Developing reverse logistics : case: developing return and reuse process in case organization

Abstract

In this Master’s Thesis reverse logistics theory is studied and applied into practice in the case study. The case study consists of developing the case organization’s return and reuse process.

In short, reverse logistics is a process of moving goods, money and information goods from their typical destination to some other point in efficient, cost effective and timely manner and at the same time recapturing value. The theoretical framework covered reverse logistic process, inventory and information management, performance measuring and financial impacts of reverse logistics. The purpose of the theoretical framework was to support the case study, thus, theory was covered from that perspective.

The empirical part of this thesis consists of developing the return and reuse process in the case organization. The target was to develop an efficient and cost-effective return and reuse process. The purpose was to address the obstacles faced in the daily work and at the same time drive for efficiency. The case study included defining the problems, root cause analysis, development and implementation of solutions, and evaluation. The data was retrieved by group and individual interviews, participant observation and studying literature. In the case study the researcher acted as the problem owner and the team members participated actively.

Due to accomplished changes, the return and reuse process is now effective and smooth. Fast decision making, prioritizing, process simplification, increased transparency, improved co-operation and awareness, and deeper understanding have been accomplished during the development. In the case organization an optimal reverse logistics process, when the items cannot be returned to the original vendor, is that the items are reused in original shape, meaning in unopened boxes, to the new customer orders within six months from return. In future, development is needed to combine approval processes, enable the system to support the return and reuse process, accomplish deeper co-operation within the company and continue negotiations with vendors.

Tämä ylemmän ammattikorkeakoulun opinnäytetyö käsittelee palautuslogistiikkaa teoriassa soveltaen sitä käytäntöön kohdeorganisaation palautus- ja uudelleenkäyttöprosessia kehitettäessä.

Lyhyesti palautuslogistiikka on prosessi, jossa tuotteita, rahaa ja informaatiota liikutetaan niille tyypillisestä päämäärästä toiseen päämäärään tehokkaasti, kustannustehokkaasti ja oikea-aikaisesti samalla ottaen talteen niiden arvoa. Teoriaosassa käsitellään: palautuslogistiikkaprosessia, inventaarion ja informaation hallintaa, performanssin ja palautuslogistiikan taloudellisten vaikutusten mittausta. Käsitellyn teorian tarkoituksena on tukea kohdeorganisaatiossa tehtävää kehitystyötä.

Opinnäytetyön empiria osuus koostuu palautus- ja uudelleenkäyttöprosessin kehittämisestä kohdeorganisaatiossa. Tavoitteena oli kehittää tehokasti toimiva ja kustannustehokas palautus- ja uudelleenkäyttöprosessi. Tarkoituksena oli keskittyä ratkaisemaan päivittäisessä työssä kohdattavia ongelmia ja samalla pyrkiä prosessin kokonaisvaltaiseen tehokkuuteen. Kohdeorganisaatiossa tehty kehitystyö sisälsi: ongelmien määrittelyn; analysoinnin; ratkaisujen kehittämisen ja toteutuksen sekä arvioinnin. Tutkimustieto kerättiin ryhmä- ja yksilöhaastatteluiden, osallistuvan havainnoinnin ja lähdekirjallisuuden avulla. Kehitystyössä tutkija toimi prosessi-koordinaattorina ja kehitystiiminjäsenet osallistuivat aktiivisesti kehitystyöhön.

Saavutettujen muutosten ansiosta palautus- ja uudelleenkäyttöprosessi on nyt tehokas ja sujuva. Nopea päätöksenteko, priorisointi, prosessin yksinkertaistaminen, kasvanut läpinäkyvyys, parantunut yhteistyö ja tietoisuus sekä syvempi ymmärrys on saavutettu. Kohdeorganisaatiossa optimaalinen palautusprosessi on, jos tuotteita ei voida palauttaa alkuperäiselle toimittajalle, että tuotteet uudelleenkäytettään uusille asiakastilauksille kuuden kuukauden kuluessa palautuksesta. Tulevaisuudessa päällekkäisiä hyväksyntä prosesseja tulee yhdistää, systeemi tulee kehittää tukemaan palautus- ja uudelleenkäyttöprosessia, vieläkin syvempää yhteistyötä tulee kehittää ja palautusehdoista tulee neuvotella toimittajien kanssa.