M2-kulu- ja matkalaskujärjestelmän käyttöönotto

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimii Yritys X Oy, joka on suuri kansainvälisestikin toimiva yritys. Suomen lisäksi se toimii pohjois- maissa ja Baltiassa ja työllistää vuosittain n. 8000 ihmistä. Tämän opinnäytetyön avulla Yritys X saa tietoa siitä, miten käyttöönotto prosessi on sujunut, mikä on onnistunut ja mikä on epäonnistunut.

Opinnäytetyön tavoitteena on tutkia uuden kulu- ja matkalaskuohjelman käyttöönottoprosessia, sen vaikutuksia työhön ja sen sujuvuuteen yritys X Oy:ssä. Tarkoituksena on saada tämän opinnäytetyön avulla tärkeää tietoa siitä, miten käyttöönottoprosessi on sujunut ja miten uusi järjestelmä on vaikuttanut työn tehokkuuteen. Järjestelmä on otettu vaiheittain käyttöön vuoden 2018 alusta. Aikaisemmin heillä on ollut käytössä kaksi eri järjestelmää. Työn ja prosessien tehostamisen vuoksi haluttiin siirtyä käyttämään vain yhtä, joka palvelee yrityksen tarpeita paremmin.

Ennen järjestelmän virallista käyttöönottoa, testattiin toimivuutta, ottamalla se käyttöön neljällä konserniyhtiöllä. Muutaman kuukauden pilottijakson jälkeen, se todettiin toimivaksi ja yrityksen tarkoituksia palvelevaksi. Järjestelmä otettiin virallisesti koko konsernissa käyttöön tammikuussa 2018. Työskentelin yrityksessä tuona aikana ja pääsin seuraamaan läheltä, miten käyttöönotto sujuu ja mitä mahdollisia ongelmia syntyy.

Keskeisenä ongelmana käyttöönottoprosessissa oli sen pitkä viivästyminen. Alun perin M2 järjestelmä piti ottaa käyttöön jo vuoden 2017 syksyllä. Viivästymisen suurimpana syynä oli se, että järjestelmä ei sellaisenaan täysin palvellut yrityksen tarpeita ja kehittäjä joutui tekemään siihen parannuksia. Toinen syy oli se, että osa toimeksiantajayritykselle kuuluvista konserniyrityksistä olivat muutosvastarintaisia. He kokivat M2:sen liian vaikea käyttöiseksi ja monimutkaiseksi. Heille järjestettiin käyttöönottoprosessin alkuvaiheessa useita koulutus tilaisuuksia, joissa käyttäjiä opastettiin järjestelmän käyttöön.