Asumisoikeusmaksujen kirjanpitojärjestelmän uudistaminen : case: Asokodit

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoitus on selvittää Asokodit Oy:n uuden kirjanpitojärjestelmän käyttöönottoprojektin toteutusta, kehitystä ja onnistumista kirjanpidon kannalta. Työn tavoitteena on antaa näkemys asumisoikeusmaksujen käsittelystä yrityksessä sekä kuvata, miten kyseinen prosessi käytännössä muuttui uuden järjestelmän johdosta. Tarkasteltavana on lisäksi uuden käsittelyprosessin tehokkuus, sujuvuus ja luotettavuus.

Uusi selainpohjainen kirjanpitojärjestelmä otettiin Asokodeissa käyttöön 2.5.2008 ja samalla asumisoikeusmaksujen käsittely muuttui sähköiseksi. Kirjanpitojärjestelmän uudistamisella Asokodit pyrki tehostamaan ja yhtenäistämään asumisoikeusmaksujen käsittelyprosessia. Tavoitteena oli saada koko prosessin kesto noin tuntiin. Asumisoikeusmaksujen palautusprosessista oli tarkoitus vähentää turhia ja päällekkäisiä vaiheita. Uusi järjestelmä integroitui Asokotien intraan Asotietoon, tämän tarkoituksena oli parantaa sisäistä viestintää myynnin ja taloushallinnon välillä.

Teoriaosuudessa kirjallisina lähdemateriaaleina käytettiin pääasiassa sähköiseen taloushallintoon ja kirjanpitojärjestelmien kehittämiseen liittyvää kirjallisuutta. Tarkastettavuuden kannalta teoriaosuudessa käsiteltiin sisäisen tarkastuksen teoriaa sähköisen taloushallinnon kannalta.

Projektin arviointimateriaali saatiin suoraan kohdeyrityksen kirjanpidosta, sähköpostikeskusteluista ja työpäiväkirjasta. Kaikki virheet ja puutteet kirjattiin ylös. Virheet löydettiin täsmäyttämislistan avulla ja systemaattisella etsimisellä. Uuden järjestelmän luotettavuutta ja toimivuutta testattiin käytännön toiminnan lisäksi erilaisin kokeiluin. Projektin loppuvaiheessa saatuja tuloksia arvioitiin ja verrattiin asetettuihin tavoitteisiin. Vertailua tehtiin myös uuden ja vanhan järjestelmän välillä. Projektin tuloksilla pyrittiin osoittamaan projektista saatu hyöty itse prosessissa.

Uuden järjestelmän käyttöönotto sujui pääasiassa hyvin. Mitään suurempia ongelmia ja yllätyksiä ei ilmennyt projektin aikana. Virheitä toki löytyi ja kehitettävää riittää vielä jatkossakin. Asiakkaisiin uuden järjestelmän käyttöönotto ei juuri vaikuttanut. Projektin tulokset osoittivat, että asumisoikeusmaksuprosessi tehostui huomattavasti kirjanpidollisesta laadusta tinkimättä. Projektin osapuolet olivat tyytyväisiä projektin kulkuun.

Renewing the accounting system for right-of-occupancy payments : case: Asokodit

The meaning of this Bachelor's thesis is to find out the success of the adaption of Asokodit Oy's new accounting system. The purpose is also to follow up the execution and development of the new system from the accounting point of view. This thesis gives an outlook of how the right-of-occupancy payments are handled in Asokodit Oy in general and how that process was changed in practice during this renewing project. The aim is also to observe the efficiency, fluency and reliability of the management process.

The new browser-based accounting system was introduced at Asokodit Oy on the 2nd of May 2008 and at the same time the right-of-occupancy payment process moved to an era of electronic accounting. By renewing the accounting system Asokodit Oy aims to boost and simplify the management process of the right-of-occupancy systems. The goal of this operation was to decrease the duration of the whole process by several hours. The new refund process of right-of-occupancy payments is meant to have less unnecessary and overlapping phases. The new system is also going to be integrated to Asokodit Oy's intranet, named Asotieto. Thanks to the integration, Asokodit Oy's internal communication between the sales department and the financial management will improve.

The source material for this thesis consists mainly of books, which deal with electronic accounting and development of accounting systems. From an inspection's point of view there is also a brief introduction for internal auditing and how it works in electronic accounting.

Materials for project’s assessment were received directly from the accounting resources of Asokodit Oy. Other used material was got from E-mail conversations and from accountant's diary. All errors and deficiencies of the new system were recorded. The main methods for finding system's errors were by balancing the books to an Excel file and by systematically searching for them. The reliability and functionality of the new system were tested in practice and also with different kinds of test methods. At the end of this project the received results were compared to the set targets. Comparisons were also made between the new and old system. The meaning of the project’s results was to indicate the benefit to the process itself.

The adaption of the new system went mainly well. During the project there did not occur any bigger problems or surprises. There were many errors in the system’s book entries and development of the system surely should continue in the future. The adaption process did not have any effects on the customers. According to the results, the process became more effective and faster without losing the high quality of the accounting process. All parties of the project were satisfied with the progress of this project.