttöä.

Tietoperustan tärkeimpiä käsitteitä ovat tapahtumatuotanto sekä konseptointi. Tapahtumatuotannossa käydään läpi sen yleispiireet, tapahtumamarkkinointi sekä vuosijuhlat tapahtumana, jotta saadaan tarkempi käsitys toimintaympäristöstä. Konseptointia käsitellään tarkemmin myös tapahtumakonseptoinnin näkökulmasta. Opiskelijakunnan toiminnanjohtajan haastattelusta saatiin tietoa toimintaympäristöstä sekä toimeksiantajan näkökulmasta vuosijuhlista.

Tietoperusta toimi tukena kehittämisprosessissa. Kehittämisprosessissa vuoden 2018 vuosijuhlien projektitiimi suunnitteli vuosijuhlia ja sen kautta tutkittiin mitä konseptissa tulisi olla. Kehittämisprosessin aikana yhtenä menetelmänä toimi työpaja, jossa kehiteltiin vuosijuhlien pääpiirteitä projektitiimin kesken. Kehittämisprosessissa löydettiin pääpiirteet konseptille. Kehittämisprosessin avulla opinnäytetyön tekijä toteutti lopullisen konseptin. Konsepti, eli visuaalinen aikajana, koostuu vuoden ajanjaksosta ja tärkeimmistä aspekteista vuosijuhliin liittyen.

Tärkein tavoite opinnäytetyössä oli konseptin luominen. Opinnäytetyön ja kehittämisprosessin luonne muuttui opinnäytetyötä tehdessä, mutta lopullinen tuotos eli konsepti onnistui. Kehittämisprosessissa olisi voinut käyttää monipuolisempia menetelmiä ja ideointiin olisi voinut käyttää enemmän aikaa. Opinnäytetyön tekijä oppi opinnäytetyön aikana lisää alasta teoriassa mutta myös käytännössä. Opinnäytetyö pääsi tärkeimpään tavoitteeseen, eli vuosijuhlista tehtiin konsepti ja sitä voidaan käyttää tulevaisuudessa Laureamkon vuosijuhlia suunnitellessa.

In this thesis the purpose was to create a concept for Laureamko’s Annual Ball. The commissioner organisation is Laurea University of Applied Sciences Student Union Laureamko. The concept is a concrete visual timeline of the Annual Ball process and a guide to plan the Annual Ball by using that concept. The concept can be exploited in the Annual Ball process in the future. The objective was to create the concept using framework and different methods and to learn from the process.

The theoretical framework covers the operational environment, event planning, concepting and event concepting. With the interview of the student union executive director the operational environment and objectives were clarified. The section on concepting explains the concepting in general and more specifically event concepting. Event planning is processed through the basics of it but also through event marketing and annual ball as an event.

With the information given in the theoretical frame the development process was executed. The development process was the actual planning of the Annual Ball with a project team. The author of this thesis was the project manager in the team. The team planned the event and had a workshop to develop the main points of the Annual Ball. Laureamko’s executive director’s interview gave information about what the commissioned organisation wanted and more about the operational environment. From the development process a concept was executed.

The outcome of the thesis is a concept. The methods to get there were altered during the process, but the actual timeline succeeded. There could have been more methods in use during the process to obtain more exact information. In addition, the idea workshop could have been broader. The thesis objectives and purpose were fulfilled, and the concept can be used later in the planning of Laureamko’s Annual Ball.