Videoneuvottelujärjestelmät : etäpalvelu yhteispalvelupisteessä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoitus on tutkia videoneuvottelun käyttöä kunnallisessa yhteispalvelupisteessä. Yhteispalvelupisteet ovat kunnan järjestämiä paikkoja, joissa kansalaiset voivat ottaa esimerkiksi etäyhteyden videoneuvottelun avulla kunnallisiin palveluihin. Tavoitteena on suunnitella toimiva ja kustannustehokas videoneuvotteluyhteys yhteispalvelupisteeseen.

Videoneuvottelu on kahden tai useamman pisteen välinen reaaliaikainen ääni- ja kuvayhteys. Käytännössä se merkitsee esimerkiksi yrityksen ryhmäkokousta, joka hoidetaan verkon yli. Videoneuvottelun tietoliikenneyhteyksissä käytetään hyväksi TCP/IP-tekniikkaa (Transmission Control Protocol / Internet Protocol). Nykyään käytetään pääsääntöisesti IP-verkkoja (Internet Protocol), kun aikaisemmin käytettiin ISDN-yhteyksiä (Integrated Services Digital Network). Teräväpiirtotasoisessa videoneuvottelussa verkon miniminopeus on 1 Mbps, tällöin kuitenkin kannattaa käyttää erillistä MPLS-verkkoa (MultiProtocol Label Switching).

Yhteispalvelupisteet ovat tapa tarjota julkishallinnon palveluita keskitetysti. Toimijoina yhteispalvelupisteissä ovat pääsääntöisesti Kela, poliisi, maistraatti, verohallinto sekä työ- ja elinkeinohallinto. Yhteispalvelusta tehtiin etäpalveluprojekti, jossa toteutettiin kolme pilotointia syksyllä 2009. Näiden pilottien avulla voidaan suunnitella toimiva kokonaisuus videoneuvotteluyhteyden aikaansaamiseksi.

Yhteispalvelupisteen etäpalvelussa tarvittavat laitteet kustantavat tällä hetkellä noin 17 000 euroa, johon sisältyy HD-tasoinen videoneuvottelujärjestelmä palveluineen sekä lisälaitteet, kuten dokumenttikamera ja verkkoskanneri. Kustannuksissa on huomioitu pelkästään laiteinvestoinnit, eikä esimerkiksi rakennuskustannuksia. Etäpalvelun jatkotyön kannalta on tärkeää, että kunta tekee yhteistyötä valtionhallinnon kanssa. Piloteista on nyt kulunut reilu vuosi, ja etäpalvelu on käytössä noin viidessätoista yhteispalvelupisteessä. Yhteispalvelupisteitä on tällä het-kellä 185.

Videoneuvottelu on nyt ja tulevaisuudessa osa yhteiskunnan kestävää kehitystä, jolla muun muassa lasketaan hiilijalanjälkeä. Myös tehokkuus nousee, kun kokousmatkustukseen käytetty aika voidaan käyttää hyödyksi.

This thesis deals with the use of videoconferencing in a municipal service point called 'One Stop Shop'. These points are provided by the municipality to help citizens for example to have remote video connections to municipal services. The objective was to design a working videoconference solution to the service point.

Videoconference is a real-time audio and video connection between two or more points. Practically it means for example a meeting in a corporate environment held over the network. TCP/IP (Transmission Control Protocol / Internet Protocol) is the main protocol used in videoconferencing networks. ISDN networks (Integrated Services Digital Network) were used before, but nowadays IP networks (Internet Protocol) are more common. Minimum bandwidth speed of HD videoconference is 1 Mbps, but in that case a dedicated MPLS network is preferred (MultiProtocol Label Switching).

‘One Stop Shops’ are a way to offer municipal services centrally. These municipal services could include for example register office, police and Social Insurance Institution. There were three pilots made in fall of 2009. These pilots can be used as a source for planning a fully functioning videoconference solution.

The videoconferencing equipment in the service point costs approximately 17 000 euros, which includes an HD videoconference system and peripherals, such as a document camera and a network scanner. These costs do not, however, cover the construction costs. Because of compatibility and cost efficiency, it is important that the municipality co-operates with the government concerning videoconferencing in the service points. It has been over a year since the pilots were made and videoconferencing is now used in approximately fifteen service points, out of the 185 service points currently in use.

Videoconferencing is part of sustainable development, because it reduces the carbon footprint. The efficiency also rises when the time used in conference travelling can be used for in a more useful way.