Sähköinen arkistointi Kainuun TE-toimistossa
Lassila-Kiljunen, Stiina (2019)
Lassila-Kiljunen, Stiina
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019121226364
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019121226364
Tiivistelmä
Viranomaistoiminnassa syntyy asiakirjoja. Ne ovat välineitä, joilla toteutetaan lakisääteisiä tehtäviä. Asiakirjoilla todennetaan, että on toimittu lainsäädännön ja hyvien käytäntöjen mukaisesti. Oikeaoppinen asiakirjojen säilytys takaa eri osapuolten oikeudet ja velvollisuudet. Asiakirjahallinta on asiakirjoihin liittyviä toimintoja - laatimista, vastaanottamista, käyttämistä, säilyttämistä ja hävittämistä. Sähköinen asianhallinta muuttaa julkishallinnon viranomaistyötä. Käytössä on vielä paperisia asiakirjoja, jotka skannataan ja tallennetaan sähköisiin arkistoihin. Monet asiakirjat ovat jo tällä hetkellä koko elinkaarensa ajan sähköisessä muodossa. Tulevaisuudessa sähköisen asioinnin kehittyessä paperiset asiakirjat jäävät historiaan.
Käsittelen opinnäytetyössäni sähköistä arkistointia Kainuun TE-toimistossa. Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tuloksena syntyi visuaalinen ja selkeä ohjeistus Kainuun TE-toimiston asiantuntijoille yleisimpien asiakkaiden jättämien paperisten asiakirjojen käsittelystä ja arkistoinnista sähköiseen USPA-asianhallintajärjestelmään. Ohjeistus on sähköisessä muodossa, joten se on helposti käytettävissä myös etätyötä tekeville asiantuntijoille monipaikkaisessa työyhteisössä. Ohjeistus toimii muistin apuna kokeneemmalle virkailijalle ja perehdytysmateriaalina uudelle virkailijalle.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys koostuu arkistoinnista, julkishallinnon asiakirjahallinnasta ja siihen liittyvästä lainsäädännöstä TE-toimistoissa. Empiirinen tutkimus on toteutettu kvalitatiivisia menetelmiä hyödyntäen.
Käsittelen opinnäytetyössäni sähköistä arkistointia Kainuun TE-toimistossa. Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tuloksena syntyi visuaalinen ja selkeä ohjeistus Kainuun TE-toimiston asiantuntijoille yleisimpien asiakkaiden jättämien paperisten asiakirjojen käsittelystä ja arkistoinnista sähköiseen USPA-asianhallintajärjestelmään. Ohjeistus on sähköisessä muodossa, joten se on helposti käytettävissä myös etätyötä tekeville asiantuntijoille monipaikkaisessa työyhteisössä. Ohjeistus toimii muistin apuna kokeneemmalle virkailijalle ja perehdytysmateriaalina uudelle virkailijalle.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys koostuu arkistoinnista, julkishallinnon asiakirjahallinnasta ja siihen liittyvästä lainsäädännöstä TE-toimistoissa. Empiirinen tutkimus on toteutettu kvalitatiivisia menetelmiä hyödyntäen.