Logistiikkayrityksen liiketoimintatiedon hallinnan kehittäminen palvelumuotoilun keinoin

Abstract

Opinnäytetyössä kehitetään välineitä suuren kansainvälisen logistiikkayrityksen liiketoimintatiedon hallintaan. Organisaation keskeinen työkalu tietojohtamisessa ovat lähetystiedoista tuotetut raportit, joita on tähän saakka tehty käsin tai vanhentuneilla järjestelmillä. Vanhat raportit eivät ole olleet vertailukelpoisia muiden tietolähteiden kanssa, ja niiden jatkokehittäminen on ollut hankalaa. Raporttien laatiminen on ollut henkilöitynyttä, hidasta ja vastannut huonosti akuutteihin raportointitarpeisiin. Yrityksellä on kuitenkin olemassa big data -tietomalli, jota ei ole suunniteltu kohdeliiketoimintayksikön tarpeille, mutta sisältää enimmiltä osin näiden raporttien tarvitseman lähetystietodatan.

Opinnäytetyössä selvitetään, voidaanko kohdeyrityksen olemassa olevia tietomalliratkaisuja hyödyntää kohdeliiketoiminnan tietojohtamistarpeisiin, ja miten. Tavoitteena on tuottaa automaattinen ja toimiva raportointiratkaisu. Raportointia lähestytään työssä sisäisenä digitaalisena palveluna, koska raportteihin kohdistuu alati uusia muutostarpeita ja vaatimuksia niin organisaation sisäiseen raportointiin kuin asiakasvaatimuksiinkin liittyen. Työn laajuudeksi on rajattu kahden suurasiakkaan raportit.

Työ nojaa tietojohtamisen, tietohallinnon, liiketoimintatiedon hallinnan (business intelligence, BI) ja palvelukeskeisen arvonluonnin teorioihin, jotka auttavat ymmärtämään, miksi moderneja BI-ratkaisuja tarvitaan ja miten ne luovat arvoa organisaatioille. Tietoperustassa käydään lisäksi läpi big datan ja tietomallien hyödyntämisen periaatteet.

Koska työn toimeksiantaja lähestyi raportointia organisaation sisäisenä palveluna, valittiin kehittämisen lähestymistavaksi palvelumuotoilu ja sen menetelmät. Tiedonkeruussa toimeksiantaja toimi sekä tiedonantajana, että aktiivisena osapuolena, joka määritteli työlle minimivaatimukset ja keskeiset rajaukset. Tiedonkeruu tehtiin haastattelemalla kohdeliiketoiminnan kuutta edustajaa. Haastatteluaineiston analyysin perusteella muodostettiin suunnitteluohjurit, käyttäjäpersoona sekä lopulta Service Blueprint kuvaamaan palvelua.

Suunniteltu palvelu kehitettiin kohdeyrityksen tietomallin avulla lisäämällä malliin tarpeellinen puuttunut tieto ja laskemalla halutut asiat DAX-kaavoilla Power BI -ohjelmistossa. Työn toteuttaminen edellytti tietomallin rakenteen ja DAX-kaavojen kirjoittamisen opettelua kehittämisen aikana. Kehittämisvaiheessa raporttien versioita parannettiin iteratiivisesti yhteistyössä kohdeliiketoiminnan kanssa. Raporttien julkaisu tehtiin Power BI:n valmiilla toiminnolla kohdeyrityksen tietoturvapolitiikan mukaisesti.

Työn tilaaja oli lopputulokseen tyytyväinen ja raporttien kehittäminen jatkuu organisaatiossa edelleen. Palvelumuotoilun menetelmät soveltuivat digitaalisen raportoinnin kehittämiseen luontevasti. Jatkossa kohdeyritys hyötyisi palvelukeskeisen arvonluonnin ja palvelukehityksen näkökulmien laajemmasta hyödyntämisestä. Opinnäytetyö teki kohdeliiketoiminnan raportoinnista helpompaa ja automatisoidumpaa. Tätä ratkaisua kannattaa edelleen jatkokehittää.

In this thesis, business intelligence (BI) tools for a big international logistics company are developed. Reports constructed from item tracking data are essential tools for the organization’s knowledge management, but for its international business unit, reports have been made manually or by using legacy software. The old reports have discrepancies with other data sources and improving these reports has proven difficult. Reporting is also personified and slow, and it has not been able to fill the unit’s spontaneous data acquisition needs very well. The company has a big data model containing most of the relevant item tracking data, but the model has not been designed for the international business unit’s purposes.

The thesis investigates whether the company’s existing data model solutions can be made to serve the international business unit, and how it could be done. The objective is to produce an automated and functional reporting solution. Because internal and external stakeholders require changes to reporting often, reporting is understood as an internal digital service. The thesis’s scope covers two reports of large external customers.

The thesis draws on literature on knowledge management, information management, business intelligence and service-dominant logic. These theories and concepts provide insight into why modern BI-solutions are needed and how they create value for organizations. The knowledge base also explains the principles of big data and data model applications.

Because the client regarded reporting as an internal service, service design was chosen as the thesis’s development approach. During the data collection, the client acted not only as an informant, but also as an active partner, who defined the minimum requirements for the outcome. Data collection was conducted by interviewing six managers from international business. Design drivers, persona, and Service Blueprint were created in order to describe the service.

The service was developed by utilizing the company’s existing data model. Necessary missing data was added to the model. Defined performance indicators were calculated by using DAX (data analysis expression) formulas in Power BI. Implementing this required learning the structure of the data model, and how to write DAX formulas. During the development phase, released report versions were improved by working iteratively with the client. The reports were published in Power BI according to the client organization’s information security policy.

The international business unit was satisfied with the outcome and the company continues developing its reporting in a similar manner. Applied service design methods worked well with report development. In the future, the logistics company could benefit from exploring their development potential from service-dominant logic and service design point of view more widely. The thesis made international business unit’s reporting easier and more automated. The created solution provides an advanced platform for further development.