Ostolaskuprosessin sähköistämisellä saavutettavat kustannussäästöt - Case: Yritys Oy

Abstract

Tämä opinnäytetyö perustuu toimeksiantoon tutkia mahdollisia kustannussäästöjä, joita saavutettaisiin sähköiseen laskutukseen siirtymisellä. Tavoitteena oli selvittää verkkolaskutuksesta aiheutuvat kustannukset. Työssä tarkasteltiin Yritys Oy:n ostolaskuprosessia ja siitä aiheutuvia kustannuksia. Tarkoituksena oli tutkia, kuinka ostolaskujen käsittelyprosessi muuttuisi, jos Yritys Oy siirtyisi sähköiseen ostolaskujen käsittelyyn.

Opinnäytetyön teoreettinen osuus käsittelee sähköistä ostolaskuprosessia ja verkkolaskutusta sekä näihin liittyvää lainsäädäntöä. Työssä on ensiksi hahmoteltu yleisesti taloushallinnon prosessit, minkä jälkeen käsitellään sähköistä ostolaskuprosessia teoriassa. Tämän jälkeen käsitellään sähköisen laskutuksen kehitystä Suomessa sekä verkkolaskutusta. Lopussa käsitellään vielä tulevaisuuden muutoksia, jotka tulevat koskemaan sähköistä laskutusta.

Opinnäytetyön käytännön osuudessa käsitellään Yritys Oy:n tämänhetkistä ostolaskujen käsittelyprosessia. Käytännön osuudessa kuvataan myös Yritys Oy:n tavoitetila, johon pyritään ostolaskuprosessin sähköistämisellä.

Opinnäytetyöhön valittiin kaksi eri operaattoria. Työssä vertailtiin näiden operaattoreiden verkkolaskupalveluiden kustannuksia. Tutkimusaineisto koostuu Yritys Oy:n vuoden 2009 aikana vastaanotetuista laskuista. Laskelmia varten tehtiin tutkimus, jossa tutkittiin, kuinka monella toimittajalla olisi mahdollisuus lähettää verkkolaskuja ja kuinka monen toimittajan laskut saapuisivat vielä paperiversioina, jotka pitäisivät skannata ostolaskujen käsittelyjärjestelmään.

Tuloksien perusteella toisen operaattorin verkkolaskupalvelu tulisi Yritys Oy:lle edullisemmaksi vaihtoehdoksi, jos Yritys Oy ei haluaisi hoitaa skannausprosessia itse. Tämän operaattorin verkkolaskupalvelulla Yritys Oy saavuttaisi kustannussäästöjä molempina vuosina, ensimmäisenä sekä toisena vuonna. Kaikista edullisemmaksi kokonaisuudessaan Yritys Oy:lle tulisi hoitaa skannausprosessi itse ja hankkia verkkolaskujen käsittelyyn edullisempi verkkolaskupalvelu.

Cost savings gained by electronic invoice process – Case: Yritys Ltd

This thesis is based on an assignment to explore the cost savings which would be possible by changing from the manual invoice process to the electronic invoice process. The purpose was to define the costs of the electronic invoice process. In this thesis the invoice process of a company Yritys Ltd and the costs related to this process are studied. The purpose was also to explore how the invoice process will change by changing to the electronic invoice process.

In the theoretical section the invoice process, electronic invoice process and the legislation of electronic invoice process are described. The first section examines the general financial management processes and more specifically with the electronic invoice process. The second section examines the development of the electronic invoice and electronic invoicing. The last section examines future changes that can be foreseen and which have an effect on the electronic invoice process.

The empirical section describes the manual invoice process of Yritys Ltd. Also the desirable status of the invoice process when changing to the electronic one is described.

Two operators were selected for the study. Costs induced by the electronic invoice services of these two operators are compared. The material used in this study consists of invoices received during the year 2009. Calculations are based on the research in which capabilities of various companies to send electronic invoices were analyzed. Also the quantity of invoices that have to be scanned into the system was considered in the calculations.

The result of the calculations showed that the electronic invoice services of the one of the two operators should be selected to minimize the costs. However, scanning the invoices by the company itself and buying the electronic invoice service from a low cost operator would be even more cost effective.