Osto- ja myyntiprosessin kehittäminen Yritys X Oy:ssä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on luoda toimeksiantajalle kuva yrityksen osto- ja myyntilaskuprosessien tämän hetkisestä tilanteesta, ongelmista ja mahdollisuuksista kehittää prosesseja. Tässä opinnäytetyössä selvitetään pienen yrityksen mahdollisuuksia tehostaa toimintaansa myynti- ja ostoreskontran osalta ottaen huomioon sähköistämisen tuomat mahdollisuudet. Työ antaa vastauksen kysymykseen: Miten osto- ja myyntiprosessit käsittely tulisi järjestää, jotta ne olisivat mahdollisimman kustannustehokkaita?

Taloushallinnon sähköistyminen on juuri nyt ajankohtaista. Aiheesta löytyy paljon artikkeleita, joita on käytetty tutkielmassa luomaan kuvaa tämän hetkisestä tilanteesta ja tulevaisuuden näkymistä. Teoriaosuudessa käsitellään keskeisimmät käsitteet tuoreen kirjallisuuden perusteella. Tutkimusosuudessa kuvataan kohdeyrityksen prosessit nykyisellään sekä kehitysehdotuksia niiden kustannustehokkuuden parantamiseksi. Yritys X Oy:n asiakkaista yhä suurempi osa siirtyy käyttämään sähköisiä kanavia vastaanottaessaan laskuja. Siksi myös Yritys X Oy:ssä on herätty miettimään mahdollisuutta tarjota asiakkaille sähköisiä laskuja ja samalla tehostaa omaa toimintaansa.

Toimeksiantajaa varten työssä on kartoitettu palveluntarjoajien palveluita ja kustannuksia. Kartoituksen on tarkoitus tuottaa toimeksiantajalle tietoa päätöksenteon tueksi. Tutkimus on toimeksiantajalle hyödyllinen, koska se ei ajan- ja tiedon puutteen vuoksi ole itse pystynyt ottamaan selvää sähköisen laskutuksen mahdollisuuksista.

Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että monet sähköiset ratkaisut ovat pienelle yritykselle kalliita palveluita. Osto- ja myyntilaskutuksen sähköistäminen on kuitenkin tulevaisuutta jokaisessa yrityksessä, joten johdon on tehtävä päätös investointien ajankohtaisuudessa. Lisäksi työssä on annettu useita ehdotuksia toiminnan tehokkuuden parantamiseksi myös osto- ja myyntireskontran ulkopuolelta. Näillä pienillä muutoksilla voidaan säästää aikaa ja kustannuksia. Muutosten ei tarvitse olla massiivisia tuottaakseen tuloksia.

How to Develop Sales and Purchase Processes in Company X

The objective of this thesis is to give a picture for the employer of the situation in sales and purchase invoice processes now, as well as of the problems connected and possibilities to develop these processes. This study researches the possibilities to boost a small company’s operations in accounts receivable and payable ledger taking into account the possibilities of network invoicing. The study problem is to organize the sales and purchase processes so that they will be as cost effective as possible.

In the financial management field electronic solutions are a very actual thing at the moment. Many articles have been published related to the subject. Those have been used in this study to give a picture of the situation dominating today and the prospects of the future. In the theory section the concepts are discussed based on the recent literature. The empirical section describes the case company’s processes and provides some development proposals that could make those processes most effective. There is an increase in network invoicing used by the customers of Company X. This need has given motivation for the Company X to develop its own actions to be able to respond to the needs of the customers. There has also been a perception in the Company X that network invoicing increases also its own effectiveness.

This study reports of the services and costs of the service providers for Company X. This is done to give some knowledge and support of the decision making process for the employer. The research is useful as the employer has not got the time nor knowledge of how to deal with network invoicing.

On the basis of this study it is possible to state that network invoicing is a very costly service for a small company. Anyhow, it will be the future in every company, so the management should make the decision about the timing of the investment. Furthermore the study will present proposals to make activities more efficient also outside the sales and purchase ledger. With these small improvements it is possible to save costs and time. Changes need not always be very big to cause good results.