Perehdytyksen kehittäminen käyttäytymistaloustieteen ja palvelumuotoilun keinoin

Abstract

Onnistunut perehdytys lisää tulokkaan työnimua, sitoutumista ja työhyvinvointia ja vähentää työvoiman vaihtuvuutta. Perehdytyksen arvioidaankin vähitellen kasvavan rekrytoinnin kaltaiseen, strategiseen rooliin yrityksissä. Kehittämistutkimuksen tavoitteena oli perehdytyksen käyttäjälähtöinen tutkiminen ja kehittäminen perehdyttävien esimiesten näkökulmasta, sillä esimies on perehdytyksessä keskeisessä roolissa. Toimeksiantajana oli kansainvälinen ruoka-alan yritys, jossa perehdytyksen prosessia ja työkaluja esimiehille päivitettiin osana henkilöstötoimintojen prosessikehityshanketta. Kehittämistutkimuksen tietoperustassa tarkasteltiin, mitä perehdytyksellä tavoitellaan tulokkaan ja yrityksen näkökulmasta, sekä millaisia ovat perehdytyksen parhaat käytännöt. Perehdytystä tarkasteltiin tulokkaan sosiaalistamisen keinona, jossa yrityksen perehdytyskäytänteillä ja esimiehillä niiden hyödyntäjinä on keskeinen rooli. Esimiesten päätöksentekoa kuvailtiin käyttäytymistaloustieteen ja päätöksenteon vinoumien näkökulmasta, pohtien millaisia vaikutuksia niillä saattaa olla perehdyttävän esimiehen päätöskäyttäytymiseen perehdytyksen suunnittelussa ja toteuttamisessa. Menetelmällisenä lähestymistapana hyödynnettiin palvelumuotoilua. Tutkimuksessa 12 esimiestä osallistui perehdytysprosessia koskeviin teemahaastatteluihin sekä käytettävyys- ja sisältötesteihin, joissa luotiin ymmärrystä perehdytyksen ohjeiden ja järjestelmien toimivuudesta ja kipupisteistä esimiesten näkökulmasta. Aineistosta luotiin perehdyttävät esimiespersoonat asiakaspolkukuvauksineen. Ratkaisuja havaittuihin haasteisiin pohdittiin yhteiskehittämistyöpajassa henkilöstöyksikön edustajien ja työntekijöiden kanssa. Perehdytyksen parhaiden käytäntöjen toteutumisen valossa kehitysehdotuksia luotiin myös käyttäytymistaloustieteen ja tuuppausmahdollisuuksien näkökulmasta. Kehitysehdotuksia vietiin välittömästi käytäntöön esimiesohjeisiin, digitaalisiin palveluihin ja perehdytyksen mittaamiseen. Tuloksena luotiin myös perehdytyksen kokonaiskonsepti tukemaan käynnistyviä esimieskoulutuksia. Havaintojen mukaan perehdytys näyttäytyy kiireiselle esimiehelle usein sirpaleisena ja prosessia kehittämällä voidaankin vapauttaa esimiesten aikaa tärkeimpään asiaan eli tulokkaan kohtaamiseen. Esimiesten päätöskäyttäytymistä tukevia tuuppauksia tulisi kohdistaa perehdytyksen kriittisiin hetkiin tulokkaan kannalta oikea-aikaisesti. Erityisesti tukemalla uuden esimiehen toimintaa perehdytyksessä, voidaan prosessista luoda käyttäjäystävällisempi kaikille esimiehille. Päätöksenteonvinoumien näkökulmasta juuri esimiesten aiempi kokemus ja tietoisuus perehdyttämisestä saattavat muokata heidän tulkintojaan perehdytyksen optimaalisista toimintatavoista. Prosessin uudelleenmuotoilulla sekä muistamista tukevilla ja toimintaa ohjaavilla tuuppauksilla voidaan auttaa esimiehiä kohti paremman tulokaskokemuksen luomista. Palvelumuotoilu ja käyttäytymistaloustieteen sovellukset ovat osa henkilöstöjohtamisen kehittymistä 2020-luvulla. Tuloksia ja menetelmiä voidaan soveltaa paitsi perehdytyksen kehittämiseen, myös muiden HR-prosessien kehittämiseen työntekijälähtöisesti.

Asiasanat: Perehdytys, käyttäytymistaloustiede, tuuppaus, palvelumuotoilu, henkilöstöjohtaminen, työntekijäkokemus, käytettävyystestaus