Yhdistetyn viestintäjärjestelmän käyttöönotto media-alan yrityksessä
Koskunen, Joel (2010)
Koskunen, Joel
Laurea-ammattikorkeakoulu
2010
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010091012965
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010091012965
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö käsittelee Microsoftin kahden yhdistetyn viestinnän palvelun käyttöönottoa MTV Oy:ssä keväällä 2010. Opinnäytetyössä tutkitaan käyttöönotettavien tuotteiden vaikutusta kohdeyrityksen sisäiseen viestintään. Yrityksessä haluttiin selvittää, miten hyvin henkilökunnan käyttökokemukset vastasivat Microsoftin mainostamia hyötyjä.
Yhdistetyllä viestinnällä tarkoitetaan pikaviestinnän, tavoitettavuustiedon, ryhmätyöratkaisuiden ja sähköpostin yhdistämistä yhdeksi järjestelmäksi. Käyttöönotettavat tuotteet olivat Microsoft Office Communications Server 2007 R2 ja Microsoft Office Live Meeting. Yhdistetty viestintä usein mielletään kululeikkuriksi, mutta opinnäytetyössäni tutkin viestintäjärjestelmää pääasiallisesti viestinnän tehostamisen keinona. Opinnäytetyön tarkoituksena on antaa MTV Oy:lle selvitys, minkälainen vaikutus viestintäjärjestelmän käyttöönotolla on ollut sisäiseen viestintään.
Työ koostuu kahdesta osasta, teoriaosuudesta ja haastattelututkimuksesta. Teoriaosuus pohjautuu viestinnän ja tietojenkäsittelyn alan kirjallisuuteen ja sähköisiin julkaisuihin. Haastattelut toteutettiin teemahaastatteluina MTV Oy:ssä Helsingissä. Haastatteluihin osallistui yhdeksän pilottiryhmän käyttäjää. Teemahaastattelut toteutettiin pareina, koska haluttiin saada aikaan luontevaa ja vapautunutta keskustelua, jossa tuloksena olisi perusteltua laadullista tietoa. Haastattelut kulkivat tiettyjen teemojen mukaisesti. Teemat olivat valmiiksi mietittyinä kysymyksinä, jotka toimivat suuntaa-antavina johdatuksina. Haastatteluiden avulla pystyttiin tekemään ohjeistuksia sovellusten ominaisuuksien käyttötavoista sekä hahmottamaan yrityksen sisäisen viestinnän nykytilaa käyttöönoton jälkeen.
Tutkimuksen tulokset olivat osittain odotettuja, mutta haastatteluilla niihin saatiin tarkkuutta ja yksityiskohtaisuutta. Haastatteluissa tuli myös ilmi uusia ideoita ja ajatuksia. Tutkimuksessa havaittiin, että hankinnalla tavoittelemiin hyötyihin eli kustannuksien pienentämiseen ja viestinnän parantamiseen oltiin ajan kanssa pääsemässä. Uudet ominaisuudet, työpöydän jako ja videoneuvottelu, kiinnostivat käyttäjiä. Käyttöönotto paransi yrityksen tietoturvaa, koska pikaviestiliikenne saatiin kulkemaan yrityksen omassa verkossa. Pikaviestintä todettiin helpoksi ja nopeaksi viestinnän välineeksi. Huomattiin myös, että työaikaa saattaa tuhlaantua, jos juututaan verkkojutteluun. Uuden ominaisuuden tavoitettavuustilan näkeminen helpotti yhteydenottotavan valitsemista. Käyttäjät olivat kaiken kaikkiaan tyytyväisiä uuteen viestintäjärjestelmään. Voidaan todeta, että uuden viestintäjärjestelmän käyttöönoton jälkeen sisäinen viestintä on helpompaa, nopeampaa ja monipuolisempaa.
Yhdistetyllä viestinnällä tarkoitetaan pikaviestinnän, tavoitettavuustiedon, ryhmätyöratkaisuiden ja sähköpostin yhdistämistä yhdeksi järjestelmäksi. Käyttöönotettavat tuotteet olivat Microsoft Office Communications Server 2007 R2 ja Microsoft Office Live Meeting. Yhdistetty viestintä usein mielletään kululeikkuriksi, mutta opinnäytetyössäni tutkin viestintäjärjestelmää pääasiallisesti viestinnän tehostamisen keinona. Opinnäytetyön tarkoituksena on antaa MTV Oy:lle selvitys, minkälainen vaikutus viestintäjärjestelmän käyttöönotolla on ollut sisäiseen viestintään.
Työ koostuu kahdesta osasta, teoriaosuudesta ja haastattelututkimuksesta. Teoriaosuus pohjautuu viestinnän ja tietojenkäsittelyn alan kirjallisuuteen ja sähköisiin julkaisuihin. Haastattelut toteutettiin teemahaastatteluina MTV Oy:ssä Helsingissä. Haastatteluihin osallistui yhdeksän pilottiryhmän käyttäjää. Teemahaastattelut toteutettiin pareina, koska haluttiin saada aikaan luontevaa ja vapautunutta keskustelua, jossa tuloksena olisi perusteltua laadullista tietoa. Haastattelut kulkivat tiettyjen teemojen mukaisesti. Teemat olivat valmiiksi mietittyinä kysymyksinä, jotka toimivat suuntaa-antavina johdatuksina. Haastatteluiden avulla pystyttiin tekemään ohjeistuksia sovellusten ominaisuuksien käyttötavoista sekä hahmottamaan yrityksen sisäisen viestinnän nykytilaa käyttöönoton jälkeen.
Tutkimuksen tulokset olivat osittain odotettuja, mutta haastatteluilla niihin saatiin tarkkuutta ja yksityiskohtaisuutta. Haastatteluissa tuli myös ilmi uusia ideoita ja ajatuksia. Tutkimuksessa havaittiin, että hankinnalla tavoittelemiin hyötyihin eli kustannuksien pienentämiseen ja viestinnän parantamiseen oltiin ajan kanssa pääsemässä. Uudet ominaisuudet, työpöydän jako ja videoneuvottelu, kiinnostivat käyttäjiä. Käyttöönotto paransi yrityksen tietoturvaa, koska pikaviestiliikenne saatiin kulkemaan yrityksen omassa verkossa. Pikaviestintä todettiin helpoksi ja nopeaksi viestinnän välineeksi. Huomattiin myös, että työaikaa saattaa tuhlaantua, jos juututaan verkkojutteluun. Uuden ominaisuuden tavoitettavuustilan näkeminen helpotti yhteydenottotavan valitsemista. Käyttäjät olivat kaiken kaikkiaan tyytyväisiä uuteen viestintäjärjestelmään. Voidaan todeta, että uuden viestintäjärjestelmän käyttöönoton jälkeen sisäinen viestintä on helpompaa, nopeampaa ja monipuolisempaa.