Henkilöstötietojärjestelmän hankinta ja sen tärkeimmät toiminnot esimiesnäkökulmasta : case: Konecranes Oyj

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää henkilöstötietojärjestelmän hankintaan liittyviä näkökohtia sekä henkilöstötietojärjestelmän toimintojen tärkeyttä ja hyödyllisyyttä esimiesnäkökulmasta. Henkilöstötietojärjestelmät luovat mahdollisuuksia hoitaa päivittäisiä henkilöstöjohtamisen tehtäviä sekä helpottavat esimiestyöskentelyä. Henkilöstötietojärjestelmän hankinta on aina suuri prosessi organisaatiolle, jolloin esimiehen haasteeksi jää muutoksen johtaminen onnistuneesti. Oppivalla organisaatiolla on jäseniä, joilla on yhteisiä toiminnan päämääriä, jolloin muutoksen onnistuminen on helpompaa. Teoreettinen viitekehys muodostuu henkilöstötietojärjestelmistä yleisesti, niiden sisällöstä ja hankintaprosessista sekä oppivan organisaation ja muutosjohtajuuden käsitteistä.

Tutkimus henkilöstötietojärjestelmien toimintojen tärkeydestä ja hyödyllisyydestä toteutet-tiin hankkeena Konecranes-konsernille. Tutkimus oli kokonaistutkimus eli kohderyhmänä olivat koko Konecranes-konsernin Suomi-tason esimiehet. Tutkimuksen aineisto kerättiin e-lomakkeella ja vastaukset käsiteltiin SPSS–ohjelmalla sekä Excelillä.

Tutkimus toteutettiin kvantitatiivisena tutkimuksena ja tarkoituksena oli tutkia, kuinka tärkeinä esimiehet pitivät henkilöstötietojärjestelmän eri toimintoja sekä kuinka hyödylliseksi he kokivat uuden järjestelmän toiminnot suhteessa vanhoihin käytäntöihin.

Tutkimuksesta selvisi, että vastaajien mielestä kaiken kaikkiaan henkilöstötietojärjestelmä olisi tarpeellinen ja sen käyttö helpottaisi päivittäistä esimiestyöskentelyä. Tämänhetkisiin toimintatapoihin vastaajat eivät olleet kovin tyytyväisiä ja he uskoivat käyttävänsä uudella henkilöstötietojärjestelmällä kaikkia toimintoja kohtalaisen paljon ja kaikki toiminnot koettiin tärkeäksi. Liki 90 prosenttia vastaajista koki, että henkilöstötietojärjestelmästä olisi hyötyä päivittäisessä esimiestyöskentelyssä, mutta vain 43 prosenttia vastaajista uskoi alaistensa käyttävän uutta järjestelmää mielellään.

Acquisition of a Human Resource Information System and Its Most Important Functions from a Manager’s Point of View, Case: Konecranes Corporation

The purpose of this study was to find out views connected to the acquisition of a human resource information system as well as the importance and usefulness of the functions of such a system from a manager’s point of view. Human resource information systems create possibilities for the handling of daily tasks of human resource management and make managerial work easier. The acquisition of a human resource information system is always a huge process for an organization; thus successful change management is left for the managers. A learning organization consists of members with common goals in their actions, and this makes it easier for the change to become successful. The theoretical frame of reference consists of human resource information systems in general, their content and the acquisition process of such a system as well as the concepts of learning organization and change management.

This study concerning the importance of the functions and usefulness of human resource information systems was carried out as a project for Konecranes Corporation. The study was a population study, i.e. the target group consisted of the Finland-level managers of Konecranes Corporation. The material for the study was collected through an e-form and the answers were analyzed using the SPSS and Excel sofware.

The study was carried out as a quantitative study, and its purpose was to find out how important the different functionalities of a human resource information system were considered by the managers as well as how useful they felt the functionalities of the new system were in comparison to the old routines.

The study revealed that the respondents as a whole considered a human resource information system needed and that its use would make the daily managerial work easier. The respondents on average were not too satisfied with the current routines, and they believed that on average they would use all functions of a new human resource information system fairly often. In addition, all functionalities were considered important. Almost 90 percent of the respondents felt that a human resource information system would be useful in the daily managerial work whereas only 43 percent of them believed that their subordinates would be glad to use the new system.