Teknisen ohjeen suunnittelu ja toteutus

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee käyttäjän teknisen käyttöohjeen suunnittelua ja toteutusta. Käyttöohje toteutetaan yritykselle, jossa käytetään SAP R/3 -toiminnanohjausjärjestelmää. Uusi järjestelmän käyttöohje tarvitaan, kun yrityksen toiminnanohjausjärjestelmää kehitetään ja uusia toiminnallisuuksia otetaan käyttöön.

Käyttöohje liittyy tuotteen perustamiseen SAP R/3 -toiminnanohjausjärjestelmään. Tuotteet haetaan valtakunnallisesta tuotetietopankista ja siirretään esikäsittelyjärjestelmän avulla yrityksen järjestelmään. Olemassa olevia käyttöohjeita hyödynnetään uutta ohjetta tehtäessä.

Opinnäytetyön teoreettinen osa käsittelee teknistä viestintää ja käytettävyyden osa-alueita. Lähdeaineistona käytetään käyttöohjeiden laatimiseen ja käytettävyyteen liittyvää kirjallisuutta. Lisäksi tutustutaan Internetistä saatuun tietoon teknisestä viestinnästä. Työn tavoitteena on kertoa, mitä asioita on huomioitava tehtäessä toimivia käyttöohjeita.

Opinnäytetyön empiirinen osuus käsittelee käyttöohjeen suunnittelua, testausta, toteutusta ja dokumentointia. Opinnäytetyö on rajattu liittymään vain yhden teknisen käyttöohjeen toteutukseen.

Käyttöohje ohjaa sen lukijaa järjestelmän tehokkaaseen, taloudelliseen, virheettömään ja motivoivaan käyttöön. Hyvä käyttöohje tekee tietojärjestelmien käytettävyyden mielekkäämmäksi ja ohjaa pääsemään nopeammin virheettömään lopputulokseen.

Opinnäytetyön tuloksena saatiin uusi tekninen käyttöohje tuotteen avaamiseen yrityksen SAP-toiminnanohjausjärjestelmään. Loppukäyttäjät ottivat ohjeen heti käyttöön ja palaute on ollut positiivista ja virheet ovat vähentyneet.

Designing and implementing technical user guide for the SAP system

This Bachelor’s thesis elaborates planning and implementing a technical operating manual for end users. The operating manual will be created for the company, where SAP R/3 Retail Guidance of Activity System is in place. This new operating manual is needed due to development of Retail Guidance of Activity System and introduction of new functions in it.

The operating manual is for the procedure, when product is introduced into SAP R/3 Retail Guidance of Activity System. The products are searched from a national product data bank and are transported with the help of preprocessing program into the company’s system. The operating manuals used currently will be used as a basis developing new ones.

The theoretical part of this thesis will elaborate technical communication and different areas of usability. Literature on how to develop technical manuals and their usability are used as a source of material for this thesis. In addition, I will also familiarize information of technical communication, which material I have collected from the Internet. The purpose of this thesis is to find out which things need to be taken into account in developing functional operating manuals.

The empirical part of this thesis elaborates developing operating manual, testing, implementation and documentation. The thesis is limited to handle only one technical operating manual.

The operating manual guides users to use the system more effectively, perfectly and justifiably. Well prepared operating manual makes usage of computer system more meaningful and guides end user to get more accurate outcome with less errors faster.

As an outcome of this thesis, a new operating manual on How to establish new product into the SAP R/3 Retail Guidance of Activity System was implemented. The end users took the operating manual into a use immediately and result was seen immediately as less errors. Over all feedback of the operating manual has been very positive.