Työyhteisöviestinnän palvelumuotoilu – esimiestyön tukemista kehittämässä
Helin, Taru (2019)
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019112722753
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019112722753
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää valtioneuvoston yhteisen virtuaalityöpöydän työtilaa, joka on valtiovarainministeriön esimiesten käytössä. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi valtiovarainministeriön henkilöstöhallinto, joka toimii työtilan sisällöntuottajana.
Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, miten työtilaa on mahdollista kehittää palvelemaan paremmin esimiesten tarpeita ja millainen työtila tukisi henkilöstöhallinnon ja esimiesten välistä viestintää. Tavoitteena oli luoda työtilaa hyödyntävä prototyyppi, jota olisi mahdollista käyttää HR-palveluiden työyhteisöviestinnän kanavana henkilöstöhallinnon ja esimiesten välillä. Viestintää tarkastellaan palveluna ja opinnäytetyön tarkoituksena oli palvelumuotoilua hyödyntäen selvittää, minkälaista sisältöä esimiehet HR-palveluista toivovat tukemaan omaa esimiestyötään.
Teoreettinen viitekehys koostuu tässä opinnäytetyössä viestinnästä, työyhteisöviestinnästä ja johtamisviestinnästä. Viestintää tarkasteltiin organisaation näkökulmasta. Työyhteisöviestinnän osalta pohdittiin viestinnän merkitystä työyhteisössä ja perehdyttiin strategiseen työyhteisöviestintään. Johtamisviestintää käsiteltiin lisäksi työyhteisöviestinnänjohtamisen ja muutosviestinnän näkökulmista.
Esimiesten käytössä olevaa työtilaa kehitettiin palvelumuotoilun Double Diamond -mallin mukaisilla vaiheilla löydä, määritä ja kehitä. Löydä -vaiheessa kerrytettiin asiakasymmärrystä perehtymällä valtioneuvoston yhteiseen virtuaalityöpöytään, Kampukseen. Menetelminä käytettiin kohderyhmän teemahaastatteluja, sisällönanalyysiä ja samankaltaisuuskaaviota. Määritä -vaiheessa luotiin kolme esimiespersoonaa, joita käytettiin ideoinnin tukena löydä -vaiheen yhteissuunnitteluun perustuvissa työpajoissa. Työpajoissa käytetyt menetelmät olivat aikajana, aivoriihi, Business Model Canvas, miellekartta, ideakävely ja prototyyppi. Opinnäytetyön ulkopuolelle rajattiin pilotointi eli toimita -vaihe.
Kehittämistyön tuloksena luotiin konkreettinen työtilaa hyödyntävä prototyyppi, joka on mahdollista ottaa testikäyttöön valtiovarainministeriössä. Varsinainen testaus rajattiin tämän opinnäytetyön ulkopuolelle mutta kehittämistyön lopullinen hyöty ja konkreettinen toimivuus saadaan selville vasta, kun konseptia kokeillaan ja pilotoidaan käytännössä. Esimiesten työtilaa olisi mahdollista kehittää edelleen kartoittamalla prototyyppiin perustuvia käyttäjäkokemuksia, tunnistamalla kehityskohdat ja muokkaamalla prototyyppiä saadun palautteen mukaisesti.
Työtilan prototyyppi on kehitetty palvelemaan valtiovarainministeriön esimiehiä olemassa olevan virtuaalityöpöydän sisältöjä ja rakennetta hyödyntäen. Kehittämistyön menetelmiä, tuloksia ja prototyypin ominaisuuksia on kuitenkin mahdollista soveltaa myös muihin intranetin kehittämisprojekteihin.
Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, miten työtilaa on mahdollista kehittää palvelemaan paremmin esimiesten tarpeita ja millainen työtila tukisi henkilöstöhallinnon ja esimiesten välistä viestintää. Tavoitteena oli luoda työtilaa hyödyntävä prototyyppi, jota olisi mahdollista käyttää HR-palveluiden työyhteisöviestinnän kanavana henkilöstöhallinnon ja esimiesten välillä. Viestintää tarkastellaan palveluna ja opinnäytetyön tarkoituksena oli palvelumuotoilua hyödyntäen selvittää, minkälaista sisältöä esimiehet HR-palveluista toivovat tukemaan omaa esimiestyötään.
Teoreettinen viitekehys koostuu tässä opinnäytetyössä viestinnästä, työyhteisöviestinnästä ja johtamisviestinnästä. Viestintää tarkasteltiin organisaation näkökulmasta. Työyhteisöviestinnän osalta pohdittiin viestinnän merkitystä työyhteisössä ja perehdyttiin strategiseen työyhteisöviestintään. Johtamisviestintää käsiteltiin lisäksi työyhteisöviestinnänjohtamisen ja muutosviestinnän näkökulmista.
Esimiesten käytössä olevaa työtilaa kehitettiin palvelumuotoilun Double Diamond -mallin mukaisilla vaiheilla löydä, määritä ja kehitä. Löydä -vaiheessa kerrytettiin asiakasymmärrystä perehtymällä valtioneuvoston yhteiseen virtuaalityöpöytään, Kampukseen. Menetelminä käytettiin kohderyhmän teemahaastatteluja, sisällönanalyysiä ja samankaltaisuuskaaviota. Määritä -vaiheessa luotiin kolme esimiespersoonaa, joita käytettiin ideoinnin tukena löydä -vaiheen yhteissuunnitteluun perustuvissa työpajoissa. Työpajoissa käytetyt menetelmät olivat aikajana, aivoriihi, Business Model Canvas, miellekartta, ideakävely ja prototyyppi. Opinnäytetyön ulkopuolelle rajattiin pilotointi eli toimita -vaihe.
Kehittämistyön tuloksena luotiin konkreettinen työtilaa hyödyntävä prototyyppi, joka on mahdollista ottaa testikäyttöön valtiovarainministeriössä. Varsinainen testaus rajattiin tämän opinnäytetyön ulkopuolelle mutta kehittämistyön lopullinen hyöty ja konkreettinen toimivuus saadaan selville vasta, kun konseptia kokeillaan ja pilotoidaan käytännössä. Esimiesten työtilaa olisi mahdollista kehittää edelleen kartoittamalla prototyyppiin perustuvia käyttäjäkokemuksia, tunnistamalla kehityskohdat ja muokkaamalla prototyyppiä saadun palautteen mukaisesti.
Työtilan prototyyppi on kehitetty palvelemaan valtiovarainministeriön esimiehiä olemassa olevan virtuaalityöpöydän sisältöjä ja rakennetta hyödyntäen. Kehittämistyön menetelmiä, tuloksia ja prototyypin ominaisuuksia on kuitenkin mahdollista soveltaa myös muihin intranetin kehittämisprojekteihin.