Tietojärjestelmän käyttöönotto käyttäjien näkökulmasta

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee järjestelmän käyttöönottoa tuotannossa ja järjestelmän käyttäjien kehittymistä järjestelmän parissa. Opinnäytetyön tutkimusongelmana on selvittää, kuinka käyttäjät omaksuvat järjestelmän, joka otetaan käyttöön ilman koulutusta ja integroidaan heidän jokapäiväisiin rutiineihinsa.

Tutkimuksen teoriaosuus käsittelee ihmisten käyttäytymistä käyttö- sekä käyttöönottotilanteissa. Samalla myös selvitetään syitä joihin käyttäjien toiminta perustuu sekä miksi käyttäjät toimivat tietyllä tavalla. Teoriassa käsitellään myös käyttöönottoa yleisesti sekä järjestelmätasolla. Käyttöönotto koostuu käyttöönoton teoriasta, perusteista ja menetelmistä. Samalla selvitetään mallia, jolla uusi innovaatio leviää organisaatiossa, tätä mallia sovelletaan myös käyttöönotossa.

Opinnäytetyön case-osuus koostuu yrityksen suppeasta kuvauksesta, käyttöönottomenetelmän esittelystä sekä järjestelmän esittelystä. Järjestelmästä käydään läpi eri osia kuten tietojärjestelmä, applikaattori ja käyttäjä, joiden perusteella voidaan hahmottaa koko järjestelmän toiminta sekä käyttäjän rooli.

Viimeinen osuus käsittelee tutkimusta ja sen tuloksia. Tutkimus osoitti, että käytetty menetelmä oli onnistunut yrityksen x kohdalla ja menestyksen syiksi osoittautui käyttäjien kiinnostus työympäristöönsä sekä hyvin opastettujen avainhenkilöiden tuki järjestelmän käyttöönotossa sekä käytössä. Menetelmästä havaittiin myös, että se soveltuu kohtalaisen pieniin ja yksinkertaisiin käyttöönottoihin, jotka eivät vaadi oman taustatiedon soveltamista järjestelmän käyttöön.

This thesis deals with the implementation of an information system in production and the development of the system users working with the system. The research problem of this thesis is to define how users adopt the system which is implemented without training and is integrated to their daily routines.

The first part of the theory deals with human behavior in usage and implementation situtations and it also deals with the reasons for users’ actions and the reasons why some users behave in certain ways.

The second part of the theory concentrates on impelementation in general and at system level. Implentation consists of implementation theory, reasons and methods. We also inspect a model that defines the diffusion of a new innovation in an organization. The same model is also used in the implementation.

The case part of the thesis consists of a brief description of the target company, an introduction of the implementation model and an introduction of the whole system. Different system sections are also introduced such as the data system, the applicator and the user which all help to understand the meaning of a system and the user’s role in it.

The last part of the thesis deals with the actual study and its results. The study showed that the method that was used in company x was successful and the reason for the success was the interest of the system users in their work environment. Another reason for the success was the good training of the keyusers in the implementation and usage situations. Also, the method proved suitable for implementing simple and small systems which do not require the user to apply any specific information to use the system.