Tapahtumadokumentointipohja Berner Terveys ja Tutkimus Akatemian koulutustapahtumiin : Case: II Valtakunnallinen Suojakäsineseminaari, 6.5.2008, Turku

Abstract

Ostopäätökseen ei vaikuta itse tuote vaan vuorovaikutteinen palvelu, joka johtaa hy-vään mielikuvaan tuotteesta. Terveydenhuollossa asiakkaat arvostavat yrityksen asian-tuntijuutta sekä uuden ja ajankohtaisen tiedon saamista joko tuotteen lisäarvona tai erikseen tuotteistettuna. Yrityksen luoma hyvä imago luo menestystekijöitä, joihin yri-tykset pyrkivät erilaisin strategioin.

Asiasisällöltään ei-kaupalliset koulutustapahtumat ovat nykyisin lisääntyvä osa useiden yritysten suhdetoimintaa. Niiden etuna on, että yhdellä kertaa voidaan tavoittaa suuri määrä yritykselle tärkeitä asiakkaita. Koulutustapahtuma on tuhannen taalan paikka, mikä kannattaa hyödyntää. Onnistuneen tapahtuman positiivinen muistijälki vahvistaa yrityksen brändiä ja tärkeitä asiakassuhteita. Toisaalta epäonnistumisten tapahtuessa pahimmillaan heitetään kaivoon sekä paljon rahaa ja muita resursseja että yrityksen tärkein ominaisuus: hyvä maine.

Toimiessaan asiantuntijakouluttajan roolissa yritykseltä vaaditaan uudenlaisia tapah-tumajärjestäjän taitoja, aikaa, resursseja ja priorisointia. Profiloidakseen yritystä koulu-tustapahtuman tulee saavuttaa myönteistä huomiota, minkä vuoksi tapahtumajärjeste-lyjen tulee olla suunniteltuja ja ammattimaisia.

Koulutustapahtumajärjestely on kuin palapeli, joka koostuu lukemattomista yksityiskoh-dista ja osatekijöistä ja jota voidaan hallita vain suunnitelmallisen dokumentaation avul-la.

Opinnäytetyössä laaditaan tapahtumadokumentointipohja Berner Terveys ja Tutkimus Akatemian koulutustapahtumiin. Dokumentointipohjan suunnittelussa noudatetaan yri-tyksen toimintatapaan yksilöityä projektityön prosessia, jossa koulutustapahtuman suunnitteluprojekti jakautuu aloitus-, suunnittelu-, toteutus- ja päättämisvaiheisiin. Case-tapahtumana on käytetty II Valtakunnallisen Suojakäsineseminaarin suunnittelu- ja toteutusprosessia kriittisesti analysoiden. Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsitellään onnistuneen tapahtuman elementtejä. Opinnäytetyön sivutuotteena synnytetään myös innovatiivisia ehdotuksia Terveys ja Tutkimus Akatemialle onnistuneen tapahtuman järjestelyihin.

An event documentation formula to support Berner Health & Science Academy’s educational events – Case: The Second National Glove Seminar the 5th of May 2008 in Turku.

Not so much the product itself but the good image which leads to interactive service is the main reason that influences purchase decisions. In healthcare settings clients appreciate expert knowledge of the company and new and current information either as additional value or produced separately. The good image of the company leads to success, where business aspires with different strategies. Educational events with non-commercial business content are nowadays an increasing part of public relations (PR) of many companies. The asset is the possibility to reach a big group of important clients at the same time. The positive memory of a successful event establishes the brands and main customerships of the company. At the same time, in failures, much money and other resources and, the most important, the good image might be lost. In the role of expertise education the company must have special event organizer skills, time, resources and good prioritizing. To profile the company the educational event should achieve positive attention. That is why all arrangements must be well planned and professional. Educational event promotion includes many details and elements to solve and it can be controlled only by designed documentation. In this thesis a documentation formula for supporting educational event promotions of Berner Health & Science Academy has been created. In project proceedings the strategies of the company have been used and divided into four periods: beginning, planning, execution and finishing. The Second National Glove Seminar has been as a case event. In the theory section the elements needed in successful event promotion have been processed. The thesis has created also some innovative suggestions in successful educational event promotion for Berner Health & Science Academy.