Ostolaskujärjestelmän automatisointi
Haatainen, Sanna (2019)
Haatainen, Sanna
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201905149880
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201905149880
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli ostolaskujärjestelmän automatisointi toimeksiantajana toimineen yritys X:n tiettyyn asiakkuuteen. Toimeksiantaja halusi pysyä anonyyminä, joten siitä käytettiin nimitystä yritys X. Toimeksiantaja, jolle tämä opinnäytetyö toteutettiin, on yksi Suomen suurimmista talous-, henkilöstö- ja palkkahallinnon sekä ohjelmistojen tarjoajista.
Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, tutkia ja kehittää ostolaskujärjestelmän automatisointia tiettyyn asiakkuuteen Baswaren Purchase to Pay-ohjelmalla. Purchase to Pay-ohjelma on yritys X:n lisensoima ostolaskujärjestelmä, joka on käytössä suurimmassa osassa yrityksen asiakkailla. Baswaren ostolaskujärjestelmä rakennetaan aina asiakkuuden tarpeiden mukaisesti. Asiakkuus, johon automatisointia ruvettiin suunnittelemaan, on ollut yritys X:n asiakkaana noin vuoden ja nyt oli aika kehittää asioita uudelle tasolle. Tarkoituksena oli, että ostolaskuja saataisiin nopeammin kiertoon, hyväksyntään ja kirjanpitoon.
Opinnäytetyön tietoperustassa käytiin läpi digitaalista taloushallintoa, automatisointia, robotiikkaa ja keinoälyä. Sen jälkeen kuvattiin ja havainnointiin kyseisen ostolaskujärjestelmän sen hetkistä nykyprosessia. Näiden oltua selvillä, oli aika selvittää mihin kyseinen ostolaskujärjestelmä pystyi taipumaan automatisoinnin saralla. Kun prosessit olivat tiedossa, ne kuvattiin ja laitettiin toteutukseen.
Opinnäytetyö oli tyypiltään tutkimuksellinen kehitystyö ja se edusti kvalitatiivista tutkimustapaa, jossa tutkimusaineisto muodostui havainnoinneista, dokumenteista ja haastattelumenetelmistä.
Havainnointia ja dokumentointia tehtiin koko kehitystyön ajan ja lopuksi haastateltiin kaikki tiimissä työskentelevät työntekijät. Heiltä kysyttiin, että olivatko he tyytyväisiä työn lopputulokseen, sekä helpottiko ja nopeuttiko tehdyt prosessit päivittäisiä rutiinitöitä. Kaikki vastaajista olivat tyytyväisiä kehitystyöhön ja olivat mielissään, kun ostolaskujen käsittely sujui entiseen verrattuna paljon joutuisammin.
Johtopäätöksessä käy ilmi, että kehitystyö oli onnistunut. Kehittämisehdotuksiksi tulivat järjestelmän parantaminen ja maksusuunnitelmien laatiminen. Opinnäytetyössä olisi voinut käyttää enemmänkin tutkimusmenetelmiä, mutta koettiin ettei tämä olisi tuonut välttämättä mitään lisäarvoa.
Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, tutkia ja kehittää ostolaskujärjestelmän automatisointia tiettyyn asiakkuuteen Baswaren Purchase to Pay-ohjelmalla. Purchase to Pay-ohjelma on yritys X:n lisensoima ostolaskujärjestelmä, joka on käytössä suurimmassa osassa yrityksen asiakkailla. Baswaren ostolaskujärjestelmä rakennetaan aina asiakkuuden tarpeiden mukaisesti. Asiakkuus, johon automatisointia ruvettiin suunnittelemaan, on ollut yritys X:n asiakkaana noin vuoden ja nyt oli aika kehittää asioita uudelle tasolle. Tarkoituksena oli, että ostolaskuja saataisiin nopeammin kiertoon, hyväksyntään ja kirjanpitoon.
Opinnäytetyön tietoperustassa käytiin läpi digitaalista taloushallintoa, automatisointia, robotiikkaa ja keinoälyä. Sen jälkeen kuvattiin ja havainnointiin kyseisen ostolaskujärjestelmän sen hetkistä nykyprosessia. Näiden oltua selvillä, oli aika selvittää mihin kyseinen ostolaskujärjestelmä pystyi taipumaan automatisoinnin saralla. Kun prosessit olivat tiedossa, ne kuvattiin ja laitettiin toteutukseen.
Opinnäytetyö oli tyypiltään tutkimuksellinen kehitystyö ja se edusti kvalitatiivista tutkimustapaa, jossa tutkimusaineisto muodostui havainnoinneista, dokumenteista ja haastattelumenetelmistä.
Havainnointia ja dokumentointia tehtiin koko kehitystyön ajan ja lopuksi haastateltiin kaikki tiimissä työskentelevät työntekijät. Heiltä kysyttiin, että olivatko he tyytyväisiä työn lopputulokseen, sekä helpottiko ja nopeuttiko tehdyt prosessit päivittäisiä rutiinitöitä. Kaikki vastaajista olivat tyytyväisiä kehitystyöhön ja olivat mielissään, kun ostolaskujen käsittely sujui entiseen verrattuna paljon joutuisammin.
Johtopäätöksessä käy ilmi, että kehitystyö oli onnistunut. Kehittämisehdotuksiksi tulivat järjestelmän parantaminen ja maksusuunnitelmien laatiminen. Opinnäytetyössä olisi voinut käyttää enemmänkin tutkimusmenetelmiä, mutta koettiin ettei tämä olisi tuonut välttämättä mitään lisäarvoa.