Hankinnasta maksuun (P2P – Purchase to Pay) prosessin tehostaminen yrityksessä x
Nevala, Sara; Laakso, Riikka (2019)
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201905129311
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201905129311
Tiivistelmä
Tämän opinnäyteyön aiheena on hankinnasta maksuun (P2P – Purchase to pay) prosessin tehostaminen valitussa yrityksessä. Tutkimuksen tarkoituksena on parantaa P2P-prosessin automatisointia. Automatisoinnissa haetaan selkeää kustannusten leikkaamista prosesseja tehostamalla. Kustannuksia pienentämällä kohdeyrityksen tulos paranee sekä henkilöstön resursseja saadaan vapautettua. Hankinnasta maksuun prosessi on yksi taloushallinnon eniten kustannuksia aiheuttava prosessi. Valitsimme tämän aiheeksemme, koska huomasimme valitsemassamme yrityksessä olevan kysyntää tämän prosessin tehostamiselle ja näin saamme luotua konkreettista hyötyä tälle kohdeyritykselle.
Automatisointia saadaan parannettua työntekijöiden panostuksella ja koulutuksella omiin työtehtäviinsä sekä viemällä ostotilaukset läpi alusta loppuun oikeiden säännösten mukaisesti. Osa sähköisistä ostolaskuista on liitetty manuaalisesti tehtäviin sopimuksiin. Ensisijainen tehtävä on saada sopimukset päivitettyä niin, että kaikki ovat tämän päivän tasalla. Sopimuksiin liitetyt ostolaskut käsitellään budjetin mukaan, laskun ja sopimuksen täsmätessä keskenään hyväksymiskierto tipahtaa pois ja laskun kierto on täysin automaattinen.
Työn teoriaosuudessa keskitytään P2P-prosessin sisältöön sekä siihen kuuluvan sähköisen ostolaskujen kiertoon. Ostolaskuprosessissa optimaalinen tila olisi luodun ostotilauksen ja sähköisen laskun yhteensopivuus niin, että kierto olisi täysin automaattinen. Ostoreskontra on täysin ulkoistettu, joten laskujen kierto ja siihen liittyvät epäselvyydet aiheuttavat kustannuksia toimeksiantajalle.
Työn tutkimusmenetelmänä käytimme toimintatutkimusta. Keräsimme tutkimusaineiston havainnoimalla sekä luomalla kyselyn hankinnasta maksuun prosessin parissa työskenteleville. Tutkimusaineistosta saimme selville hankalimmat kompastuskivet hankinnasta maksuun prosessissa ja lähdimme tehostamaan prosessia luomalla koulutuksen henkilöstölle.
Osa P2P-prosessien materiaaleista on tullut Yritys x:n oman infran kautta.
Automatisointia saadaan parannettua työntekijöiden panostuksella ja koulutuksella omiin työtehtäviinsä sekä viemällä ostotilaukset läpi alusta loppuun oikeiden säännösten mukaisesti. Osa sähköisistä ostolaskuista on liitetty manuaalisesti tehtäviin sopimuksiin. Ensisijainen tehtävä on saada sopimukset päivitettyä niin, että kaikki ovat tämän päivän tasalla. Sopimuksiin liitetyt ostolaskut käsitellään budjetin mukaan, laskun ja sopimuksen täsmätessä keskenään hyväksymiskierto tipahtaa pois ja laskun kierto on täysin automaattinen.
Työn teoriaosuudessa keskitytään P2P-prosessin sisältöön sekä siihen kuuluvan sähköisen ostolaskujen kiertoon. Ostolaskuprosessissa optimaalinen tila olisi luodun ostotilauksen ja sähköisen laskun yhteensopivuus niin, että kierto olisi täysin automaattinen. Ostoreskontra on täysin ulkoistettu, joten laskujen kierto ja siihen liittyvät epäselvyydet aiheuttavat kustannuksia toimeksiantajalle.
Työn tutkimusmenetelmänä käytimme toimintatutkimusta. Keräsimme tutkimusaineiston havainnoimalla sekä luomalla kyselyn hankinnasta maksuun prosessin parissa työskenteleville. Tutkimusaineistosta saimme selville hankalimmat kompastuskivet hankinnasta maksuun prosessissa ja lähdimme tehostamaan prosessia luomalla koulutuksen henkilöstölle.
Osa P2P-prosessien materiaaleista on tullut Yritys x:n oman infran kautta.