Kotkan kaupungin tiedottajatiimin luominen ja viestintävälineiden kartoitus

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tehdä Kotkan kaupungille toimiva malli tiedottajatiimiin, jota voitaisiin hyödyntää käytössä. Tavoitteena oli myös tutkia jo käytössä olevia viestintävälineitä ja pohtia mahdollisten uusien viestintävälineiden käyttöä. Viestintävälineiden kartoitus oli tärkeää, jotta pystyttiin valitsemaan tiedottajatiimille toimintaan sopivat viestintävälineet. Lisäksi tavoitteena oli tutkia, miten nykyisiä viestintävälineitä käytetään, ja luoda uusia mahdollisia toimivia viestintävälineitä. Työmenetelminä käytettiin viestintätutkimusta, alan lähteiden tutkimista, benchmarkkausta haastattelumenetelmin ja haastatteluita. Työn produktiivisessa osassa tehtiin Kotkan kaupungille toiveiden mukaisesti malli tiedottajatiimistä. Mallissa ehdotettiin muun muassa, miten ja milloin tiimin olisi hyvä kokoontua, ketä tiimiin kuuluu, miten se toimii kriisiviestinnässä ja miten toiminnan jatkuvuus varmistetaan. Produktiivisessa osassa pohjina käytettiin muun muassa muita Suomessa toimivia tiedottajatiimejä. Lisäksi produktiivisessa osassa tehtiin Kotkan kaupungin työntekijöille viestintätutkimus kvantitatiivisella menetelmällä, jossa tutkittiin erilaisten viestintävälineiden käyttöä ja ehdotettiin parannuksia niiden käyttämiseen. Tuloksista saatiin esimerkiksi selville, mitä viestintävälinettä Kotkan kaupungilla käytetään eniten ja mikä uusi viestintäväline kannattaa ottaa käyttöön. Työssä tuli ilmi, että tiedottajatiimille oli tarvetta, koska alueella ei ollut toimivaa verkostoa, joka tukisi toiminnallaan esimerkiksi alueen viestintää. Viestinnän tutkimusta ja haastatteluita tehtäessä huomattiin myös, että osa Kotkan kaupungin viestintävälineistä oli tarpeellista säilyttää ja lisäksi ottaa käyttöön uusia viestintävälineitä käyttöön sosiaalisesta mediasta.

The objective of this thesis was to form a functioning model for a publicity team for the city of Kotka. The aim of the thesis was also to study the communication mediums and examine if it was possible to take into use new communication mediums. It was important to conduct a communication medium survey to be able to choose the optimal communication mediums for the publicity team. Moreover, the use of the current communication mediums as well as the possibility of creating new mediums was studied.

The methods of study were communication research, examining the sources of the field in question, and benchmarking through interviews.

The productive part of the thesis consists of a model of a publicist team for the city of Kotka. The model suggests, for example, how and when team should meet, who the members of the team are, how it works in crisis communication, and how it can ascertain that the operations will continue. The model was based on the publicity team of the city of Jyväskylä, and the network of publicists in Kouvola region. The theoretical part also included a quantitative survey, which charted the city of Kotka employees’ use of different communication mediums and suggested improvements in their use.

The conclusion the study arrived at was that forming a publicist team was necessary, because there was no functioning network in the region that would lend support to the communication. The study and interviews also showed that the city of Kotka needed to keep some of the communication mediums in use while also adopting new communication mediums from the field of social media.