Tilakustannusten suunnittelu- ja ennusteprosessin automatisointi ja digitaalisen palvelun konsepti

Abstract

Tämän tutkimuksellisen kehittämistyön tarkoituksena oli suunnitella tilakustannusten suunnittelu- ja ennusteprosessin automatisointia digitaalisen palvelun avulla kohdeorganisaatiossa. Lähtökohtana oli manuaalisen ja monivaiheisen prosessin aiheuttaminen ongelmien helpottaminen ja prosessin sujuvoittaminen. Tilakustannusten suunnittelu on merkittävä osa kohdeorganisaation taloussuunnitteluprosessia ja sillä on ohjaava vaikutus, miten tiloja hyödynnetään.

Teoriaosuudessa käsitellään tietojohtamisen, budjetoinnin ja ennustamisen, käyttäjäkeskeisen digitaalisen palvelun suunnittelun sekä palvelumuotoilun menetelmiä.

Kehittämistehtävää lähestyttiin laadullisen menetelmin ja tässä työssä käytettiin palvelumuotoilun menetelmiä. Työssä kartoitettiin prosessin nykytilannetta, sen tarkoituksen sekä tehtävän, siinä mukana olevien osapuolien roolien kuvaamisen ja siinä käytettävien tietolähteiden sekä niiden suhdetta toisiinsa on kuvattu kokonaisarkkitehtuurin toiminta-arkkitehtuurin kautta sekä samoin sovitettiin digitaalista palvelua prosessiin. Digitaalisen palvelun suunnittelun pohjaksi haastateltiin nykyisen prosessin osapuolia, jotka olisivat tulevaisuudessa digitaalisen palvelun potentiaalisia käyttäjiä. Haastatteluiden perusteella arvioitiin osapuolien kokemusta nykyisestä prosessista, sen haasteista sekä miten heidän mielestään prosessi voitaisiin toteuttaa digitaalisen palvelun avulla. Lisäksi haastatteluiden perusteella saatiin kartoitettua käyttäjien tarpeita sekä muodostettua niiden avulla käyttäjäpersoonat, keskeiset käyttötarinat sekä suunnitteluajurit. Keskeisenä tuotoksena syntyi digitaalisen palvelun visuaalinen prototyyppi, jonka rakenne määriteltiin yhdessä toiminta-arkkitehtuurin sekä persoonien tarpeiden perusteella.

Tämän kehittämistyön perusteella prosessin automatisoinnille on tarve ja se sopii nykyiseen prosessiin, kunhan eri tietolähteiden rajapinnat sekä eri tietojoukkojen yhdistely saadaan toteutettua. Digitaalisen palvelun suunnittelussa tulee huomioida kaikkien prosessiin osallistuvien osapuolten tarpeet, kuitenkin pitäen palvelun riittävän yksinkertaisena, jolloin aiemmin monimutkaiselta tuntunut prosessi on jäsennetty läpinäkyväksi ja havainnolliseksi, jossa tieto pysyy automaattisesti ajantasaisena ja luotettavana.