Maakuntien tietojohtaminen : tilanhallinta ja raportointi

Abstract

Opinnäytetyön aiheena on maakuntien tietojohtaminen tilanhallinnan ja raportoinnin pohjalta. Toimeksianto perustuu sosiaali- ja terveyspalveluiden uudistukseen sekä maakuntauudistuksen lakiin omaisuusjärjestelyistä. Tavoitteena on selvittää mitä tietoa johtamisen tueksi tarvitaan ja miten sitä tuotetaan. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimii Tilakeskus Oy, joka on myös vuokranantaja maakunnille ja on mukana tilanhallinnan toiminnoissa.

Tietoperustaan koostuu neljästä pääaiheesta. Aluksi määritellään tieto ja sen eri tasot raportoinnin ja tilanhallinnan kontekstissa. Tietojohtamista tarkastellaan sen kahdesta ala määritteestä, tiedolla johtamisesta ja tiedon johtamisesta. Johdon raportoinnin prosessi käydään myös läpi perustuen tietojohtamiseen. Tilanhallintajärjestelmästä kerrotaan sen merkityksestä tiedonkeruussa ja raportoinnissa sekä visualisoidaan minkä näköinen se on.

Tutkimuksen aineistonhankintaan käytettiin laadullista menetelmää. Aineistoa kerättiin työpajassa, joka toteutettiin aivoriihi tyyppisellä tavalla. Työpajassa mukana olivat toimeksiantajan yrityksen työntekijöitä, maakunta valmistelijoita ja järjestelmän toimittajan edustajia. Työpajan avulla kerättiin ideoita erilaisten raporttien selvittämiseksi.

Työpajan tulokset luokiteltiin neljään eri teemaan ja raporttien väliset yhteydet taulukoitiin. Skenaariotyökalun avulla voidaan tarkastella hankkeiden vaikutusta tilakustannuksiin ja sitä kautta toiminnan kustannuksiin. Skenaariotyökalua voidaan käyttää myös visuaaliseen raportointiin. Palveluverkkosuunnittelun osalta on tärkeää seurata 3+1- vuotisten sopimusten kannattavuutta. Myös tila- ja paikkatietojen yhdistäminen auttaa palveluverkkosuunnittelussa. Maakuntien välillä kannattaa myös hyödyntää raporttien vertailtavuutta uusien toimintatapojen ja ideoinen löytämiseksi.

Jotta tietoa käytetään johtamiseen tehokkaasti, prossin määrittelyn ja laadunvalvonnan on oltava tarkkaa. Jatkuvan kehityksen varmistamiseksi voidaan perustaa työryhmä maakuntien välille liittyen raportointiin ja sen kehittämiseen.

Tuloksia voidaan pitää luotettavina, koska ne tulivat projektin parissa työskenteleviltä henkilöiltä. Vaikka sote- ja maakuntauudistus ei menisikään läpi sen nykyisessä muodossa, voidaan opinnäytetyön sisältöä soveltaa silti käytäntöön.

The subject of this thesis is the knowledge management of counties from perspective of space management and reporting. The assignment is based on a law of renewal of social- and healthcare and counties. The objective is to find out what kind of information is needed to support managing these counties and how the information is produced. This thesis was commissioned by Tilakeskus Oy, which is also landlord for counties and is parcitipating in the space management process.

The knowledge base consists of four different subjects. The knowledge is defined in the beginning and its different levels in context of space management and reporting. Knowledge management is divided in two, managing with knowledge and managing knowledge. The process of reporting for administration is being described based on knowledge management. The significance of space management system for collecting information is described and the system is visualized as well.

Material for the research was collected using a qualitative method. Material was collected in a brainstorming workshop. Participants of the workshop consisted of staff from the company commissioning the thesis system provider staff and people preparing counties for the renewal. The workshop was used as a tool to collect ideas for the reporting.

The results of the workshop were divided into four different categories and connections between reports were put in the form of table. A scenario tool can be used to look at the effect of project on space expenses and activity expenses. The scenario tool can also be used for visualized reporting. For service network planning, it’s important to follow the profitability of 3+1 year-long contracts. Merging the space and location information also helps in service network planning. Comparing the reporting between counties can be used to find new ways of acting and ideas.

Conclusions are based on the management of counties. To be able to manage the knowledge effectively, the process must be defined carefully and quality control has to be precise. To ensure continuous development, creating a work committee between the counties concerning of reporting and its development could be helpful.

The results can be considered reliable because of they derived from the people working on this larger project. Even though the renewal wouldn’t go through in its current state, this thesis can be still applied in practice