Ostolaskujen käsittelyyn liittyvän viestinnän kehittämisellä tehokkuutta ja laatua menojen käsittelyprosessiin
Myller, Ritva (2019)
Myller, Ritva
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201904245900
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201904245900
Tiivistelmä
Tiivistelmä
Puolustusvoimien palvelukeskus perustettiin 1.1.2015 Puolustusvoimauudistuksen yhteydessä ja sinne keskitettiin puolustusvoimatasoisesti mm. menojen käsittely. Yli sadantuhannen ostolaskun käsitteleminen vuosittain ei voi olla mielivaltaista toimintaa ja siksi toimintoja on kehitettävä yhtenäisemmiksi. Ostolaskujen kiertäminen edestakaisin Palkeiden, Puolustusvoimien palvelukeskuksen ja hallintoyksiköiden välillä epäselvien kommenttien vuoksi voi aiheuttaa taloudellisia menetyksiä viivästyskorkoina.
Tässä kehittämistehtävässä kehityksen kohteena oli ostolaskujen vakioitujen kommenttien kehittäminen ja niiden käyttöönottaminen myös hallintoyksiköissä. Tavoitteena oli saada vastaus, millaiseksi viestintä koettiin kommentteja käyttöönotettaessa, millaisiksi kommentit koetaan ostolaskuja käsiteltäessä ja kuinka kommentteja tulisi kehittää.
Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena kehittämistehtävänä ja lähestymistapoina oli toiminta- ja konstruktiivinen tutkimus. Tutkimusmenetelminä käytettiin havainnointia, kyselyä ja haastattelua. Kyselyt lähetettiin hallintoyksiköiden ostolaskuja käsitteleville henkilöille ja teemahaastattelut pidettiin Puolustusvoimien palvelukeskuksen ostolaskuja käsitteleville taloussihteereille.
Opinnäytetyön tuloksena syntyi toteuttamiskelpoinen kehittämissuunnitelma, jonka avulla vakioituja kommentteja kehitetään käytettävimmiksi. Kommentteja on muokattava lyhyemmiksi sekä ymmärrettävimmiksi. Kehittämistyössä yleensä on kiinnitettävä enemmän huomiota vuorovaikutukseen ja otettava ne henkilöt mukaan, ketä muutos koskee. Näin vähennetään myös muutosvastarintaa. Lisäksi tutkimuksessa selvisi, että ohjeiden tallentamispaikkaan sekä koulutukseen tulee kiinnittää enemmän huomiota.
Puolustusvoimien palvelukeskus perustettiin 1.1.2015 Puolustusvoimauudistuksen yhteydessä ja sinne keskitettiin puolustusvoimatasoisesti mm. menojen käsittely. Yli sadantuhannen ostolaskun käsitteleminen vuosittain ei voi olla mielivaltaista toimintaa ja siksi toimintoja on kehitettävä yhtenäisemmiksi. Ostolaskujen kiertäminen edestakaisin Palkeiden, Puolustusvoimien palvelukeskuksen ja hallintoyksiköiden välillä epäselvien kommenttien vuoksi voi aiheuttaa taloudellisia menetyksiä viivästyskorkoina.
Tässä kehittämistehtävässä kehityksen kohteena oli ostolaskujen vakioitujen kommenttien kehittäminen ja niiden käyttöönottaminen myös hallintoyksiköissä. Tavoitteena oli saada vastaus, millaiseksi viestintä koettiin kommentteja käyttöönotettaessa, millaisiksi kommentit koetaan ostolaskuja käsiteltäessä ja kuinka kommentteja tulisi kehittää.
Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena kehittämistehtävänä ja lähestymistapoina oli toiminta- ja konstruktiivinen tutkimus. Tutkimusmenetelminä käytettiin havainnointia, kyselyä ja haastattelua. Kyselyt lähetettiin hallintoyksiköiden ostolaskuja käsitteleville henkilöille ja teemahaastattelut pidettiin Puolustusvoimien palvelukeskuksen ostolaskuja käsitteleville taloussihteereille.
Opinnäytetyön tuloksena syntyi toteuttamiskelpoinen kehittämissuunnitelma, jonka avulla vakioituja kommentteja kehitetään käytettävimmiksi. Kommentteja on muokattava lyhyemmiksi sekä ymmärrettävimmiksi. Kehittämistyössä yleensä on kiinnitettävä enemmän huomiota vuorovaikutukseen ja otettava ne henkilöt mukaan, ketä muutos koskee. Näin vähennetään myös muutosvastarintaa. Lisäksi tutkimuksessa selvisi, että ohjeiden tallentamispaikkaan sekä koulutukseen tulee kiinnittää enemmän huomiota.