Toiminnanohjausjärjestelmien vertailu ja käyttöönottosuunnitelma

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia kahden eri toiminnanohjausjärjestelmän ominaisuuksia ja niiden vastaavuutta toimeksiantajan, tilintarkastustoimialalle kuuluvan yritys X, tarpeisiin. Tavoitteena oli tutkimuksen avulla selvittää, onko nykyinen käytössä oleva toiminnanohjausjärjestelmä vai vertailukohde parempi valinta toiminnanohjausjärjestelmille ominaisten hyötyjen, liiketoiminnan kasvun sekä sähköisen taloushallinnan kannalta. Lisäksi työn tavoitteena oli laatia alustava käyttöönottosuunnitelma havainnollistamaan uuden järjestelmän käyttöönoton vaatimuksia toimeksiantajan näkökulmasta.

Työn tietoperusta pohjautui sähköiseen taloushallintoon ja erityisesti myyntilaskutukseen, toiminnanohjaukseen sekä projektisuunnitteluun. Tutkimusosiossa käytettiin kvalitatiiviselle tutkimukselle ominaisia menetelmiä ja niiden avulla pyrittiin selvittämään vertailtavien järjestelmien ominaisuudet, miten ne eroavat toisistaan sekä mitkä ovat toimeksiantajan työntekijöiden mielipiteet niistä. Tutkimuksen aineiston keruussa hyödynnettiin haastatteluja, havainnointia sekä sekundäärisillä tiedonkeruumenetelmillä saatuja tiedostoja. Aineiston analysointiin käytettiin laadulliselle tutkimukselle tyypillistä sisällön analyysiä.

Tutkimuksen tuloksien perusteella molemmat järjestelmät ominaisuuksiltaan mahdollistavat toiminnanohjauksen sekä myyntilaskujen tietoperustan muodostamisen. Kuitenkin vertailukohteena oleva uusi järjestelmä vastaisi paremmin ominaisuuksiltaan toimeksiantajan tarpeita nyt ja tulevaisuudessa sekä lisäisi tiettyjen prosessivaiheiden automaatiota nykyiseen verrattuna. Tutkimuksen jatkotoimenpide-ehdotus esitettiin käyttöönottosuunnitelman muodossa, joka perustui työn teoriaosioon, tutkimusaineistoon sekä toimeksiantajasta oleviin tietoihin. Tutkimuksen tulokset eivät ole yleistettävissä koskemaan muita tapauksia, vaan ne pätevät vain tämän tietyn tapauksen kohdalla.

The purpose of this thesis was to study the attributes of two different enterprise resource planning (ERP) systems and how well they relate to the demands of the commissioner, Company X that operates in the auditing industry. The objective was to be able to define which of the comparable ERP systems, the current or the candidate, is better suited in terms of the common benefits associated with ERP systems, business growth, and electronic finance management. In addition, the goal was to devise a preliminary introduction plan to elucidate the requirements to deploy a new ERP system from the commissioner’s point of view.

The theoretical framework of the thesis discussed the concepts of electronic finance management with the focus on the sales invoice aspect, enterprise resource planning mostly in terms of the systems, and project planning. In the study part of this thesis, the characteristic methods of qualitative studies were utilised in effort to examine the different features of the ERP systems, how they differ from each other as well as what the commissioner company’s employees think about them. The study material was gathered through interviews, observations as well as documentations gained with secondary collecting methods. The analysis of the data was conducted by means of qualitative content analysis methods.

Based on the results of the study both ERP systems enable the enterprise resource planning and forming the information basis for the sales invoices. However, as a conclusion, the candidate system was more equipped to meet the commissioner’s requirements at present and in the future as well as increase the automation of certain process phases in comparison to the current system. The follow-up suggestion of this study was presented in the form of precursory introduction plan that was based on the information about the commissioner, theoretical framework and study materials. The results of this study cannot be generalized or applied to other cases as they are valid for this case only. Keywords