Henkilöresurssien riittävyys henkilövaihdoksissa - Case: Talouspalvelut-toiminto
Korkalainen, Maarit (2010)
Korkalainen, Maarit
Laurea-ammattikorkeakoulu
2010
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010113016437
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010113016437
Tiivistelmä
Vuonna 2009 Talouspalvelut-toiminnon henkilöstössä tapahtui useita henkilövaihdoksia. Henkilövaihdokset tulivat yllättäen eikä etenkään yhtäaikaisiin henkilövaihdoksiin ollut varauduttu. Henkilöstön vaihtuvuus oli niin suurta, että vaarana oli jopa osaamisen säilyminen ja keskeisten asioiden hoitaminen. Opinnäytetyön tarkoituksena oli löytää kehitysehdotuksia, joilla parantaa Talouspalveluiden valmiuksia selvitä henkilövaihdosten vaikutuksista. Tutkimukselle oli tarvetta, koska henkilöriskit muodostavat yhden Talouspalveluiden suurimmista riskeistä.
Tutkimusongelmana oli se, miten turvata henkilöresurssien riittävyys henkilövaihdoksissa. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja tiedonkeruumenetelmänä käytettiin teemahaastattelua. Tutkimusta varten haastateltiin kuutta henkilöä eli kaikkia Talouspalveluissa vakituisesti työskenteleviä, esimiestä ja haastattelijaa lukuun ottamatta. Haastateltavat olivat naisia ja iältään 30–60-vuotiaita. Haastattelutapana käytettiin ryhmähaastattelua. Haastateltavat jaettiin puoliksi kahteen ryhmään sen perusteella, kuinka pitkään he olivat työskennelleet Talouspalveluissa.
Henkilöresurssien turvaaminen on tutkimuksen mukaan nopeinta ja helpointa, kun henkilövaihdoksiin varaudutaan mahdollisimman hyvällä etukäteissuunnittelulla ja tarpeen tullen asioiden nopealla uudelleensuunnittelulla. Mitä yksityiskohtaisempaa suunnittelu on, sitä parempia ovat tulokset. Lisäksi jatkuva viestintä ja haastavissa tilanteissa joustaminen muilta työntekijöiltä ovat avainasemassa.
Tärkeässä osassa ovat tutkimuksen perusteella myös toimet henkilövaihdosten aikana, jolloin on varmistettava riittävä osaaminen ja se, että kaikki asiat tulee tehtyä. Toimivasta varamiesjärjestelmästä on apua kaikille ja ajantasaisista työohjeista sekä perehdyttämisestä etenkin uusia työtehtäviä opetteleville. Avainasioita ovat myös aikatauluttaminen, kehityskeskustelut ja se, että esimies tietää, mitä työntekijät tekevät. Ottamalla henkilöstö mukaan muutoksiin, voidaan saada parempia tuloksia, kuin pelkällä ylhäältä alaspäin suuntautuvalla johtamisella. Tutkimuksen mukaan henkilöstön osallistamista muutoksiin helpottavat esimiestyö, motivointi ja sitouttaminen. Myös mahdollisuus vaikuttaa omiin työtehtäviin, asioista yhdessä keskusteleminen ja päätöksien tekeminen yhdessä ovat avaintekijöitä.
Lisäksi tärkeässä asemassa ovat toimet henkilövaihdosten jälkeen, koska hyödyntämällä aiemmista muutoksista kertynyttä tietoa voidaan vastaavanlaisista tilanteista tulevaisuudessa selviytyä paremmin. Esimiehen roolia muutoksissa ei voi liiaksi korostaa, koska hän on vastuussa ja voi toiminnallaan vaikuttaa suurimpaan osaan tämänkin tutkimuksen kehitysehdotuksia. Tutkimuksen tuloksia voidaan hyödyntää henkilöresurssien turvaamisessa niin Talouspalveluissa, kuin yleisemmällä tasolla pienissä yrityksissä, osastoissa tai tiimeissä.
Tutkimusongelmana oli se, miten turvata henkilöresurssien riittävyys henkilövaihdoksissa. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja tiedonkeruumenetelmänä käytettiin teemahaastattelua. Tutkimusta varten haastateltiin kuutta henkilöä eli kaikkia Talouspalveluissa vakituisesti työskenteleviä, esimiestä ja haastattelijaa lukuun ottamatta. Haastateltavat olivat naisia ja iältään 30–60-vuotiaita. Haastattelutapana käytettiin ryhmähaastattelua. Haastateltavat jaettiin puoliksi kahteen ryhmään sen perusteella, kuinka pitkään he olivat työskennelleet Talouspalveluissa.
Henkilöresurssien turvaaminen on tutkimuksen mukaan nopeinta ja helpointa, kun henkilövaihdoksiin varaudutaan mahdollisimman hyvällä etukäteissuunnittelulla ja tarpeen tullen asioiden nopealla uudelleensuunnittelulla. Mitä yksityiskohtaisempaa suunnittelu on, sitä parempia ovat tulokset. Lisäksi jatkuva viestintä ja haastavissa tilanteissa joustaminen muilta työntekijöiltä ovat avainasemassa.
Tärkeässä osassa ovat tutkimuksen perusteella myös toimet henkilövaihdosten aikana, jolloin on varmistettava riittävä osaaminen ja se, että kaikki asiat tulee tehtyä. Toimivasta varamiesjärjestelmästä on apua kaikille ja ajantasaisista työohjeista sekä perehdyttämisestä etenkin uusia työtehtäviä opetteleville. Avainasioita ovat myös aikatauluttaminen, kehityskeskustelut ja se, että esimies tietää, mitä työntekijät tekevät. Ottamalla henkilöstö mukaan muutoksiin, voidaan saada parempia tuloksia, kuin pelkällä ylhäältä alaspäin suuntautuvalla johtamisella. Tutkimuksen mukaan henkilöstön osallistamista muutoksiin helpottavat esimiestyö, motivointi ja sitouttaminen. Myös mahdollisuus vaikuttaa omiin työtehtäviin, asioista yhdessä keskusteleminen ja päätöksien tekeminen yhdessä ovat avaintekijöitä.
Lisäksi tärkeässä asemassa ovat toimet henkilövaihdosten jälkeen, koska hyödyntämällä aiemmista muutoksista kertynyttä tietoa voidaan vastaavanlaisista tilanteista tulevaisuudessa selviytyä paremmin. Esimiehen roolia muutoksissa ei voi liiaksi korostaa, koska hän on vastuussa ja voi toiminnallaan vaikuttaa suurimpaan osaan tämänkin tutkimuksen kehitysehdotuksia. Tutkimuksen tuloksia voidaan hyödyntää henkilöresurssien turvaamisessa niin Talouspalveluissa, kuin yleisemmällä tasolla pienissä yrityksissä, osastoissa tai tiimeissä.