Tapahtuman järjestäminen : Case: NORDI-seminaarit

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli analysoida Pohjoisen ulottuvuuden tutki-muskeskuksen seminaarien järjestämistä. Opinnäytetyö toimii ohjeistuksena tapahtumien järjestämisessä.

Teoriaosuudessa käsitellään tapahtuman suunnittelua, toteutusta ja markkinointia. Teoriaosuuden pohjalta on tehty ohjeistus tapahtumien järjestämiseen. Empiirinen osuus sisältää kyselylomakkeiden ja asiakaspalautteiden analysoinnin ja kehityskohtien tekemisen teoriapohjaan mukautuen.

Kyselylomakkeiden tiedot kerättiin lähettämällä kyselylomake NORDI:n tapah-tumien järjestämisestä vastanneille henkilöille. Kysymykset olivat tapahtuman organisointiin, markkinointiin, aikatauluttamiseen, sujuvuuteen sekä tuottavuuteen liittyviä kysymyksiä.

Kysymyslomaketta hyödyntämällä löydettiin seminaarien järjestämisessä käy-tetty tapa, jota analysoimalla kehityskohdat ja analysoinnin tulokset saatiin ai-kaiseksi jokaiseen tutkittuun eri osa-alueeseen. Tuloksista kävi ilmi, että osallistujamäärän lisääminen sekä sponsoreiden hankkiminen on ollut aikaisempien seminaarien yksi suurimmista ongelmista.

Opinnäytetyön kehityskohdat perustuvat tapahtuman eri vaiheisiin ja sen jälkeisiin tehtäviin. Opinnäytetyön tarkoituksena on, että kehityskohdat ja analyysit antavat uutta informaatiota Pohjoisen ulottuvuuden tutkimuskeskukselle tulevia tapahtumia varten, lisäksi tapahtuman järjestämisestä kiinnostuneet saavat tietopaketin tapahtumien järjestämisestä. Opinnäytetyö vastaa kysymykseen kuinka järjestetään onnistunut tapahtuma.

The purpose of this thesis was to analyze seminar arranging of Northern Di-mension Research Center (Nordi). The thesis functions as guidelines for future seminar arrangements.

The theoretical part of the thesis covers planning, implementation and market-ing. On the basis of the theoretical part, guidelines for arranging events have been drafted. The empirical part includes an answer sheet and feedback analysis and points of improvements based of the theoretical part.

The questionnaire was sent to NORDI’s event organizers. Questions were about organizing an event, marketing, scheduling, fluency and profits of the seminar.

By using the answer sheet I discovered how the seminars were arranged before and the analysis of that information clarified the needed points of improvement and other results for each and every researched section of the thesis. It was found out that increasing the number of attendants and finding the sponsors for seminars have caused problems during the previous seminars.

The improvement suggestions are given in the thesis for the different phases of the events and post-event tasks. The purpose of the thesis was that the sug-gested improvements and analyses give new information to NORDI for future seminars and for authors who are interested in arranging events. The thesis answers the question how to arrange a successful event.