Dokumentinhallinnan tarpeiden määrittely Finrail Oy:ssa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli määritellä Traffic Management Finland Oy:n dokumentinhallinnan tarpeet, keskittyen tässä opinnäytetyössä tytäryhtiön Finrail Oy:n tutkimuksen toteutukseen ja tuloksiin. Tarpeiden määrittelyn jälkeen yhtiö pystyy siirtymään dokumentinhallintaratkaisun hankintaprosessiin. Tietoperustassa käsitellään dokumentinhallintaa ja projektinhallintaa. Dokumentinhallinnan osiossa käsitellään dokumentin elinkaarta, versionhallintaa, lainsäädäntöä sekä dokumenttien suositeltavia säilytysaikoja. Projektinhallinnan osiossa käsitellään projektin elinkaarta, projektipäällikköä keskeisenä toimijana, projektin budjetointia, resursseja ja hankintoja sekä muutoshallintaa projekteissa. Opinnäytetyön tutkimusosiossa käsitellään laadullista tutkimusmenetelmää. Valittu menetelmä oli puolistrukturoituhaastattelu eli teemahaastattelu. Puolistrukturoidun menetelmän lisäksi opinnäytetyön tutkimus suoritettiin ryhmähaastatteluina. Keskeisinä tuloksina määriteltiin, mitä dokumentteja organisaatiossa syntyy, miten niitä on tarve hallita, käyttää ja säilyttää ja mikä merkitys metatiedoilla on organisaatiolle. Lopuksi määritettiin myös mitä toiveita mahdolliselle tulevalle dokumentinhallinta järjestelmälle olisi, mitä lisäominaisuuksia kaivattiin käyttöön ja miten nykyisiä toimintamalleja voisi helpottaa. Johtopäätöksenä oli, että dokumentinhallintajärjestelmä olisi suotava ratkaisu yritykselle lisäominaisuuksineen. Jatkotoimenpiteenä yrityksen kannattaa jatkojalostaa tehtyä haastattelua ja tarkentaa tarpeita vielä yksityiskohtaisemmin. Kehitysehdotuksena yritykselle oli myös prosessikaaviot ja valmiit dokumenttipohjat turhan työn karsimisen vuoksi.