Taloustieto osana tiedolla johtamista : case Espoon sivistystoimi

Abstract

Resurssien ja voimavarojen vähetessä ja samalla tarpeiden kasvaessa tarvitaan julkisissa organisaatioissa ja niiden johtamisessa tarkempaa kustannusten hallintaa ja ymmärrystä taloudesta. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, miten taloustietoa hyödynnetään kuntaorganisaation johtamistyössä. Tarkoituksena oli kuvata, miten yksiköiden johtajat käyttävät tietoa ja ennen kaikkea taloustietoa johtamisessa ja päätöksenteon tukena. Tutkimuksessa kartoitettiin myös, millaisia mahdollisuuksia ja haasteita liittyy taloustietojen hyödyntämiseen johtamisessa.

Tutkimuksen teoreettinen viitekehys koostui kolmesta pääaiheesta tiedolla johtaminen, julkinen johtaminen ja talous sekä talousohjaus johtamisessa. Näiden avulla tarkasteltiin tiedolla johtamista ja taloustiedon hyödyntämistä johtamistyössä. Taloustiedolla viitattiin tässä tutkimuksessa ennen kaikkea laskentatoimen ja liiketalouden teorioihin, joita sovellettiin tutkimuksessa huomioiden julkisen talouden erityispiirteet.

Tutkimus oli luonteeltaan laadullinen tapaustutkimus ja tutkimuksen kohdeorganisaatio oli Espoon kaupungin sivistystoimen toimiala. Tutkimuksen empiirisessä osassa selvitettiin teemahaastatteluiden avulla kuuden johtajan näkökulmaa siitä, miten he hyödyntävät tietoja ja ennen kaikkea taloustietoja johtamisessaan. Tutkimusaineisto on analysoitu sisällönanalyysin keinoin.

Empiirisen tutkimuksen tulosten mukaan tulosyksiköiden johtajat hyödyntävät taloustietoja ennen kaikkea toiminnan suunnittelun ja seurannan tukena sekä julkisten resurssien ja voimavarojen raportoinnissa. Taloustietoja käytettiin myös palveluiden tärkeyden arvioinnissa. Taloustieto koettiin numeraalisten tietojen lisäksi laadullisiksi ja määrällisiksi tiedoiksi sekä erilaisiksi tunnusluvuiksi ja mittareiksi. Taloustiedon merkitys johtamisessa kasvaa entisestään tulevaisuudessa tarpeiden kasvaessa ja samalla taloudellisten resurssien vähetessä. Taloustietojen hyödyntämisessä mahdollisuudeksi nähtiin ennen kaikkea palveluiden tuotteistamisen yhteydessä johtamisen tueksi laadittujen mittareiden ja tunnuslukujen kehittäminen. Suurin haaste taloustietojen hyödyntämisessä oli tuloksellisuuden ja tehokkuuden ristiriidaton mittaaminen palveluiden luonteiden vuoksi.

When resources are decreasing, but needs are increasing at the same time, more explicit cost control and understanding of the economy in the public organizations and managing them are needed. The aim of this study was to investigate how financial information is exploited in the management of a munici-pal organization. The purpose was to describe how the department managers use the information, and especially financial data in management and decisionmaking. The study also investigated what kinds of opportunities and challenges there are when exploiting financial information in management. The theoretical framework of this study consisted of three main themes: leading with knowledge, public management and economy, and financial guidance in management. Leading with knowledge and exploiting financial information in management were investigated in this study with the help of the themes men-tioned above. Financial information refers in this study most of all to theories of accounting and business economics, and these were applied considering the characteristics of public finance. The research was a qualitative case study and the target organization was the municipal educational administration of city of Espoo. Research material was collected by a half-structured theme interview. The theme interviews were directed to six leaders. With the help of the interview material it was investigated how the leaders exploit information, and especially financial information in their management work. The key result of this study was that the managers of the profit centers use the financial information primarily when they plan and monitor operations, and when they report public resources. Financial information was also used when evaluating the importance of services. In addition to numerical data, financial information was seen as qualitative and quantitative information, as well as as different kinds of statistics and indicators. In exploiting financial information, productization of services was seen as a possibility because it created statistics, and indicators which can be used as help in management work. The biggest challenge in the exploitation of financial information was that measuring productivity and efficiency is challenging because of the nature of the services.