Palkanlaskennan prosessien kuvaus ja kehitysehdotukset : Case: ulkoistettu palkanlaskenta

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tutkittiin, miten kohdeyrityksen palkanlaskennan prosessia voidaan tehostaa tunnistamalla manuaalisia vaiheita ja kehittämällä niitä yksinkertaisilla automaatioratkaisuilla. Ensimmäisenä pyrittiin luomaan kattava kuvaus kohdeyrityksen palkanlaskennan prosessin vaiheista. Tämän pohjalta listattiin toistuneet manuaaliset ja ongelmalliset vaiheet. Erityisen tärkeää kohdeyritykselle oli löytää sellaisia ratkaisuja, jotka voisivat minimoida virheiden mahdollisuutta manuaalisissa vaiheissa.

Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena tutkimuksena. Teoriaosuudessa käsiteltiin palkan muodostumista, palkanlaskentaprosessin tyypillisiä vaiheita sekä prosessien tehostamisen mahdollisuuksia kirjalähteiden ja artikkeleiden pohjalta. Empiirinen aineisto kerättiin haastattelemalla kohdeyrityksen palkanlaskentatiimin työntekijöitä. Empiriaosuudessa esiteltiin kohdeyrityksen palkanlaskennan prosessit asiakaskohtaisesti ja tehtiin niistä kuvaavat kaaviot.

Opinnäytetyön tuloksena saatiin kohdeyritykselle ajankohtaiset prosessikaaviot ja selkeä kuvaus prosessien vaiheista eri asiakkaiden kohdalla. Tämä oli kohdeyritykselle tärkeää, sillä niitä voidaan hyödyntää jatkossa kehitys- ja perehdytystyössä. Tämän lisäksi tunnistettiin 7 toistuvaa manuaalista vaihetta, joihin kehitettiin parannusehdotuksia. Kaiken kaikkiaan voidaan todeta, että kohdeyritys voi parantaa palkanlaskennan prosessin varmuutta hyvin yksinkertaisillakin muutoksilla. Tutkimuksen perusteella voidaan kuitenkin myös sanoa, että kohdeyrityksessä hyödynnetään jo automaatiota hyvällä tasolla ja palkanlaskennan prosessi koettiin muutamaa vaihetta lukuun ottamatta tehokkaaksi ja toimivaksi.