Käyttöohjeen tuottaminen kalataloushallinnon Kaveri-tietojärjestelmälle

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli suunnitella ja tuottaa käyttöohjeet kalataloushallinnon tietojärjestelmälle, joka on kehitetty maa- ja metsätalousministeriön tietopalvelukeskuksessa Tikessä. Käyttöohje laadittiin opintoihin kuuluneen syventävän harjoittelun yhteydessä. Kyseisestä kalataloushallinnon tietojärjestelmästä käytetään kutsumanimeä Kaveri. Vapaa-ajan kalatalouteen liittyvä Kaveri-tietojärjestelmä on laaja ja moniosainen järjestelmä, joka sisältää muun muassa velvoite-, istutus- sekä vesiviljelyrekisterit. Kaveri-järjestelmä on maa- ja metsätalousministeriön Kala- ja riistaosaston omistama tietojärjestelmä, jonka käyttäjiä ovat Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten (ELY) kalatalousyksiköt. Kalatalousyksiköt toimivat alueellisena hallintoviranomaisena.

Opinnäytetyön teoriaosa jakaantuu neljään osaan. Ensimmäiseksi selvitetään Suomen kalataloushallinnon rakennetta ja tehtäviä. Seuraavaksi perehdytään yleiseen tietojärjestelmän käsitteeseen, jonka jälkeen kuvaillaan tässä opinnäytetyössä kyseessä olevan Kaveri-järjestelmän sisältöä. Lopuksi tutkitaan käyttöohjeiden tuottamisen haasteita ja tavoitteita. Työn toiminnallisessa osassa kerrotaan Kaveri-järjestelmän käyttöohjeen suunnittelusta ja toteutuksesta.

Käyttöohjeet ovat osa tietojärjestelmää ja niiden merkitys järjestelmän tarkoituksenmukaisessa käytössä on olennainen. Hyvän käyttöohjeen avulla tietojärjestelmän käyttäjä pystyy työskentelemään sujuvasti ja virheettömästi. Käyttöohje on laadittava käyttäjän näkökulmasta käsin. Selkeä ulkoasu ja johdonmukainen rakenne sekä sisällysluettelo auttavat ohjeen käyttämisessä. Ohjeen tietosisällön on oltava täsmällistä, virheetöntä ja helposti ymmärrettävää.

Kaveri-tietojärjestelmälle laaditun käyttöohjeen käytettävyys arvioitiin tekemällä käyttäjille kyselytutkimus. Tutkimuksen perusteella Kaveri-järjestelmälle syntyi käyttöohje, joka on suhteellisen selkeä ja ymmärrettävä sekä helppolukuinen. Käyttäjien todellisten tarpeiden hyvä tunteminen auttaa ohjeen onnistumisessa. Jotta käyttöohje säilyttää tarkoituksensa, on ohjeen päivittämisestä huolehdittava koko tietojärjestelmän elinkaaren ajan.

Producing a User’s Manual of a Data System of Fishing Administration Named Kaveri

The aim of the thesis was to design and produce a user’s manual for a data system of Finland’s fishing administration. The data system named Kaveri was developed in Tike which is the Information Centre of the Ministry of Agriculture and Forestry. The user’s manual was prepared in connection with advanced practical training. Kaveri data system belongs to recreational fishing. The system is large and divided into many parts including among others an obligation register, a restocking register and an aquaculture register. The Department of Fisheries and Game in Ministry of Agriculture and Forestry owns the Kaveri system. The users of this system are Fishing Units of ELY-Centres (i.e. Centres for Economic Development, Transport and the Environment) which are regional authorities.

The empirical part of this thesis is composed of four parts. In the first part a structure and the tasks of the Finnish fishing industry are described. The second gives a familiarization with the concept of the data system in general and after that the contents of Kaveri system are presented. In the end the challenges and objectives of creating a user’s manual are considered. The practise-based part of this thesis covers the design and realization of the instructions for Kaveri system.

A user’s manual is one part of a data system and its importance is essential in functional usage. With help of good manuals the user can work fluently and faultlessly. A user’s manual has to be prepared from the user’s point of view. A clear visual layout and a logical structure together with the table of contents help the user. The contents have to be exact, faultless and easy to understand.

The usability of the user’s manual for Kaveri data system was graded by conducting an inquiry among real users. The results confirmed that the created user’s manual is relatively clear, understandable and easy to read. Deep understanding of the user needs helps to succeed. In order to maintain the manual’s purpose, it is necessary to update the manual all the time during the data system’s lifecycle.