Yhdistetyn viestintäjärjestelmän käyttöönotto media-alan yrityksessä

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee Microsoftin kahden yhdistetyn viestinnän palvelun käyttöönottoa MTV Oy:ssä keväällä 2010. Opinnäytetyössä tutkitaan käyttöönotettavien tuotteiden vaikutusta kohdeyrityksen sisäiseen viestintään. Yrityksessä haluttiin selvittää, miten hyvin henkilökunnan käyttökokemukset vastasivat Microsoftin mainostamia hyötyjä.

Yhdistetyllä viestinnällä tarkoitetaan pikaviestinnän, tavoitettavuustiedon, ryhmätyöratkaisuiden ja sähköpostin yhdistämistä yhdeksi järjestelmäksi. Käyttöönotettavat tuotteet olivat Microsoft Office Communications Server 2007 R2 ja Microsoft Office Live Meeting. Yhdistetty viestintä usein mielletään kululeikkuriksi, mutta opinnäytetyössäni tutkin viestintäjärjestelmää pääasiallisesti viestinnän tehostamisen keinona. Opinnäytetyön tarkoituksena on antaa MTV Oy:lle selvitys, minkälainen vaikutus viestintäjärjestelmän käyttöönotolla on ollut sisäiseen viestintään.

Työ koostuu kahdesta osasta, teoriaosuudesta ja haastattelututkimuksesta. Teoriaosuus pohjautuu viestinnän ja tietojenkäsittelyn alan kirjallisuuteen ja sähköisiin julkaisuihin. Haastattelut toteutettiin teemahaastatteluina MTV Oy:ssä Helsingissä. Haastatteluihin osallistui yhdeksän pilottiryhmän käyttäjää. Teemahaastattelut toteutettiin pareina, koska haluttiin saada aikaan luontevaa ja vapautunutta keskustelua, jossa tuloksena olisi perusteltua laadullista tietoa. Haastattelut kulkivat tiettyjen teemojen mukaisesti. Teemat olivat valmiiksi mietittyinä kysymyksinä, jotka toimivat suuntaa-antavina johdatuksina. Haastatteluiden avulla pystyttiin tekemään ohjeistuksia sovellusten ominaisuuksien käyttötavoista sekä hahmottamaan yrityksen sisäisen viestinnän nykytilaa käyttöönoton jälkeen.

Tutkimuksen tulokset olivat osittain odotettuja, mutta haastatteluilla niihin saatiin tarkkuutta ja yksityiskohtaisuutta. Haastatteluissa tuli myös ilmi uusia ideoita ja ajatuksia. Tutkimuksessa havaittiin, että hankinnalla tavoittelemiin hyötyihin eli kustannuksien pienentämiseen ja viestinnän parantamiseen oltiin ajan kanssa pääsemässä. Uudet ominaisuudet, työpöydän jako ja videoneuvottelu, kiinnostivat käyttäjiä. Käyttöönotto paransi yrityksen tietoturvaa, koska pikaviestiliikenne saatiin kulkemaan yrityksen omassa verkossa. Pikaviestintä todettiin helpoksi ja nopeaksi viestinnän välineeksi. Huomattiin myös, että työaikaa saattaa tuhlaantua, jos juututaan verkkojutteluun. Uuden ominaisuuden tavoitettavuustilan näkeminen helpotti yhteydenottotavan valitsemista. Käyttäjät olivat kaiken kaikkiaan tyytyväisiä uuteen viestintäjärjestelmään. Voidaan todeta, että uuden viestintäjärjestelmän käyttöönoton jälkeen sisäinen viestintä on helpompaa, nopeampaa ja monipuolisempaa.

Implementation of Unified Communications System in a Media Industry Company

This Bachelor’s thesis is about the implementation of two Microsoft’s unified communications services in MTV Ltd during spring 2010. This thesis focuses on how the company’s internal communications affect the implemented products. The company wanted to find out how staff’s own usage experience match with Microsoft’s marketing profits.

Unified communications means instant messaging, availability knowledge, group work solutions and email all combined to one system. The implemented products were Microsoft Office Communications Server 2007 R2 and Microsoft Office Live Meeting. Unified Communications is often perceived to be a cost cutter but this thesis is researching unified communications system’s way to intensify company’s communications. The purpose of the thesis is to give MTV Ltd a liquidation how the implementation of new communications system has effected its internal communications.

The thesis consists of two parts which are the theoretical section and the interview survey. The theory used is based on literature and electric publications of communications and information technology. The interviews were theme interviews and they were held at MTV Ltd, Helsinki. There were nine attendees from the pilot group to be interviewed. The theme interviews were held in pairs in order to facilitate more natural and relaxed conversations. The idea was to receive justifiable qualitative information. The interviews were constructed by specific themes which were leading the conversation. With the help of interviews it was possible to make guidelines how to use features of the programs and perceive the present state of company’s internal communications after the implementation.

The results were partly as expected but with the help of interviews there were more clarifying and detailed answers provided. There were also new ideas and thoughts discovered during the interviews. There was a conclusion that within time it is possible to achieve the goals on cutting costs and improving of communications. New features such as desktop sharing and video conferencing were considered to be interesting by the pilot group. The implementation improved the company’s data security because instant messaging was now able to be operated in company’s own network. Instant messaging was noted to be quick and easy to apply. It was also discovered that there is a risk of employees getting caught chatting on web during workday. Contacting method was easier to choose after the implementation of an availability knowledge feature. Altogether the interviewees were satisfied with new communications system. It can be said that internal communications was easier, quicker and multifaceted after the implementation.