Tilitoimiston tietojärjestelmät

Abstract

Tämä opinnäytetyö perustuu Taloushallintoliiton toimeksiantoon vuodelta 2009 ja tässä käytetään hyödyksi silloin kerättyä aineistoa. Työn tarkoituksena oli selvittää, miten tilitoimistot vastaavat asiakaskunnasta nouseviin haasteisiin tietojärjestelmillään.

Taloushallinnon sähköistyminen on tuomassa muutoksia tilitoimistoalalle. Alan toimijat ovat jo osittain muuttaneet toimintaansa enemmän sähköiseen muotoon. Kuitenkin edelleen suurin osa toiminnasta tapahtuu perinteisellä mallilla, jossa arkistoinnit ja aineiston käsittely hoidetaan paperilla.

Opinnäytetyö koostuu teoriaosuudesta, jossa on tutustuttu sähköiseen taloushallintoon, taloushallinnon tietojärjestelmiin sekä tietoturvaan. Sähköisen taloushallinnon osuudessa on keskitytty sähköiseen arkistointiin ja sähköiseen laskutukseen. Tietojärjestelmien osalta on tutustuttu ERP-järjestelmiin sekä ohjelmistovuokraukseen. Teoriaosuuden lopussa on esitelty kaksi Taloushallintoliiton uutta tutkimusta, taloushallinto-ohjelmistotutkimus sekä tilitoimistojen verkkolaskututkimus.

Työn tutkimusosiossa on perehdytty vuonna 2009 kerättyyn tutkimusaineistoon tietojärjestelmien, arkistoinnin, varmuuskopioinnin ja tietoturvan osalta. Aineisto kerättiin kyselytutkimuksen avulla, johon saatiin 206 vastausta. Tutkimusosiossa käsitellään myös tätä työtä varten tehtyjen teemahaastatteluiden tulokset. Teemahaastattelut tehtiin kahdessa tilitoimistossa ja yhdessä isännöitsijätoimistossa.

Tutkimuksen tulosten mukaan tilitoimistot ovat siirtymässä sähköiseen toimintatapaan lähitulevaisuudessa. Tilitoimistojen asiakkailla on ratkaiseva merkitys siirtymisen aikatauluun. Mikäli asiakkaalla ei ole tarvittavia valmiuksia sähköiseen toimintaan siirtymistä varten, ei sähköiseen taloushallintoon voida siirtyä nopealla aikataululla.

Tilitoimistot toimivat vielä suurimmaksi osaksi perinteisellä mallilla. Sähköistä arkistointia käytetään jonkin verran, lähinnä reskontrien arkistointiin mutta muu materiaali arkistoidaan useimmiten paperitositteina. Tilitoimistot ovat usein ulkoistaneet tietoturvansa. Laitteistojen tietoturvasta saatetaan huolehtia itse mutta järjestelmiin liittyvät tietoturvakysymykset on ulkoistettu.

Verkkolaskutus on osa sähköistä taloushallintoa. Aiheesta tehty tutkimus osoittaa, että tilitoimistot ovat kiinnostuneita ottamaan verkkolaskutuksen käyttöön. Osa tilitoimistoista on jo ottanutkin verkkolaskutuksen käyttöön. Ennen käyttöönottoa on tehty selvityksiä ja kokeiluja, jotta vältyttäisiin suuremmilta ongelmilta. Tätä työtä varten tehdyt teemahaastattelut tukivat verkkolaskututkimuksen tuloksia.

Information systems in an accounting company

This thesis was commissioned by Taloushallintoliitto ry, using material which was collected in 2009. The purpose of this thesis was to clarify how the information processing systems of accounting firms meet challenges from the clientele.

The computerization of financial management services has brought about widespread changes in the operations of accounting companies. Many companies in the sector have at least partly changed their operations into an electronic form. However, much of the operation still takes place following the traditional model of archiving and handling of materials in paper form in many companies.

The theoretical section of the thesis provides an overview of electronic financial management, information processing systems and information security issues in this area. The section dealing with electronic financial management concentrates on the subject of electronic filing and billing. The section also deals with ERP systems and software rental. At the end of the theory section there are two new studies of Taloushallintoliitto ry.

In the research section of the thesis the collected research material from 2009 was analysed for the information processing systems, filing, back-up copying and information security. There are also results of theme interviews that have been done for this thesis.

According to the results of the study the accounting firms are moving to an electronic way of operating in the near future. The customers of accounting firms have a crucial influence on the schedule of this transition.

Accounting firms mostly still operate according to traditional models. Digital archiving is mainly used for the filing of personal ledgers but other material is filed usually as paper vouchers. The accounting companies have often outsourced security questions which are related to the systems.

Network invoicing is a part of the digital financial management. The study made by Taloushallintoliitto ry shows that the accounting companies are interested in introducing network invoicing. Some accounting companies are already utilising network invoicing. Before using it with customers tests are made to ensure bigger problems will be avoided. The theme interviews that were made for this thesis supported the results of the study made by Taloushallintoliitto ry.