Tutkimusrahoitusprosessin kuvaus ja kustannuserittelyn laatiminen tutkimusrahoituksen hakua varten : Esimerkkinä Kelan tutkimusrahoitus

Abstract

Laurea-ammattikorkeakoulu Tiivistelmä Laurea Leppävaara Palveluliiketoiminnan koulutusohjelma (Ylempi AMK)

Barbro Marin

Tutkimusrahoitusprosessin kuvaus ja kustannuserittelyn laatiminen tutkimusrahoituksen hakua varten. Esimerkkinä Kelan tutkimusrahoitus

Vuosi 2010 Sivumäärä 95

Opinnäytetyön tarkoituksena on tuottaa tietoa tutkimusrahoitusprosessista sekä kustannuserä-lomake Kelan rahoitettaviksi haettavien tutkimusten rahoitushakemusten liitteeksi ja ohje lomakkeen täyttämiseksi.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys koostuu prosesseista ja niiden laatunäkökulmista, joiden kautta julkinen laitos, Kela, toteuttaa kehittämistoimintaansa sekä kustannus- että hinnoittelukäsitteistä. Laatunäkökulmassa arvioidaan muun muassa yhteistyötä sekä asiakkaan ja palvelun kohtaamista prosessissa. Vertailukehittäminen eli Benchmarking on väline, jota laatujärjestelmien oppaiden suosituksesta käytetään laadunkehittämisen ja toiminnan paran-tamiseen.

Tutkimusmenetelmänä oli toimintatutkimus poikittaistutkimuksena, joka ajoittui vuosien 2008 ja 2009 tutkimusrahoitushakemuksien sisältämiin kustannuseriin, eli dokumenttien sisältöanalyysi. Kehittämishankkeen aluksi oli selvitettävä ja kuvattava tutkimusrahoitus-prosessi. Tämän suorittamiseksi haastateltiin tutkimusrahoitusprosessissa toimivia henkilöi-tä kuten sihteeriä, kamreeria ja rahoitushakemuksien esittelijää.

Teorian lähteinä käytettiin muun muassa teoksia prosesseista, palvelusta, hinnoittelusta ja laadusta. Näiden lisäksi lähteinä käytettiin eri laatujärjestelmien oppaita. Vertailukehittämi-sen kohteina käytettiin kahta muuta tutkimuksen tunnettua rahoittajatahoa eli Suomen Aka-temiaa ja Tekesiä.

Opinnäytetyön tuloksena saatiin prosessille läpinäkyvyyttä ja prosessiin osallistuville tietoa pro-sessin eri vaiheiden läpimenoajoista ja merkityksestä. Tutkimusrahoituksen hakijalle opinnäyte-työ antaa tietoa prosessin luotettavuudesta ja kestosta sekä mahdollisuudesta vaikuttaa omal-la toiminnalla hakemuksen kierron nopeuteen.

Opinnäytetyön tavoite saavutettiin hyvin. Siitä tuli alkuperäistä suunnitelmaa laajempi, mutta näin myös tarkoituksenmukaisempi. Alkuperäinen suunnitelma oli tuottaa vain kustannuserä-lomake ja ohje kustannuseristä.

Opinnäytetyön tuloksena kuvattiin tutkimusrahoitusprosessi, mikä koostuu 10 erillisestä vai-heesta ja 45 alavaiheesta. Lisäksi tuotoksena on pdf-kustannuserälomake sekä siihen liitteenä erillinen ohje kustannuserien sisällöstä.

Tutkimusrahoitusprosessia on kehitettävä ja uudistettava. Tutkimusrahoitusprosessin kehit-tämistyöryhmä valmistelee ja Kelan johtaja hyväksyy uudet toimintatavat ja ohjeet siten, että ne ovat uudistettuina käytössä 1.1.2011. Opinnäytetyössä tehtyä lomaketta käytetään todennäköisesti ohjeistuksen liitteenä.

Asiasanat kustannukset, kustannusarvio, kustannuserät, laatujärjestelmät, palveluprosessi, tutkimusrahoitus, vertailukehittäminen

Laurea University of Applied Sciences Abstract Laurea Leppävaara Master of Hospitality Management

Barbro Marin

Describing the research funding process and attaching a breakdown of each item of ex-penditure to the funding application – The case of Kela's Research Funding

Year 2010 Pages 95

The purpose of this thesis was to examine Kela's research funding process. A secondary purpose was to create an itemised expenditure form to be attached to the research funding application as well as instructions to help applicants complete the form.

The theoretical framework of the study was based on an analysis from the quality perspective of the processes through which a public institution such as Kela carries out its actions for develop-ment. The theoretical framework additionally consisted of concepts of expenditure and pricing. The assessment of the quality perspective of the processes includes for example an evaluation of issues of co-operation and the interface where customers and services meet. Benchmarking, as a tool recommended by quality management systems to develop quality and improve operations, was also used in the study.

The study took a quantitative and cross-sectional research approach. The research material con-sisted of existing documentation of items of expenditure in applications for research funding in the years 2008 and 2009. At the start of the study it was necessary to define and describe Kela's research funding system and process. In order to do so information was collected by interviewing the key players in the process such as the secretary, accountant and the person in charge of presenting the funding application to the decision-maker.

The main references which were used in the study included publications on process, service, pricing and quality. Documentation on different quality management systems was used as an additional source. Two other well-known research sponsors, the Academy of Finland and Tekes, were used as the reference points for the benchmarking.

The results of the thesis demonstrate the importance of process visibility and an awareness on behalf of the people involved of the duration and significance of the different phases of the process. For the applicant of research funding the thesis provides knowledge on the reliability and the duration of the process and the possibility to influence the speed of the application process through the applicant's own actions.

The twin objectives of the thesis were successfully achieved, although the scope of the thesis was greater than originally designed. The work was nonetheless felt to be necessary, with valuable informa-tion produced about the funding process and a itemised expenditure form created for applicants.

The outcome of this thesis is a description of the research funding process, which consists of 10 separate phases and 43 sub phases. An additional outcome is the itemised expenditure form and separate instructions attached to it on the items of expenditure.

The process of research funding should be further developed. This is recognised by Kela and a work-ing group has been set up to prepare new procedures and instructions which are to be revised as of 1st of January 2011. The form produced as result of this thesis will be attached to the instructions.

Key words costs, quality management systems, research funding, item of expenditure, process, benchmarking