Viestintäsuunnitelma : Myllykosken Pallo -47 ry:n juniori- ja harrastetoiminta

Abstract

Opinnäytetyön aiheena on viestintäsuunnitelma Myllykosken Pallo -47 ry:n (MyPa) juniori- ja harrastetoiminnalle. MyPan viestintää hoidetaan pitkälti vapaaehtoisvoimin. Juniori- ja harrastetoiminnan viestinnän suunnittelu on perusteltua, sillä MyPalta puuttuvat kaikki viestintään ja markkinointiin liittyvät ohjeistukset. Viestintäsuunnitelma on laadittu yhteistyössä juniorivalmennuspäällikkö Mika Lönnströmin ja MyPan viestintäryhmän kanssa tammi–maaliskuussa 2011. Viestintäsuunnitelma on osa MyPan juniori- ja harrastetoiminnan strategian esivalmistelutyötä.

Asiakas halusi selkeän ja helposti ymmärrettävän viestintäsuunnitelman, joka toimii päivittäisviestinnän tukena. Viestintään toivottiin suunnitelmallisuutta ja selkeitä vastuunjakoja. Työhön kuului viestinnän tehtävien ja tavoitteiden selvittäminen sekä viestintäkeinojen kartoittaminen: kuka, mitä, miksi, kenelle, milloin ja millä budjetilla. Työhön kuului myös tiedotteen, mediatiedotteen, asiakirjapohjan, kutsupohjan, sähköpostipohjan, arviointilomakkeen, mediarekisterin ja viestinnän vuosisuunnitelman laatiminen. SWOT-analyysin avulla kartoitettiin vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat. Suunnitellut materiaalit koottiin viestintäsuunnitelman liitteiksi.

Tavoitteena oli laatia selkeä ja ymmärrettävä viestintäsuunnitelma, joka ohjaa päivittäistä viestintää sekä kirkastaa tiedottamisen merkitystä. Viestinnän avulla helpotetaan toimimista seuran sisällä, tuetaan toimijoiden sitoutumista ja lisätään yhteisöllisyyttä. Lisäksi vahvistetaan positiivista mielikuvaa junioritoiminnasta ja korostetaan seuran mainetta aktiivisena alueellisena toimijana.

The subject of the thesis is a communication plan for Myllykosken Pallo -47 ry. (MyPa), with special focus on their juniors and volunteers. Devising a communication plan for the junior and recreational activities is justified since there are no communication or marketing guidelines for the organisation. The communication plan has been prepared in collaboration with the junior coaching manager Mika Lönnström and the MyPa communication team in January–March 2011. The communication plan is a part of the preparation for the strategic plan for their junior and recreational activities.

The customer wanted a clear and easily understandable communication plan that works as a tool in everyday communication. Clarity and well defined division of responsibilities were the objectives set for the communication plan. The work consisted of determining the tasks and objectives of communication as well as the identification of the means of communication: who, what, why, whom, when and with what budget the communication was to be executed. The work also included the design of templates for press and media releases, documents, invitations, emails and evaluation forms, as well as the compilation of a media register and an annual communication plan. A SWOT-analysis identified the strengths, weaknesses, opportunities and threats in the junior communication activities. The designed materials were compiled as appendices in the communication plan.

The aim was to establish a clear and understandable communication plan, which directs the daily communications and defines the significance of information. Better communication will facilitate the operation of the club, increase the commitment of the supporters and strengthen the communal feeling among the members. In addition, it manifests a positive image of the junior activities enhances the club’s reputation as an active regional agent.