Laaduttomuuskustannusmittarin kehittäminen ja jalkautus PaloDEx Group Oy:ssä

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee tuotanto-, osto-, asiakaspalvelu-ja huoltotoiminnoissa muodostuvien laaduttomuuden kustannusten laskemista PaloDEx Group Oy:ssä. Tavoitteena oli kehittää käytännöllinen mittari, jolla kiinnostavat laaduttomuuden kustannukset voidaan esittää havainnollisesti kuvaajina, lukuina ja lyhyinä tekstimuotoisina analyyseinä. Mittari palvelee johdon tarpeita kannattavien parannuskohteiden valinnassa ja henkilöstön tarpeita laadun kehityksen seurantavälineenä. Työssä kiinnitettiin huomiota myös kehitetyn mittarin käyttöönottoon tähtäävään jalkautukseen.

Tutkimusmenetelminä olivat haastattelut, havainnointi ja yhtiön tietokantojen aineistojen analysointi. Menetelmiä yhdisteltiin, jotta lopputuloksena syntynyt mittari mittaisi juuri tarkoitettuja kohteita. Tutkimuksen kulku noudatti toimintatutkimukselle tyypillistä spiraalimuotoa: tutkimuksessa edettiin tietojen keräämisestä prototyyppien, testauksen ja palautteen muodostamien kierrosten kautta kohti lopullisen mittariversion jalkautusta. Tutkimus eteni projektisuunnitelman mukaisessa aikataulussa. Mittari laadittiin MS Excel-ohjelmalla tietokantaraporteista ja palkkahallinnon MS Excel-taulukoista.

Keskeisenä tuloksena oli se, että mittari mittasi haluttuja asioita ja tuotti ytimekkäitä ja havainnollisia raportteja. Tulosta tukee myös todennäköisten hyödyntäjien joukosta valittujen testaajien arvio, että mittarilla syntyneet raportit olivat todenmukaisia.

Koska mittarin tieto pohjautuu pitkälti tietokannoissa oleviin tietoihin, mittarin antamien tulosten todettiin olevan yhtä luotettavia kuin tietokantojen syötetiedot alun perin. Inhimillisten virheiden, huolimattomuuden ja piittaamattomuuden mahdollisuus on olemassa tämänkin mittarin tuottamissa raporteissa. Toimintojen esimiehet pystyvät näkemään näiden virhelähteiden vaikutuksen mittaustulosten analyysissä kokemuksensa, organisaatiotuntemuksensa ja osaamisensa avulla.

Mittari tuottaa johdolle todelliset laaduttomuuskustannustiedot euroissa erilaisten arvioiden ja muiden yksiköiden sijasta. Toimintojen esimiehet voivat käyttää mittaria oman toimialueensa tehokkuuden seuraamiseen ja käynnistämään parannustoimia tuhlauksen ja laaduttomuuskustannusten vähentämiseksi. Mittari tehostaa laatuosaston toimintaa.

This thesis discusses poor-quality costs incurred in production, purchasing and after sales operations within the PaloDEx Group Oy. The objective was to develop metrics in the form of a practical measurement tool that would produce informative graphs, figures and short analyses of poor-quality costs. The graphs, figures and analyses produced would initially help top management to select profitable improvement objects and then secondly help personnel to follow the progress of quality. The thesis also considers the implementation of the metrics.

The research methods were interviews, observation and analysis of company database material. The methods were combined to ascertain the metrics would only measure the intended objects. The method of research was iterative and reflective, typical of action research: the research progressed from a collection of information through iterations comprising a prototype, testing and feedback phases to implementation of the final version of the measurement tool. The research progressed according to the project plan schedule. The measurement tool was made from ERP system reports and time sheets from payroll computation using MS Excel.

The most important result was that the measurement tool could be used to measure the required parameters. It also produced brief and clear reports. The people evaluating the tool were selected from potential users, and they considered the reports to be accurate.

Because the results of the developed metrics are derived from existing databases, the output of the measurement tool was found to be only as reliable as the original database input. It is possible for the reports to include wrong information because of human error and/or carelessness during the database input phase. Because of their experience, knowledge and know-how of the organization, senior operations management can see the effects of wrong information during their analysis of the measurement results.

The measurement tool provides top management with a real value of the costs of poor-quality in euros instead of other units or variable cost estimates. Senior man-agement can use the measurement tool to monitor the efficacy of the company’s operations and to trigger improvements to reduce losses and poor-quality costs. The developed metrics enhance the quality department’s efficiency.