Matkalaskuprosessin kehittäminen : case: Pirkanmaan koulutuskonserni-kuntayhtymä

Abstract

Tällä opinnäytetyöllä oli kaksi tutkimustavoitetta. Ensimmäisenä tavoitteena oli tutkia nykyistä matkalaskuprosessia Pirkanmaan koulutuskonserni-kuntayhtymässä. Toisena tavoitteena oli löytää tämän prosessin kehityskohteita ennen matkalaskuprosessin sähköistämisen aloittamista.

Työn teoriaosassa tarkastellaan verohallinnon ja kunnallisen virka- ja työehtosopimuksen asettamia matkustusohjeita, jotka ohjaavat työnantajan matkakustannusten korvausten maksamista. Lisäksi tutkitaan, mitä tulisi huomioida, kun kehitetään ja mahdollisesti sähköistetään matkalaskuprosessia. Prosessi tulisi käydä perusteellisesti läpi ja asettaa tavoitteet, mitä uudelta järjestelmältä toivotaan.

Matkakustannusten korvaukset ovat iso kustannuserä työnantajalle niin rahallisesti kuin työaikanakin. Siksi onkin tärkeää tutkia olemassa olevaa prosessia tarkasti ja etsiä sen ongelma- ja kehittämiskohdat, mieluiten ennen uuden järjestelmän hankinnan aloittamista.

Empiirinen osuus koostuu Pirkanmaan koulutuskonserni-kuntayhtymälle tehdystä kvalitatiivisesta tutkimuksesta, jossa tutkittiin nykyistä matkalaskuprosessia. Tutkimusmenetelminä käytettiin tutkimushaastattelua sekä havainnointia. Tutkimushaastattelut tehtiin yksilöhaastatteluina (4) tai sähköpostihaastatteluina (4).

Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että matkalaskuprosessia tulisi kehittää mahdollisimman pian. Muutoksia on tehty haastatteluiden jälkeen, mutta matka-laskuprosessin sähköistäminen ei ole edennyt. Työntekijät toivoivat haastatteluissa, että sähköiseen järjestelmään päästäisiin nopeasti, koska sen nähtiin helpottavan joitain ongelmia. Kun uusi sähköinen järjestelmä on otettu käyttöön, yksi jatkotutkimuksen aihe olisi, mitenkä prosessissa onnistuttiin.

This study was done with two goals in mind. One was to research the current tra-velling expenses invoice procedure in Pirkanmaa Educational Consortium. The second goal was to set the development targets to help the project of digitalizing travelling expenses invoice procedure.

The theoretical part of this study examines Finnish tax administrations and munic-ipal collective labour agreements guidelines on travelling expenses. It also focuse on how employer should compensate the travelling expenses and what needs to be considered when changing the travelling expenses invoice procedure. The whole procedure should be thoroughly reviewed before the acquisition of a new data system is made.

Travelling expenses can cost a lot in terms of money and time for the employer. Therefore, it is important to examine the whole procedure, find the problems and set the targets for the development preferably before beginning the acquisition process.

The empirical part consists of the qualitative research carried out for Pirkanmaa Educational Consortium, concerning the current travelling expenses invoice pro-cedure. The data was obtained by an interview and by participants’ observation. The study surveyed the employees’ views on the development of the current tra-velling expenses invoice procedure and what they expect from the new data sys-tem.

Based on the results of this study, the travelling expenses invoice procedure needs to be changed as quickly as possible. Some changes have already been made, but the employees hope the project for the implementation of the new data system starts quickly. When the implementation of the new data system is finished, a new study should be made on how the project succeeded.