Developing the information flow of inbound logistics

Abstract

The production of a manufacturing company is dependent on materials and components arrival on the right time, to the right place and on good condition. To be able to produce their products the company needs its inbound logistics to work on the best possible way. The flow of information is an important part of logistics as an international trade transaction has several parties involved. This thesis studied the information flow of inbound logistics of the company in question and explored the documentation requirements of the supply chain. The thesis evaluated the possible risks caused by information blocks and developed solution proposals to eliminate the problems. The main objective was to detect how the documentation and information flow should be taken care of to avoid problems during the delivery. The objective was going to be reached by clarifying the overview of the process, identifying the documentation requirements of all parties involved and by developing solution proposals. There had been continual disconnects in the information flow, which was wanted to be eliminated to avoid the risks. The thesis progressed from organizational statistics, via theory of importing to evaluation of the overall process of inbound logistics. The process evaluation was executed by doing interviews and analyzing the risks. Based on the risk analysis the solution proposals were created. As a result of the development work four solution proposals to improve the information flow and to prevent the delivery delays were attained. The effects on risk levels of each proposal were evaluated and the proposals were compared with each other. The result gained was a need for further study and an action plan to satisfy the need.

Valmistavan yrityksen tuotanto on riippuvainen materiaalien ja komponenttien saapumisesta oikeaan aikaan, oikeaan paikkaan ja oikeassa kunnossa. Jotta yritys pystyisi valmistamaan tuotettaan, on tulologistiikan toimittava parhaalla mahdollisella tavalla. Tiedon liikkuminen on tärkeä osa logistiikkaa, sillä kansainvälisessä kauppatapahtumassa osapuolia on useita. Opinnäytetyössä tutkittiin kohdeyrityksen tulologistiikan informaatiovirtaa ja perehdyttiin toimitusketjun dokumentaatiovaatimuksiin. Työssä arvioitiin mahdollisia informaatiokatkosten aiheuttamia riskejä ja kehitettiin ehdotuksia ongelmakohtien ratkaisemiseksi. Tavoitteena oli selvittää, miten dokumentaatio- ja informaatiovirta tulisi hoitaa ongelmien välttämiseksi kuljetuksen aikana. Tavoitteeseen pyrittiin selventämällä prosessin yleiskuvaa, tunnistamalla eri osapuolten dokumentaatiotarpeet ja kehittämällä ratkaisuehdotuksia. Informaatiovirrassa oli huomattu usein toistuvia katkoksia, jotka haluttiin eliminoida riskien välttämiseksi. Työssä edettiin kohdeyrityksen tuontiliikenteen tilastojen ja maahantuonnin teoreettisen tarkastelun kautta tulologistiikan kokonaisprosessin arviointiin. Prosessin arvioinnissa hyödynnettiin haastatteluja ja riskianalyysiä. Riskianalyysin perusteella etsittiin tilanteeseen soveltuvia ratkaisuehdotuksia. Kehittämistyön tuloksena saatiin neljä ratkaisuehdotusta, joilla informaation kulkua voitaisiin edistää ja ehkäistä toimitusviiveitä. Työssä arvioitiin ehdotusten vaikutusta riskitasoihin ja ehdotuksia vertailtiin keskenään. Vertailun tuloksena saatiin tietoa jatkotutkimustarpeesta, jonka tyydyttämiseksi laadittiin toimintaehdotus.