Toimintolaskenta julkisen palvelun johtamisessa : Case: Kouvolan kaupungin puhtauspalvelut

Abstract

Kunnalliset palvelut ovat voimakkaan muutoksen kourissa. Muutosten myötä kunnissa on etsitty juuri omaan toimintaan sopivia kehittämistoimintaa tukevia tiedon tuottamisen tapoja. Näistä johdon laskentatoimen, toimintolaskennan, tuoma hyöty on havaittu tarpeelliseksi. Nykyisin julkisia organisaatioita pyritään hallinnoinnin sijasta määrätietoisesti johtamaan ja siksi laskentatointa tarvitaan päätöksenteon tukemisessa entistä enemmän.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on kuvata Kouvolan kaupungin puhtauspalveluesimiesten tämänhetkisiä käsityksiä toimintolaskennasta sekä miten he hyödyntävät toimintolaskelmien antamaa informaatiota työssään. Tavoitteena on kuvata nykyinen tilanne, jotta toimintoja voidaan jatkossa lähteä kehittämään niin, että toimintolaskennan tuottamaa tietoa päästään hyödyntämään järjestelmällisesti, määrätietoisesti ja tehokkaasti.

Tutkimusstrategiana on laadullinen tapaustutkimus ja tiedonkeruumenetelmänä teemahaastattelu.

Työn teoriaosuudessa selvitetään kunnallisten palvelujen nykyisiä käytäntöjä sekä toimintolaskennan ja toimintojohtamisen käsitteitä. Toimintolaskennalla tarkoitetaan menetelmää, joka mittaa toimintoketjuihin kuuluvien toimintojen kustannukset ja suorituskyvyn sekä valittujen laskentakohteiden kustannukset. Toiminnot kuvaavat sitä mitä yrityksessä tehdään. Perusperiaatteena on aiheuttamisnäkökulma ja kustannusten kohdistaminen kaksivaiheisesti, ensin kulut toiminnoille (esimerkiksi ylläpitosiivous) ja sitten toiminnoilta laskentakohteille (esimerkiksi koulukiinteistö). Kustannusten jaon lähtökohtana ovat kustannusajurit, jolloin saadaan erilaisia tunnuslukuja, kuten m2/ h ja €/ m2.

Toimintojohtamisella tarkoitetaan tässä työssä palvelutoiminnan johtamista toimintolaskentaa hyödyntäen.

Tulosten perusteella voidaan todeta toimintolaskennan käsitteen olevan vieras mutta sen tuottamat tunnusluvut ovat puhtauspalvelualalla tuttuja käsitteitä. Seuraava askel tulee olemaan juuri toimintojen johtamisessa ja ohjaamisessa. Opinnäytetyön tulokset eivät ole suoraan yleistettävissä, koska haastateltavien mielipiteet ovat yksilöllisiä. Tuloksia voi kuitenkin hyödyntää kehitettäessä toimintojohtamista.

Municipal services are facing big changes. These changes have led to the fact that municipalities have started to look for informational strategies that support both municipalities’ own actions and development. Especially the benefits from accounting, activity based costing (ABC), have been found essential. Today, it is preferred that public organizations are led purposefully instead of depending on administrative approach. This is why accounting is needed in supporting decision-making.

The purpose of this thesis is to describe the viewpoints and opinions that foremen in cleaning services in Kouvola have on activity based costing, and how they use the information they get from it. The purpose is to describe the ongoing situation so that these functions can in the future be developed in a way that the information produced by ABC can be benefited systematically, purposefully and effectively.

This thesis is a qualitative case study and the method for data collection has been theme interviews.

The concepts of activity based costing (ABC) and activity based management (ABM) are explained in this thesis. The current policies in municipal services are also taken into account. Activity based costing is a method that measures the costs and capacity of some of the activities as well as the costs of selected objects. These activities describe what is done in the company. The main principle is cost assignment in two phases: costs in relation to activities (e.g. maintenance) and activities to objects (e.g. school premises). Cost drivers are used as a basis for cost assignment because they give us different statistics, such as m2/ h and €/ m2.

Activity based management, in this case, means service managing by exploiting activity based costing.

Based on the results presented in this thesis, it can be stated that the concept of ABC is rather unknown, but on the other hand the statistics it provides are well-known. The next step will be to manage and direct the activities in question. The results cannot be generalized due to individual opinions of the interviewees. However, the results can be used when developing activity based managing.