Helpdes-sivuston vaatimuskartoitus : case: Kassamagneetti Oy

Abstract

Helpdesk-sivuston vaatimuskartoituksen tarkoituksena oli tuottaa vaatimusmääritys ohjelmointitiimin työn tueksi. Vaatimusmääritykseen kartoitettiin henkilöstön ja yhteistyökumppaneiden tarpeet helpdesk-sivustolta. Opinnäytetyö oli osana projektia, jonka tarkoituksena oli saada Kassamagneetti Oy:lle uusi helpdesk-sivusto. Opinnäytetyöntekijä oli projektissa projektipäällikkö. Kassamagneetti Oy:n Worklog-sivustoa hyödynnettiin ennen palvelupyyntöjen hallinnoinnissa, mutta se oli ominaisuuksiltaan liian yksinkertainen suurempaan yhteistyöhön sidosryhmien kanssa. Kartoituksessa käytiin myös läpi Worklog-sivuston ominaisuudet, joista osa siirrettiin uuteen sivustoon.

Opinnäytetyöhön kerättiin materiaalia usean eri metodin avulla. Konstruktiivisen tutkimustavan tueksi valittiin haastatteleminen, dokumenttianalyysi, havainnointi, benchmarking, UML ja spiraalimalli. Teoriaa työn tueksi saatiin muutamasta lähdekirjasta, jotka tukivat ohjelmistosivuston tekemistä. Haastatteleminen muodostui tärkeimmäksi metodiksi työn aikana. Haastattelemisessa käytettiin gallup- ja teemahaastattelumetodeja. Teemahaastattelun avulla saatiin jokaisen aktiivisen helpdesk-sivuston käyttäjän mielipiteet ja kommentit, joita pystyttiin hyödyntämään helpdesk-sivuston sisällön suunnittelemisessa.

Opinnäytetyön tulokseksi saatiin vaatimuskartoitukseen kuuluvia analyysejä joita pystytään hyödyntämään jatkokehityksessä. Tärkeimmäksi tulokseksi saatiin helpdesk-sivuston runko, jossa otettiin huomioon eri tahojen vaatimukset. Helpdesk-sivuston perusvaatimus ylläpitää tukipalvelupyyntöjä täyttyi odotetusti. Palvelupyyntöjen tekemistä helpottaviksi muutoksiksi saatiin useita eri ominaisuuksia, jotka kerättiin metodeja hyödyntäen. Uusiksi ominaisuuksiksi tuli mm. poissaoloilmoituksen jättäminen, verkkokauppa ja raportointi.

Helpdesk-sivusto oli opinnäytetyöksi kiinnostava ja haastava aihe. Työ tehtiin läheisessä yhteistyössä yrityksen, koska se oli yrityksen oma projekti. Opinnäytetyö tuki projektin tekemistä, koska vaatimuskartoitukseen kuuluvat analyysit muodostuivat ohjelmointitiimin työvälineiksi. Ohjelmointitiimi sai vaatimuskartoituksen aikataulutuksesta hyvän avun suunnitellessa omaa aikataulua. Helpdesk-sivustolle tulevat ominaisuudet oli priorisoitu valmiiksi, mikä helpotti resurssien suunnittelua.

Requirement specification for helpdesk website Case: Kassamagneetti Oy

The purpose of the requirement survey of the helpdesk website was to produce a requirement specification to support the programming team in their work. The requirement specifications include the staff and the company's partners' needs for a helpdesk website. The thesis was part of a project to create a new helpdesk website for Kassamagneetti Ltd. The author of this thesis was the project manager for the whole project. Kassamagneetti Ltd’s Worklog website was previously used to manage the service requests but the website was too simple to be used with the company's partners. The requirement specifications also include the features of the Worklog website and some of them were transferred over to the new helpdesk website.

Multiple methods of data collection were used for the thesis. Interviews, document analysis, observation, benchmarking, UML(Unified Modeling Language) and the spiral model were chosen to support the constructive research. A few programming books were used as a source for the theoretical research. Interviewing proved to be the main method of collecting information for the thesis. The interviews were conducted with Gallup and theme interview methods. It was easy to obtain the opinions and comments of every active helpdesk user by using the theme interview method. The opinions and comments helped determine which features should be transferred to the new helpdesk website.

The thesis resulted in multiple analyses in the requirement survey which can be utilized in further development. The most important result was the frame for the helpdesk website. The frame was built by taking into account all the suggestions and requirements collected from all the different sources. The basic requirement for a helpdesk website is to maintain service requests which was fulfilled as expected. Multiple features were included to help facilitate the submitting of the service requests. New features include for example: out of office note, e-commerce and re-porting.

The helpdesk website was an interesting and challenging subject for the thesis. The thesis was completed in close co-operation with the company since it was the company's own project. The thesis supported carrying out the project because the analyses performed in the requirement survey worked as a tool for the programming team. The scheduling of the requirement survey helped the programming team in making their own schedule. Properties were already prioritized, which facilitated the resource planning.