Tapahtumasuunnittelun ja -järjestämisen työkalu : Case: LAMKO Lahden ammattikorkeakoulun opiskelijakunta

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda tapahtumasuunnitteluun ja -järjestämiseen soveltuva työkalu, jota pystyttäisiin hyödyntämään mahdollisimman laajasti erilaisissa tapahtumissa. Opinnäytetyön toimeksiantaja toimi Lahden ammattikorkeakoulun opiskelijakunta LAMKO. Opinnäytetyön tutkimuskysymyksinä oli: Kuinka suunnitella ja järjestää tapahtuma, joka on LAMKOn kannalta mielenkiintoinen ja samalla onnistunut? Mitä vaiheita tapahtuman suunnitteluun kuuluu? Miten LAMKO voisi parantaa tapahtumasuunnittelun prosessiansa? Tietoa tapahtumajärjestämisestä ja suunnittelusta hankin kirjallisuudesta ja internet-sivustolta laajasti. Löysin erilaisia lähteitä, joiden avulla pystyin kirjoittamaan työhöni laajan tietoperustan tapahtumalajeista, tapahtumasuunnittelusta, tapahtumamarkkinoinnista ja tapahtumasta projektina. Työni on validi, koska olen hankkinut siihen materiaalia kyselystä sekä haastatteluista. Käytin työssäni apuna asiantuntijahaastatteluja, joissa haastattelin LAMKOn viestintä- ja tutorasiantuntija Heidi Hujasta sekä LAMKin tapahtumatuottaja Marjo Leppää. Keskustelin myös LAMKOn entisen sekä nykyisen puheenjohtajan ja tapahtumavastaavien kanssa LAMKOn nykytilasta ja tapahtumajärjestämisen ja suunnittelun ongelmista. Käytin myös yhtenä tiedonkeruukeinona internet-kyselyä. Työni lopputuloksena syntyi työkalu tapahtumasuunnittelun ja järjestämisen avuksi. Työkalu toimii Excel-pohjaisesti, mutta on mukautettavissa muihin alustoihin. Toimeksiantajani hyötyi tästä työkalusta, koska työkalu mahdollistaa tapahtumien tasaluonteisuuden. Työkalu tukee tapahtuman suunnittelua ja järjestämistä vaihe vaiheelta: Työkalua on testattu Haalaripesis-tapahtumassa ja se on ollut toimiva.