Muutos työyhteisössä : uusi, valtakunnallinen jäsentietojärjestelmän Kajaanin evankelis-luterilaisessa seurakunnassa

Abstract

Tämä opinnäytetyö tuli toimeksiantona Kajaanin evankelis-luterilaiselta seurakunnalta. Seurakunnat ottavat vuosien 2010 ja 2011 aikana käyttöön uuden, valtakunnallisen jäsentietojärjestelmän. Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, miten järjestelmän käyttöönotto vaikuttaa Kajaanin evankelis-luterilaisen seurakunnan kirkkoherranviraston toimintaan ennen muutosta sekä muutoksen jälkeen, ja mitä asioita on otettava huomioon muutoksen vuoksi. Tavoitteena oli myös selventää kuvaa uuden jäsentietojärjestelmän eduista ja haitoista sekä verrata Kirjuri-järjestelmää nykyisin Kajaanin seurakunnalla olevaan jäsentietojärjestelmään.

Teoriataustassa käsiteltiin prosessi- ja muutosjohtamista, muutosta työnkuvissa sekä muutosvastarintaa. Teoriaan sisältyi myös erilaiset lait, jotka liittyvät henkilötietojen käsittelyyn, eli henkilötietolaki ja laki yksityisyyden suojasta työelämässä. Teoriassa käsiteltiin myös tietoturvaa, koska sen parantaminen oli jäsentietojärjestelmän käyttöönotossa yksi tavoitteista. Teoriataustaan kuului olennaisena osana kirkonkirjat, niiden historia ja nykypäivä sekä kirkonkirjat tulevaisuudessa. Tulevaisuudessa kirkonkirjoja käsitellään uuden jäsentietojärjestelmän puitteissa. Uuden, valtakunnallisen jäsentietojärjestelmän ominaisuudet, hyödyt ja hallinnolliset toimenpiteet olivat yksi osa teoriataustaa.

Tutkimusmenetelmänä käytettiin kahta menetelmää. Kirjoituspöytätutkimus oli teoriataustan pohjana, eli tiedot hankittiin erilaisista julkaisuista ja muista lähteistä. Toisena tutkimusmenetelmänä käytettiin kyselytutkimusta. Kyselylomakkeet lähetettiin helmikuussa 2010 Kajaanin rovastikunnan seurakuntien kirkkoherranvirastojen työntekijöille, joita oli 14 henkilöä. Lähetetyistä kyselyistä takaisin saatiin 13 kappaletta.

Kyselyn tuloksista selvisi, että suuri osa vastaajista oli innokkaalla ja odottavalla mielellä jäsentietojärjestelmän käyttöönotosta. Osa kuitenkin pelkäsi järjestelmän haavoittuvuutta, työn menettämistä ja muutoksen alkuvaiheen aiheuttamaa suurta työmäärää. He kuitenkin uskoivat, että järjestelmä pitkällä tähtäimellä helpottaa kirkkoherranviraston toimintaa. Asiakaspalvelun parantuminen huomioitiin myös lähes kaikkien vastaajien taholta. Opinnäytetyöstä hyötyy eniten projektin johto sekä kirkkoherranviraston työntekijät. Opinnäyte auttaa hahmottamaan muutoksen kokonaisuuden.

This thesis was commissioned by the Kajaani Evangelical Lutheran congregation. The congregations introduce in 2011 and 2011 a new nationwide member information system. The purpose of the thesis was to discover the effects of the introduction on the Kajaani church registry prior to the change and after the change. The aim was also to clarify the pros and cons of the system and to compare the new Kirjuri-system with the today system used in the Kajaani parish.

The theory part covers process and change management, job description changes and resistance to change. It also includes the various laws on the processing of personal data, namely the Personal Data Act and the law of privacy in the work place. The data security is also discussed because its improvement was one of the objectives. The church books - their history, the present and future purpose - were an integral part of the theory. In the future, the church books will be dealt with the new system. The features, benefits and administrative measures of the new nationwide system were one part of the theoretical background.

In the research part, two different methods were used. Desk research was based on the theoretical background, i.e. the information was acquired from various publications and other sources. The second research method was a questionnaire which was sent to the employees at the church registries of the parishes in the Kajaani deanery February 2010. The number of the employees was 14 and the number of responses was 13.

The survey results showed that a large proportion of the respondents were enthusiastic and looked forward to the new system. However, some feared the vulnerability of the system, job loss and the large work load in the initial phase of the change. However, they believed that in the long term the system facilitates the work at the registries. Improvement in customer service was also mentioned by almost all of the respondents. The thesis benefits most the project management as well as the employees of the registries. It also contributes to the understanding of the change as a whole.