Järjestelmän tarvekartoitus ja vaatimusmäärittely : case: OTE Nuorten työpajat

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena on uuden seuranta- ja arviointijärjestelmän tarvekartoitus ja vaatimusmäärittely. Opinnäytetyö on case-tutkimus, jonka tarkoituksena on selvittää OTE Nuorten työpajojen tavoitteita ja tarpeita uudelle järjestelmälle sekä laatia vaatimusmäärittely.

Tutkimus koostuu neljästä osiosta, jotka ovat tietojärjestelmien hankintaprosessi, OTE Nuorten työpajat ja työpajatoiminta, tarvekartoitus sekä vaatimusmäärittely. Opinnäytetyön teoriaosassa käsitellään tietojärjestelmähankinnan vaiheita ja keskitytään tarkemmin tarvekartoitukseen ja vaatimusmäärittelyyn.

Tutkimus on kvalitatiivinen ja sen tutkimustulokset on selvitetty kyselyjen ja keskustelujen pohjalta. Kyselyt laadittiin Sinkon, Spiraalin ja Tikin työvalmentajille sekä Etsivän työn nuoriso-ohjaajille. Keskusteluihin osallistuivat työpajajohtaja, palvelusihteeri, yksilövalmentaja ja nuoriso-ohjaajat.

Tutkimustuloksena selvisivät tarpeet ja vaatimukset uudelle arviointi- ja seurantajärjestelmälle. OTE Nuorten työpajojen tavoitteena on hyödyntää tietoteknologiaa työpajatoiminnan kokonaisvaltaisessa uudistamisessa ja kehittämisessä. Järjestelmän avulla pyritään ajansäästämiseen, taloudellisuuteen ja tehokkuuteen. Kaikki tietohallinnon toiminnot keskitettäisiin yhteen järjestelmään, joka olisi koko henkilöstön käytettävissä.

Käyttäjien tarpeisiin kuuluvat reaaliaikaiset tiedot nuorista ja henkilöstöstä, jotka mahdollistavat seurannan, arvioinnin ja suunnittelun. Vaatimusten priorisoinnin perusteella tärkeimpiin vaatimuksiin kuuluvat selkeä ja helppokäyttöinen järjestelmä, jonka sisältämät tiedot ovat ajan tasalla, helposti saatavilla ja monipuolisesti raportoitavissa.

The subject of this thesis is to analyze the needs and requirements of a new information system. The thesis is a case study whose purpose is to find out the goals and needs of a new information system for OTE Youth Workshops and make a requirement specification.

The study consists of four sections that are procurement process for information systems, OTE Youth Workshops and workshop operation, needs analysis and requirement specification. The theoretical part of the thesis deals with the steps of acquiring an information system and focuses more closely of the needs analysis and requirement specification.

The study is qualitative and the results have been acquired by questionnaires and speaking with the staff. The questionnaires were made to work councellors of the Sinko, Spiraali, and Tikki Workshops and the youth mentors of Etsivä työ, Searching Partner. The workshop director, service secretary, individual trainer and youth mentors were involved in the conversations.

The results of the study revealed the needs and requirements for a new assessment and monitoring system. The goal of OTE Youth Workshops is to benefit from computer technology to innovate and advance overall workshop operation. The purpose of the system is to save time, economize and develop effectivity. Every function of the data administration would be focused on one system which could be used by the whole staff.

The needs of the users include real time info of the young and staff that enables the monitoring, evaluating and planning of the operation. One of the priorities is a clear information system that is easy to use, has updated data that it is easy to acquire and report about.