Pienen rakennusalan yrityksen taloushallinnon sähköistäminen

Abstract

Taloushallinnon prosesseissa hyödynnetään nykyään yhä enemmän sähköisiä toimintoja, ja sähköistyminen tarjoaakin yrityksille paljon erilaisia mahdollisuuksia, joilla hoitaa taloushallintoa tai sen osia. Nykyään myös monet pienemmät yritykset ovat siirtyneet sähköiseen taloushallintoon, mutta pienille yrityksille on myös tyypillistä hoitaa asiat vielä perinteisempään tapaan. Jotta sähköisestä taloushallinnosta olisi pienellekin yritykselle merkittävää hyötyä, on sähköisten palveluiden tarjontaa tutkittava tarkoin ja kriittisesti. On myös selvitettävä, mitä yritys todella tarvitsee, jotta lopputuloksena ei ole esimerkiksi turhan lisätyön aiheutuminen.

Tämän opinnäytetyön toimeksiantaja on Yritys X Oy, joka on pieni, alle kymmenen hengen rakennusalan yritys, jonka yritystoiminta on keskittynyt lähinnä kattoihin liittyviin töihin. Yritys X Oy:n taloushallintoa on hoidettu vielä varsin perinteisillä tavoilla, ja tästä seikasta tämä opinnäytetyö sai aiheensa. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli löytää Yritys X Oy:lle sopiva taloushallinnon ohjelmisto, minkä avulla yritys voi yhdessä tilitoimiston kanssa hoitaa taloushallinnon mahdollisimman tehokkaasti ja vaivattomasti. Tärkeässä roolissa tässä opinnäytetyössä oli siten myös toimeksiantoyrityksen taloushallinnon sähköistäminen, sillä sähköisiä mahdollisuuksia ei oltu vielä hyödynnetty juuri lainkaan.

Opinnäytetyön teoriaosassa tutustuttiin sähköisen taloushallinnon laitaan yleisesti ottaen, ja lisäksi käsiteltiin esimerkiksi rakennusalaa koskevia kirjanpidollisia vaatimuksia. Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys antaa näkökulmaa tälle tutkimukselle. Työn empiirisessä osassa keskityttiin itse tutkimukseen; selvitettiin yrityksen tarpeet ja toiveet haastattelemalla, sekä tutkimalla yrityksen taustoja ja lähtötilannetta. Selville saatujen tietojen jälkeen lähdettiin tutkimaan, mikä taloushallinnon ohjelmistoista sopisi yritykselle parhaiten.

Työn tuloksena voitiin todeta, että vaikka toimeksiantoyritys on kooltaan pieni, voi se silti hyötyä sähköisestä taloushallinnosta, mutta vain, jos prosessien sähköistymiseen panostetaan ja sitoudutaan. Toisaalta tutkimuksen myötä voitiin myös todeta, että taloushallinto Yritys X Oy:ssä toimii nykyiselläkin tavalla suhteellisen hyvin. Yritys X Oy on kuitenkin kasvava yritys, joten taloushallinnon sähköistyminen tulisi ajankohtaiseksi luultavasti joka tapauksessa pian. Toimeksiantoyritykselle sopiva taloushallinnon ohjelmisto valittiin tutkimalla ja vertailemalla kolmea taloushallinnon ohjelmistoa monipuolisesti, yrityksen tarpeet ja toiveet huomioiden.