TRA Local Currency 2: valuuttakirjanpidon uudistus Nokiassa

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli kuvata Nokia Oyj:n rahoitusosastolla toteutetun kirjanpitoprojektin kulkua. Opinnäytetyö oli projektimuotoinen. Projektin tarkoituksena oli uudistaa jo olemassa olevan kirjanpitoprosessin valuuttakirjanpitoa automatisoimalla kurssierokirjausten tekemistä. Projektille oli tarvetta, sillä opinnäytetyössä kuvatun kirjanpitoprosessin piiriin haluttiin ottaa enemmän yhtiöitä, mutta ilman uudistusta se ei olisi ollut mahdollista, sillä muuten kurssiero-oikaisut olisivat vieneet liikaa resursseja.

Projektin tavoitteena oli tehostaa Nokian rahoitusosaston tytäryhtiöilleen tarjoaman Treasury Reverse Accounting (TRA) -kirjanpitopalvelun toimintaa. TRA-prosessin avulla Nokian rahoitusosasto hoitaa keskitetysti melkein kaikki tytäryhtiöiden rahoituskirjanpitoviennit. Nokia käyttää raportoinnissaan valuuttakursseja, joita joidenkin maiden lainsäädäntö ei hyväksy. Sen vuoksi joissain maissa oli jouduttu pitämään rinnakkaiskirjanpitoa paikallisia viranomaisia varten. Kirjanpidot poikkesivat toisistaan vain käytettyjen valuuttakurssien osalta, joten valuuttakurssierot haluttiin saada automatisoitua niin, että rinnakkaiskirjanpidosta voitaisiin luopua. Projektin tuloksena luotiin erityinen siirtotiedosto, joka siirretään välitilinpäätösten yhteydessä Nokian rahoituskirjanpito-ohjelmasta Nokian konsernin käyttämään järjestelmään. Siirtotiedosto tekee tarvittavat kurssiero-oikaisut automaattisesti paikallista kirjanpitoa varten, jonka ansiosta rinnakkaiskirjanpidosta voitiin luopua kokonaan. Projekti eteni siten, että ensin projektin koodaaja koodasi siirtotiedoston pohjan, joka laskee kurssierot tarvittavien tietojen pohjalta. Kun se valmistui, suoritettiin testaus kahden periodin ajan, jolloin kaikki siirtotiedoston kirjanpitoviennit laskettiin ja tarkastettiin manuaalisesti. Testausvaiheen jälkeen vuorossa oli käyttäjien koulutus ja tuloksen käyttöönotto. Projekti onnistui hyvin, siirtotiedostosta tuli jopa parempi kuin alun perin ajateltiinkaan. Kurssierojen laskentaan käytettiin lopulta eri laskentatapaa kuin ensin ajateltiin, sillä siten oli helpompi hallita jälkeenpäin syötettyjä sekä uudelleen tallennettuja tapahtumia.

Opinnäytetyössä kuvataan projektin lähtötilanne, tavoitteet, kehittämistarpeet sekä projektin käytännön toteutus. Teoriaosuudessa käsitellään projektin taustalla vaikuttavia kirjanpitosäännöksiä. Tärkeimpiä lähteitä teoriaosuudessa olivat muun muassa Nokian sisäiset ohjeet ja julkaisut. Lisäksi työ sisältää projektin arvioinnin ja oman oppimisen arviointia.

TRA Local Currency 2: currency accounting improvement project in Nokia

The subject of thesis was to describe an accounting process which was made for the treasury team of Nokia Plc. The thesis was made as a project. The objective of the project was to rebuild currency accounting in a process which already existed. The reform was made by automating those postings which caused exchange rate differences. The project was needed because it was necessary to take more companies in to the process described in thesis. Without the renewal it would have been impossible to take new companies to the process because exchange rate differences would have taken too much resources of the process.

The aim of the project was to optimize an accounting service offered by Nokia’s treasury accounting team. The name of the process was Treasury Reverse Accounting (TRA). With the help of TRA process Nokia treasury accounting team takes care of nearly all the treasury transactions of the subsidiaries of Nokia. Nokia uses in its reporting the exchange rates which were not applicable for all of its subsidiaries because there were some countries where the local legislation did not accept those exchange rates. That was the reason for keeping a collateral accounting for local authorities. The difference between those accountings was only the exchange rate. That was why items caused by different exchange rates wanted automate that there would be no more need to collateral accounting. The result of the project was an upload file that will be transferred from treasury accounting system to the system that is used in Nokia’s concern level. It will be transferred in every closing. All the necessary exchange rate entries for local authorities will be made by the upload file and there is no more need for collateral accounting. The project proceeded so that first the coder encoded the basis for an upload file. After the basis was ready it was time to test it. Testing was proceeded in two periods. The purpose of testing was to calculate manually all entries which the upload file made during the testing periods. After the testing was ready it was time to train the users and to take the project in to use. The project was very successful and it was even better than was first thought. The reason for it was that the way to calculate the exchange rate differences had been changed in to different way than first planned. The new way enabled to manage better the transactions uploaded afterwards or which were resaved.

The start of the project, the meaning of the project and implementation in practice has been described in the thesis. In addition there is information of the accounting rules behind of the project in the theory part. The main sources were for example internal releases and instructions of Nokia. Moreover, the thesis includes an evaluation of the project and an evaluation of personal learning in the process.