Talvitapahtuman järjestäminen, case: laskettelukeskus Myllymäki

Abstract

Opinnäytetyön tekijät valitsivat talvitapahtuman järjestämisen laskettelukeskuksessa aiheeksi, koska he halusivat tutkia tapahtuman järjestämistä ja selvittää, kuinka tapahtuman järjestämistä voisi kehittää. Tehtävän oli selvittää tapahtuman järjestämisen vaiheet ja luoda tapahtuma laskettelukeskus Myllymäessä Lappeenrannassa. Tämän jälkeen analysoitiin tapahtuman onnistumista yhteistyöyrityksen henkilökunnan sekä yhteistyökumppanien edustajien haastattelujen perusteella. Laskettelukeskus oli yhteistyöyritys. Tapahtuman järjestämisessä olivat mukana myös UK Koskimies, Pelastakaa Lapset Joutseno sekä Mylläri Snow Club.

Teoreettisessa osassa aiheena olivat tapahtuman suunnittelu ja tapahtuman järjestäminen. Tekijät selvittivät tapahtuman suunnittelun ja järjestämisen osa-alueet. Aiheeseen perehdyttiin kirjallisuudella ja Internetillä. Empiirinen osa työstä oli haastattelut ja analysointi sekä niiden pohjalta tehdyt päätelmät. Tapahtuman järjestämiseen osallistuneita henkilöitä haastateltiin yhteistyöyrityksistä. Haastatteluja oli yhdeksän. Haastatteluista seitsemän tehtiin Laskettelukeskus Myllymäessä. Nämä haastateltavat olivat Myllymäen yrittäjä sekä muut henkilökunnan jäsenet. UK Koskimiehen ja Pelastakaa Lapset Joutsenon jäsenet haastateltiin sähköpostitse tapahtuman jälkeisellä viikolla.

Tutkimustulokset osoittivat, että tapahtumia tarvitaan laskettelukeskus Myllymäessä. Yhteistyöyritykset ovat halukkaita osallistumaan tapahtumiin tulevaisuudessa. Tapahtuma Myllymäessä osoitti sen, että tapahtuman markkinointi on tärkein vaihe tapahtuman suunnittelussa. Onnistunut markkinointi vaati myös taloudellista tukea. Tapahtuman suunnittelu on aloitettava riittävän aikaisin.

We chose organising a winter event for a ski centre as our thesis subject because we wanted to examine and investigate issues concerning the organisation of the event, and to find out how the organising could be improved. Our mission was to find out the phases of organising an event and to create such an event for ski centre Myllymäki, located in Lappeenranta. After that we analyzed the success of the event by conducting a questionnaire to the staff of Myllymäki and to the partners of the event. The ski centre Myllymäki was our cooperation company. In the event were also included partners UK Koskimies, Pelastakaa Lapset Joutseno and Mylläri Snow Club.

The theoretical part included topics concerning the planning and organising the event. We clarified the areas of planning and organising the event. We gathered information from literature and on the Internet. The empirical part of the thesis includes questionnaire analysis and the conclusions. The material was collected through interviews. We interviewed the partners who took part in the event. The number of the interviewees was nine. Seven of the interviewees were the workers and the company manager of Myllymäki and the two others interviewed were from UK Koskimies and Pelastakaa Lapset Joutseno. These two interviews were made with email during the following week of the event.

The research results prove that ski centre Myllymäki needs events. The cooperation companies are willing to participate in future events. Our event in Myllymäki showed that marketing of the event is the most important phase of planning the event. Successful marketing also requires financial backing. According to the research results the planning of the event must be started early as possible.