Yritysten toiveet ja odotukset tapahtumatoimistoille

Abstract

Tapahtumamarkkinointi on osa yritysten markkinointiviestintää ja yhä useampi yritys ulkoistaa tilaisuuksien järjestämisen tapahtumatoimistoille. Kilpailu tapahtuma-alalla on kovaa, ja erilaisia toimijoita on paljon. Siksi toimistojen on ensiarvoisen tärkeää tietää mitä asiakkaat todella haluavat. Tämän tutkimuksen tavoitteena on selvittää yritysten toiveet ja odotukset tapahtumatoimistoille. Tarkoituksena on selvittää tapahtumatoimistojen tämänhetkisten asiakkaiden tarpeet.

Tutkimuksen teoreettisessa viitekehyksessä määritellään tapahtumamarkkinoinnin keskeisimmät käsitteet, tapahtumatoimiston tehtävät sekä onnistunut tapahtuma. Lisäksi määritellään lyhyesti palvelun ja kumppanuuden käsitteitä. Tutkimus suoritettiin kahdeksan teemahaastattelun avulla, joissa haastateltiin tapahtumiin myönteisesti suhtautuvien yritysten edustajia. Haastatteluiden jokainen teema liittyi edellä mainittuihin teoreettisiin osioihin. Teemat kehiteltiin yhteistyössä tapahtumatoimiston kanssa, ja ne perustuivat työelämän todellisiin tarpeisiin. Haastattelun teemoja olivat: haastateltavien perustiedot, tapahtumatoimiston valinta, onnistunut tapahtuma, yhteistyömuoto tapahtumatoimiston kanssa, yhteistyön laajuus ja kehitettävät asiat.

Tutkimuksen keskeisimmät tulokset vastasivat osittain teoreettista tietoa tapahtumien järjestämisestä. Kuten kirjallisuus painottaa, tulee tapahtuman järjestäjien myös tämän tutkimuksen perusteella kiinnittää erityistä huomiota tapahtuman tavoitteen määrittämiseen ja budjetissa pysymiseen. Yllättävää kuitenkin oli, että tuloksissa painottuvat yritysten toiveet uusille tuoreille ideoille sekä kumppanuuden tarjoamiselle.

Tutkimuksen pohjalta pystyttiin vetämään kolme pääjohtopäätöstä. Yritykset toivovat ja odottavat tapahtumatoimistoilta selkeää tavoitteen määritystä ja sen saavuttamista, tuoreita ideoita ja kumppanuuden tukemista ja tarjoamista. Näiden johtopäätösten pohjalta voitaisiin aloittaa tapahtumatoimistojen palveluiden parantaminen.

The hopes and expectations of companies for event production firms

Event marketing is an integral part of companies’ marketing communications. Many companies have started to outsource their event management to event production companies. The competition in the event production business is tough and there is a great number of competitors. Therefore it is crucial for production companies to know exactly what their customers want. The main purpose in this thesis is to find out the expectations and hopes of the companies on event production companies. The purpose is also to discover customer needs.

In the theoretical section of the thesis main concepts of event marketing and event production companies’ tasks are defined. What comprises a successful event, what makes up service and partnership are also established. The study was conducted in the form of eight theme interviews where the respondents were company representatives who had a positive attitude towards event management. Interviews themes were connected with the theoretical section mentioned above. The themes were created in cooperation with event production companies and they were based on the actual needs of the corporate world. The themes were as follows: basic facts of the interviewees, selection of an event production company, what makes up a successful event, forms of cooperation with an event production company and the extent and development of the cooperation.

The main results correlated in some extent with the theoretical realm of event coordination. As literature and this thesis highlight, event producers should define a target for the event and they should stay within the budget. It was surprising that companies hoped to receive new ideas. They also showed willingness for a long-term partnership.

Based on this thesis it is possible to draw up three main conclusions. Firstly, companies hope to receive clear goal setting and producers’ ability to reach the target. Secondly, they are hoping for new ideas. And finally, they expect possibilities for a partnership. As this study suggests, there lies a possibility for further studies which would enhance the services of event production companies.