Kehittyminen toimistoassistentin tehtävissä

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää minkälaisia osaamisia ja valmiuksia tarvitaan toimistoassistenttina toimiessa. Opinnäytetyö toteutettiin päiväkirjamuotoisena seuraamalla opiskelijan kehittymistä toimistoassistentin tehtävässä. Päiväkirjaa kirjoitetiin päivittäin seurantaviikkojen aikana ja niiden pohjalla tehtiin viikkoanalyysit. Päiväkirjamerkinnät tehtiin aikavälillä 4.2.2019-3.5.2019.

Opinnäytetyön empiirinen osuus suoritettiin Yrityksessä X Oy, joka oli opiskelijan työnantaja harjoittelujakson ajan. Yritys X Oy on suomalainen laitteiden ja koneiden tukkumyyntiä ja maahantuontia harjoittava yritys. Se on toiminut vaajat 20 vuotta omalla alallaan ja tekee paljon yhteistyötä ulkomaalaisten toimittajien kanssa.

Teoriaosuudessa kuvattiin toimistoassistentin tyypillisiä työtehtäviä ja osaamisvaatimuksia. Lisäksi käsiteltiin toiminnanohjausjärjestelmän merkitystä ja tarkoitusta eri toiminnoissa, kuten mm. osto- ja myyntireskontrassa, projektin- ja- varastonhallinnassa- sekä asiakkuuksien hallinnassa. Tietolähteinä käytetiin sekä kotimaista- että vieraskielistä kirjallisuutta.

Opinnäytetyön lopputuloksena syntyi teoriapohjan ja päiväkirjan myötä analyysi toimistoassistentin työstä ja vaatimuksista. Pohdintaosuudessa esitellään tiivistetysti niitä osaamisia ja valmiuksia, joita toimistoassistenttiopiskelija on työssään kansainvälisessä ympäristössä tarvinnut ja joissa kehitystä on tapahtunut eniten.

Työn johtopäätöksenä nousi esille tietyt taidot ja ominaisuudet, joita toimistoassistentti tarvitsee menestyäkseen työtehtävissään. Näistä tärkeimpinä esiteltiin hyvät yhteistyö- ja kielitaidot sekä tietotekniset taidot, ongelmanratkaisukyky, täsmällinen ja järjestelmällinen työtapa, johdonmukaisuus ja vastuuntunto.