Itsearviointi julkisella sektorilla : CAF-mallin pilotointi Viestintäviraston yksikössä

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia itsearvioinnin käyttämistä organisaation kehittämisen työkaluna julkisella sektorilla. Työssä tutkittiin valtion viraston yhden yksikön toimintoja CAF-itsearviointimallin avulla sekä arvioinnilla saavutettuja hyötyjä ja toiminnan kehittymistä. Työssä arvioidaan myös CAF-mallin soveltuvuutta koko viraston toimintojen arviointiin. Työ jakaantuu kolmeen eri osaan, jossa ensimmäinen osa käsittää katsauksen käytettyihin tutkimusmenetelmiin. Toisessa osassa käsitellään julkisen sektorin tilaa ja muutoksia sekä itsearvioinnin käyttöä julkisella sektorilla. Kolmannessa osassa on esitelty tutkimuksen kohde sekä tutkimuksen tulokset.

Itsearvioinnilla tarkoitetaan organisaation sisällä tehtävää oman toiminnan arviointia ja se perustuu tavallisesti yhteisen arviointikriteeristön käyttöön. Yrityksissä itsearviointia on käytetty jo kauan johdon apuvälineenä organisaation kehittämisessä ja nyt myös julkisella sektorilla toimintojen arviointi on tullut osaksi johtamista ja kehittämistä.

CAF (Common Assessment Framework) on EU-jäsenmaiden yhteistyönä kehitetty julkisen sektorin organisaatioiden laadunarviointimalli, jonka ensimmäinen pilottiversio ilmestyi toukokuussa 2000, ja uusin itsearviointimallin versio CAF 2006 julkistettiin Tampereella järjestetyssä Euroopan unionin neljännessä julkisen sektorin laatukonferenssissa.

Itsearviointikokeilu toteutettiin Viestintäviraston Kaupanpidon valvontayksikössä. Viestintävirasto on sähköisen viestinnän asiantuntijaviranomainen, jonka toiminnan ydin on viestintämarkkinoiden toimivuuden ja tehokkuuden turvaaminen sekä häiriöttömien ja turvallisten viestintäyhteyksien takaaminen. Arviointia tehtäessä Kaupanpidon valvontayksikkö kuului Viestintäviraston Radiohallinnon tulosalueeseen ja sen tehtäviä olivat radio- ja telepäätelaitteiden markkinavalvonta, suojauksen purkujärjestelmien markkinavalvonta sekä viestintämarkkinalaissa säädetyn hintakytkysäännöksen valvonta.

CAF-mallin avulla tehty itsearviointikokeilu Viestintäviraston Kaupanpidon valvontayksikössä toi esille monia kehittämiskohteita sekä arvioita siitä, miten arviointimalli sopii julkisen sektorin organisaation itsearviointiin. Näitä kokemuksia voitiin käyttää hyväksi koko Viestintäviraston toimintojen arvioinnissa.

Organisaation toiminnan kehittäminen voidaan suunnitella ja toteuttaa monella eri tavalla. Jokainen kehittämisprojekti on ainutlaatuinen, joten CAF-mallin soveltuvuutta arviointityökaluna tulee tarkastella huolella. Hyvin suoritettu itsearviointi tukee organisaation kehittämistarpeiden ja –valmiuksien kartoittamista järjestelmällisellä tavalla ja sopii hyvin ensimmäiseksi vaiheeksi kehitysohjelman käynnistämiseen ja kehitysprojektin etenemisen seuraamiseen sekä tulosten ja niiden pysyvyyden mittaamiseen.

Self-assessment in public sector – Piloting the CAF method in FICORA

The purpose of this thesis was to study the use of self-assessment process as a developing tool for organizations in the public sector. The intention was to examine the functions of one unit of a public office with CAF evaluation model and the benefits that were achieved with this evaluation. This thesis also evaluates if this self-assessment method can be used when measuring the functions of the whole public office. This thesis is divided to three sections, of which the first section contains a view of the research methods. The second section covers the state and development of the public sector and the use of self-assessment in public offices. The third section presents the target of the study and the results.

Self-assessment can be explained as an evaluation of the functions within an organization. It is normally based on the usage of common assessment criteria. Self-assessment has been used in private companies for a long time as a tool for corporate management to develop the business and now it has become more common for public offices also to perform self-assessments as part of the management and development.

CAF (Common Assessment Framework) is an evaluation method for public organizations that has been developed together with the European Union countries. The first pilot version of the method was published in May 2002 and the latest print CAF 2006 was published at the fourth Quality Conference for public sector held in Tampere.

The trial run of self-assessment was implemented in one unit of the Finnish Communications Regulatory Authority (FICORA). FICORA is an expert authority that oversees that the communications market is working efficiently and ensures that everyone in Finland has access to versatile, effective and secure communications. At the time of the experimental self-assessment the unit was operating under Division of Radio Frequencies managing the market surveillance of radio- and telecommunications equipment and decoding systems as well as controlling the price regulations in tie-in sale.

As a result of this pilot there were several focuses of development discovered as well as estimations on how this method will be suited for organizations in public sector. These experiences were valuable when planning the self-assessment process of the whole organization in FICORA.

There is many ways to plan and execute the development of an organization and every development process is unique. For this reason the suitability of the CAF method has to be reviewed very carefully. When the self-assessment is carried out well, this will support the organization to identify the need and readiness for development. Self-assessment is an excellent way to initiate the development process and also to monitor the results and their stability.