Ryhmien muodostaminen Workplace-alustalla : Case: Osuuskauppa Hämeenmaa

Abstract

Tutkimuksessa selvitettiin, minkälainen ryhmäjako uudella Workplace-alustalla tulisi olla, jotta toimeksiantajayritys Hämeenmaan viestintä olisi mahdollisimman tehokasta ja toimivaa. Tutkimus suoritettiin kvalitatiivisena tutkimuksena puolistrukturoituina haas-tatteluina. Ensin haastateltiin osuuskauppojen edustajia osuuskaupoista, joissa Workplace on jo käytössä, ja sitten kuultiin, mitä Hämeenmaa alustalta haluaa. Tutkimuksen tulokset osoittivat, että ryhmäjako jossa on paljon hyvin yksilöityjä ryh-miä, on käyttäjän kannalta parempi. Informaatio löytyy helpommin ja tärkeät asiat eivät huku tiedon runsauteen. Tämä on kuitenkin ylläpitäjän kannalta työläämpi hallinnoida. Workplacen koettiin parantavan koko henkilökunnan tiedotusta, ja rennompien pu-heenaiheitten ja kehujen jakamisen koettiin sitouttavan työntekijöitä työhönsä ja akti-voivan vuorovaikutusta. Ongelmiksi nostettiin keskustelun aktivoiminen ja henkilökun-nan ennakkoluulot, mutta ongelmat olivat helposti ratkaistavissa hyvällä tiedotuksella ja rohkaisulla. Tutkimuksessa todettiin Workplacen tarjoavan loistavan alustan yrityksen sisäiselle viestinnälle. Käyttäjiä on kuitenkin rohkaistava osallistumaan aktiivisesti vuorovaiku-tukseen, jotta keskustelu on avointa. Kiinnostavampaa viestinnästä tekee sen moni-puolisuus. Käyttämällä kuvia ja videoita ja keskustelemalla onnistumisista sisällöstä tulee mielenkiintoista ja hauskaa luettavaa.

This Bachelor’s thesis examined, what kind of groups should be used on the new col-laborative software Workplace so that the client company Hämeenmaa's internal communications would be as efficient and effective as possible. The study was con-ducted as a qualitative study using semi-structured interviews. First, representatives of cooperatives that were already using the Workplace platform were interviewed and then Hämeenmaa was questioned on what they wanted from the new platform. The results of the study showed that it was better for the users to have a large num-ber of groups that are very distinctive, as the information was easier to find, and im-portant facts did not get lost in the abundance of information. However, this is more demanding for the administrator to manage. Workplace made it easier to inform the entire staff at once and discussing casual topics and praising the effort of the employ-ees was seen as a way of making employees more committed to their work as well as a way to activate interaction. The study found that possible problems that may arise in the future were difficulties with activating conversation so that it would be reciprocal and that the prejudices of the staff towards social media may come in the way of communication, however the problems could be easily solved with good informing and encouragement. The study found that Workplace provided a excellent platform for internal communica-tions. However, users needed to be encouraged to actively engage in the conversa-tion to make the discussion is open. By encouraging users to utilize pictures and vide-os and to share stories of successes, the content of the platform becomes more in-teresting and fun to read.