Developing HRM Issues in a Local Unit

Abstract

The subject of this thesis is developing human resource (HR) practices in a case company. The purpose was to clarify if HR practices in the Company fulfil all the legal provisions and trade union regulations as well as instructions and requirements set by the European multinational group to which it belongs. The study focuses, however, on Finnish HR practices and is made from the Finnish subsidiary's point of view. Based on this study the Company will have an idea of how these statutory HR issues should be handled and which practices or responsibilities should possibly be changed. One objective was also to outline a framework for a handbook of HR practices. Findings of this study are also meant to be used for further discussions about the Company's HR issues and responsibilities. The study was commissioned by the case company.

This thesis was done as a case study using an operational research method. The sources were found in professional literature and articles about HR practices, Finnish laws concerning human resources management (HRM), three collective agreements with the Federation of Finnish Technology Industries, and documents of the case company. Based on these references obligatory HR practices were found. The current status of HRM in the case company was clarified in discussions with the management team and by observation. The statutory practices were compared to the current status in the Company, and suggestions for improvements were made based on the findings.

The results of the study show that most of the statutory demands were in order in the Company. Also guidelines the Group had given were taken into account in the Company's HR practices. Need for improvements were found in the areas of cooperation procedures, documentation, occupational health and safety, and handing of job applications. Less urgent improvement ideas were also found regarding the handling of health data, laws to be displayed at the workplace, surveillance in data networks, and different kinds of working hour issues. The results of the thesis will act as an initiator for improvements. Further study is required to draw up an HR handbook.

Tämän opinnäytetyön aiheena on henkilöstöhallinnon käytäntöjen kehittäminen kohdeyrityksessä. Työn tarkoituksena oli selvittää täyttävätkö kohdeyrityksen henkilöstöhallinnon käytännöt sekä lain että ammattiliittojen vaatimukset kuin myös konsernin asettamat vaatimukset. Vaikka kohdeyritys kuuluu eurooppalaiseen konserniin, on työn pääpaino suomalaisissa henkilöstöhallinnon käytännöissä ja opinnäytetyö on tehty suomalaisen tytäryhtiön näkökulmasta. Tämän tutkimuksen pohjalta kohdeyritys saa näkemyksiä siitä, miten pakolliset henkilöstöhallinnon käytännöt tulisi hoitaa, ja mitä vastuita ja käytäntöjä mahdollisesti tulisi muuttaa. Yksi opinnäytetyön tavoitteista oli myös laatia runko henkilöstökäsikirjalle. Tutkimuksen tuloksia on tarkoitus käyttää myös jatkokeskusteluissa kohdeyrityksen henkilöstöhallinnosta ja vastuista. Tämän työn toimeksiantajana oli kohdeyritys.

Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena tapaustutkimuksena. Aineistona oli kirjallisuus ja artikkelit henkilöstöhallinnon käytännöistä, henkilöstöhallintoa koskevat Suomen lait, kolme Teknologiateollisuuden työehtosopimusta sekä kohdeyrityksen asiakirjoja. Näiden lähteiden pohjalta löydettiin pakolliset henkilöstöhallinnon käytännöt. Kohdeyrityksen henkilöstöhallinnon nykytilaa selvitettiin sekä keskusteluin johtoryhmäläisten kanssa että havainnoin. Pakollisia käytäntöjä verrattiin kohdeyrityksen nykytilaan ja löytyneisiin poikkeamiin tehtiin korjausehdotukset.

Työn tulokset osoittavat, että kohdeyrityksellä useimmat lakisääteiset henkilöstöhallinnon käytännöt ovat kunnossa ja konsernin antama ohjeistus on huomioitu kohdeyrityksen henkilöstöhallinnon käytännöissä. Parannettavaa löytyi yhteistoiminnan, asiakirjojen, työsuojelun ja työhakemusten käsittelyn alueilta. Vähemmän kiireellisiä parannuskohteita löytyi myös henkilöstön terveystietojen käsittelystä, työpaikalla nähtävillä pidettävistä laeista, tietoverkon käytöstä ja valvonnasta sekä erilaisista työaika-asioista. Tämän työn tulokset toimivat käynnistäjänä parannustoimenpiteille. Lisätutkimusta tarvitaan vielä henkilöstökäsikirjan laatimiseksi.