The process of selecting subcontractors, Case Laitex Oy

Abstract

The purpose of the thesis is to investigate the process of subcontractor selection. The research question was What kind of a process is the selection of subcontractors?. Sub research questions like What kind of criteria is there to analyse subcontractors? and What are the subcontractor related risks in outsourcing? are also discussed in the thesis. The process begins with strategic decisions of outsourcing scope and scale, but the main task is the creation of criteria by which the potential subcontractors are evaluated. In outsourcing ventures, risk management is very important. This thesis discusses first the drivers for outsourcing, the risks related to it and the basic framework decisions of the subcontractor selection, and then introduces different criteria for analyzing and evaluating potential outsourcing partners. The final criteria can be, for example, stated as reliable business partner with quality products, technical capability, adequate production capacity and fast delivery – and all that at an inexpensive price. In the actual selection of a subcontractor, the general view is conclusive: sometimes commissioning companies may have to make concessions, trade-offs, between the most important criteria.

Two different research methods were used in writing the thesis: personal inter-views and traditional questionnaire in the empirical part.

The purpose of the empirical study was to find new long-term subcontractors among Estonian, Latvian and Lithuanian metal workshops for Laitex Oy. Different databases were used in contacting metallurgy professionals in the Baltic States and they were asked to fill out a questionnaire about their company, its facilities and machinery. About 200 companies were asked to take part in the study, but only 24 companies provided the necessary information. The answers were rated according to the criteria created, and total points were calculated to all of the companies. These companies were then placed in a ranking list and presented to Laitex Oy.

Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia prosessia, jossa alihankkijat valitaan. Päätutkimuskysymys oli Minkälainen prosessi alihankkijoiden valinta on?, ja opinnäytetyö antoi vastauksen myös kysymyksiin Minkälaisia kriteerejä on olemassa alihankkijoiden arvioimiseen? sekä Mitä riskejä alihankintaan liittyy?. Alihankkijanvalintaprosessi käynnistyy strategisella päätöksenteolla, jossa valitaan alihankinnan ulottuvuus ja mittakaava. Opinnäytetyön pääpaino on kuitenkin itse kriteeristön luomisessa ja sen käytöllä potentiaalisten alihankkijoiden arvioinnissa ja vertailussa. Tämä opinnäytetyö käsittelee ensin alihankintaan kannustavat tekijät sekä siihen liittyvät riskit – alihankintaprojekteissa on tärkeää myös riskien hallinta. Seuraavaksi käsitellään alihankkijoiden eri arviointimenetelmiä. On kuitenkin muistettava, että loppujen lopuksi alihankkijan valintaan vaikuttaa kokonaiskuva, joten joskus päähankkijan on tehtävä kompromisseja kriteerejensä suhteen.

Työssä käytettiin kahta tutkimusmenetelmää: henkilöhaastatteluja sekä perinteistä kyselyä empiirisessä osassa. Empiirisen tutkimuksen tavoite oli löytää pitkäaikaisia alihankintakumppaneita Viron, Latvian ja Liettuan metallipajojen joukosta Laitex Oy:lle. Potentiaalisten yritysten yhteystiedot kerättiin pääasiassa Internetistä ja noin 200 yritystä pyydettiin sähköpostitse osallistumaan kyselyyn. Internet-pohjaisessa kyselyssä selvitettiin tietoja itse yrityksestä sekä sen konekannasta ja tuotantotiloista. Kuitenkin vain 24 yritystä täytti kyselyn. Yritysten vastaukset arvioitiin luodun kriteeristön mukaisesti ja jokainen yritys sai pisteitä eri kategorioissa. Parhaiten menestyneet eli parhaiten kumppaniksi soveltuvat yritykset esiteltiin Laitex Oy:lle.